リソース権限の管理と使用ケース

スペース内で作成したノードリソース（データベース、フォルダ、自動化、ダッシュボード、ドキュメントなど）には、アクセス権限を設定できます。

さまざまな役割、メンバー、部門に基づいて詳細な権限を割り当てることで、データのアクセスと操作を効果的に制御できます。権限管理を通じて、各スペースメンバーが自分の責任に関連する機能とデータにのみアクセスし操作できるようにし、データのセキュリティとプライバシーを大幅に向上させます。

この記事では、リソース権限のシナリオと使用方法について紹介します。

チームへの権限の割り当て方法

Bikaは、「グローバル設定」と「単一ノードリソース設定」の2つの異なる粒度の方法を提供し、スペース管理者がスペース内の異なるメンバーやチームに効率的かつ便利に異なる権限を割り当てることができます。

単一ノードリソースの権限を設定する

スペース内に顧客契約資料をすべて保存するフォルダがあり、このフォルダには営業チームと経理チームのメンバーのみがアクセスして編集できるようにしたいとします。このフォルダに対して個別に権限を設定できます。

手順:

1. 左のナビゲーションバーの「チームリソース」セクションで、権限を設定したいノードリソースを探します。

2. ノードリソースの右側にある「...」ボタンをクリックし、「共有と権限」を選択します。

3. 表示されるダイアログボックスで、まずメンバー、チーム、または役割を選択し、対応する権限を選びます。

4. 最後に「追加」ボタンをクリックして、権限設定を完了します。

「スペース設定」で全メンバーの初期権限を設定する

異なる規模や種類の作業を行うチームには、リソース権限に対する異なる要求があります。Bikaでは、チームの実際の状況に応じてスペース全体のリソース権限を設定することができます。

スペース管理者であり、全メンバーがすべてのノードリソースを閲覧できるが、ルートノードの下に新しいものを作成できないようにしたい場合は、「スペース設定」でグローバル権限を設定することでこれを実現できます。

手順：

1. 左のナビゲーションバーでスペースの名前をクリックし、「設定」ボタンをクリックして「スペース設定」モーダルダイアログに入ります。

2. 「スペース設定」モーダルダイアログで、「リソースの初期アクセス権限をカスタマイズ」設定項目を見つけ、実際の状況に応じて初期権限を選択します。メンバーがスペースに参加すると、デフォルトでスペース内のすべてのノードリソースにこの権限を持ちます。有効にしない場合、すべてのメンバーはデフォルトで「管理」権限を持ちます。（ノードリソースに個別の権限が割り当てられている場合、それらの権限が優先されます。）

リソース権限の操作範囲

権限に対応する操作範囲は、リソースの種類によって異なります。

💡すべてのリソースタイプにおける基本操作と権限：

💡フォルダー操作と権限：

💡データベース操作と権限:

💡自動化操作と権限:

💡ドキュメント操作と権限:

💡ダッシュボード操作と権限:

💡フォーム操作と権限:

ユースケース

異なるチームの規模やニーズに基づいて、リソース権限の管理と適用をよりよく理解するためのユースケースをいくつか提供します。

ユースケース 1: 小規模チームでのリソース管理

小規模チーム（5人以下）のスペース管理者であり、ノードリソースの管理が比較的緩やかな場合、次のように行うことができます。

• 手順:
  1. スペース設定で「リソースの初期アクセス権限をカスタマイズする」をデフォルトのままにする。
  2. データに敏感なノードリソースの権限を個別に設定し、どのメンバーがアクセス、編集、管理できるかを指定する。
• 効果:
  • 指定されたメンバーのみがデータに敏感なノードリソースにアクセス、編集、管理できる。
  • 他のすべてのノードリソースは、すべてのチームメンバーが「管理可能」な権限を持ち、コンテンツの追加、削除、変更が可能。

ユースケース 2: 中規模チームでのリソース管理

中規模チーム（5〜50人）のスペース管理者であると仮定します。毎日多くのノードリソースが作成され、インターフェースの「チームリソース」エリアが混雑している場合、メンバーの操作範囲を制限し、リソースを保存するパスを標準化したい場合、次のように行うことができます。

• 手順:
  1. スペース設定で「リソースの初期アクセス権限をカスタマイズする」を「閲覧可能」に設定。
  2. データに敏感なノードリソースの権限を個別に設定し、どのメンバーがアクセス、編集、管理できるかを指定する。
  3. ルートノードの下に異なるチーム/部署用のフォルダを作成し、該当チーム/部署のメンバーに「管理可能」な権限を割り当てる。
• 効果:
  • データに敏感なノードリソースには指定されたメンバーのみがアクセス、編集、管理可能。
  • 部署/グループのフォルダについては、特定の部署/チームのメンバーのみが管理可能であり、他のメンバーは部署を跨いで閲覧できない。
  • 他のすべてのノードリソースについては、すべてのメンバーがデフォルトで「閲覧可能」な権限を持ち、ルートノードの下に新しいノードリソースを作成できない。

ユースケース 3: 大規模組織でのリソース管理

大規模組織（50人以上）のスペース管理者であると仮定します。多くのメンバーと多数の部署が存在し、「チームリソース」エリアには多くのリソースがあり、検索が難しい状況です。さらに、これらのリソースは誤って削除または編集されやすく、機密データが漏洩しやすいです。この問題を解決するために、次のように行うことができます。

• 手順:
  1. スペース設定で「リソースの初期アクセス権限をカスタマイズする」を「アクセス不可」に設定。
  2. データに敏感なノードリソースの権限を個別に設定し、どのメンバーがアクセス、編集、管理できるかを指定する。
  3. ルートノードの下に異なる部署/チーム用のフォルダを作成し、該当部署/チームのメンバーに「管理可能」な権限を割り当てる。
  4. 「全員で共有」フォルダを作成し、公開リソースをそこに移動し、どのメンバーがアクセス、編集、管理できるかを指定する。
• 効果:
  • 指定されたメンバーのみがデータに敏感なノードリソースにアクセス、編集、管理可能。
  • 部署/グループのメンバーのみが自分のフォルダを管理でき、他のメンバーは部署を跨いで閲覧できない。
  • 公開フォルダに対して異なるメンバーが異なるレベルの権限を持ち、閲覧、編集、管理が可能。
  • 個別に権限が割り当てられていない他のすべてのノードリソースについては、スペース管理者や特別な管理役割を持つ者を除き、他のメンバーは「チームリソース」エリアのこれらのノードリソースを閲覧およびアクセスできない。

ユースケース 4: 外部パートナーのためのリソースアクセス管理

営業チームが作成した内部営業資料を、認証された外部パートナーに編集権限なしで共有する必要がある場合、次の手順を実行します。

• 手順:
  1. スペース設定の「ゲスト」タブで、「Sales Partners」と名付けた新しいゲストグループを追加します。
  2. 「Sales Partners」ゲストグループの招待リンクを作成し、営業パートナーに送信します。
  3. 営業資料を保存するフォルダーを作成します。
  4. 「Sales Materials」フォルダーの権限を設定し、「Sales Partners」ゲストグループに「閲覧可能」権限を指定します。
• 効果:
  • 営業パートナーは招待リンクを通じてスペースに参加し、「Sales Materials」フォルダーを「Shared with Me」エリアで見ることができます。
  • 営業パートナーは「Team resources」や「Private resources」エリアを見ることはできません。

ユースケース 5: 公開インターネットリソースの利用

あなたがマーケティングチームのメンバーで、市場調査レポートとアンケートを用意し、インターネット上のユーザーと共有して読んでもらい、その後アンケートに回答してもらいたい場合、次のように行います。

• 手順:
  1. 市場調査レポートとアンケートを保存するフォルダーを作成します。
  2. フォルダーの「...」ボタンをクリックし、「共有と権限」を選択します。
  3. 表示されるダイアログボックスで「リンクを持つインターネットユーザーが閲覧可能」を選択し、「ショートURLを作成」をクリックします。
  4. 生成されたショートリンクをインターネットユーザーと共有します。
• 効果:
  • インターネットユーザーはショートリンクを通じて市場調査レポートとアンケートを閲覧できます。
  • インターネットユーザーは意図した通りにアンケートに回答できます。

ユースケース 6: ドラフト管理

あなたがスペースのメンバーであり、頻繁にレポートを書く必要がある場合、他のメンバーに下書きが完了する前に見られたり修正されたりしたくないとき、次のように行います。

• 手順:
  1. 「プライベートリソース」エリア（またはフォルダー内）にドキュメントリソースを作成し、レポートを書き始めます。
  2. レポートが完成したら、フォルダーの「...」ボタンをクリックし、「移動先」を選択します。
  3. 表示されるダイアログボックスで「チームリソース」エリアのターゲットフォルダーを選択し、「移動」をクリックします。
• 効果:
  • ドラフト作成中は、他のメンバーはドキュメントリソースを見たり修正したりできません。
  • 完成後、ドキュメントを「チームリソース」エリアに移動し、他のメンバーがレポートを閲覧・編集できるようにします。

ユースケース 7: 個人の効率を高める「ショートカット」の柔軟な活用

スペースのメンバーであり、特定のノードリソースに頻繁にアクセスする必要があるが、毎回多くのクリックが必要な深いパスにある場合、次のようにアクセスを簡素化できます。

• 手順:
  1. ノードリソースを開き、右上の「...」ボタンをクリックし、「ショートカットに追加 > 個人ショートカットに追加」を選択します。
• 効果:
  • ショートカットが左側のナビゲーションバーの「ショートカット」エリアに表示されます。
  • それ以降、ショートカットエリアでワンクリックでノードリソースに素早くアクセスでき、作業効率が向上します。

ユースケース 8: チームの作業を整えるための「ショートカット」の柔軟な活用

あなたがチームリーダーで、チームがプロジェクトで頻繁に協力し、異なるフォルダーにある複数の共有ノードリソースにアクセスする必要がある場合、次のように支援します。

• 手順:
  1. ノードリソースを開き、右上の「...」ボタンをクリックし、「ショートカットに追加 > スペースショートカットに追加」を選択します。
• 効果:
  • ノードリソースがすべてのメンバーの「ショートカット」エリアに表示され、全員が素早くノードリソースにアクセスできます。

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