在商業運作中，你是否曾遭遇過發票報告準備的困擾？諸如財務部門苦等發票，發票數據管理混亂，團隊協作效率低下等問題層出不窮。今天，讓我們一同探索 Bika.ai 的付款發票定期催收模板，為你的工作帶來全新的高效解決方案。
一、深陷發票報告準備的泥沼
在日常的商務活動中，發票報告準備常常成為企業運營的痛點。財務部門需要及時、準確地收到發票以確保財務流程的順利進行，然而，現實中經常出現請款人拖延提交發票、發票信息不完整或錯誤等問題。這不僅給財務工作帶來巨大壓力，也影響了整個團隊的工作效率和協作。
二、Bika.ai 的權威之選
Bika.ai 對發票報告準備這一場景進行了深入研究和大量的實踐反饋。基於對用戶需求和市場的精準洞察，專門打造了付款發票定期催收模板。這一模板經過不斷優化和完善，旨在為用戶提供最有效的解決方案，提高工作效率，節省寶貴的時間。
點擊使用
三、付款發票定期催收模板的價值所在
提升效率
自動化的催收流程，每月定時向未提交發票的請款人發送提醒，大大減少了人工催促的時間和精力。
集中管理發票數據，方便財務人員快速查詢和處理，提高整體工作效率。
節省時間
無需財務人員反覆跟進請款人的發票提交情況，節省了大量溝通和等待的時間。
請款人也能通過便捷的提交方式，快速完成發票上傳，節省了雙方的時間成本。
降低錯誤率
規範化的發票提交和管理流程，有效避免了人工操作中的信息錯誤和遺漏。
自動化驗證和提醒機制，確保發票信息的準確性和完整性。
個性化定制
用戶可以根據自身業務需求，靈活配置催收的時間、頻率和通知方式。
適應不同企業的財務管理模式，滿足多樣化的需求。
便捷易用
簡潔直觀的操作界面，讓財務經理、行政人員、會計等用戶都能輕鬆上手。
無需複雜的培訓和學習，即可快速投入使用。
這一模板適用於各類人群，包括但不限於：
財務經理：高效管理和收集發票，掌控財務流程。
行政人員：協助員工提交發票和報銷申請，提升內部運作效率。
會計：整理和核對發票數據，確保財務報表的準確性。
團隊領導：了解團隊成員的報銷情況，更好地把控成本和預算。
人力資源經理：管理員工的報銷流程，保障員工權益。
此外，這一模板還有諸多應用場景，如：
跨部門協作：不同部門之間的發票傳遞和管理更加流暢，提高協作效果。
項目報銷：確保項目相關的發票及時提交和處理，有利於項目成本核算和控制。
四、具體執行步驟
安裝模板
將模板安裝到你的 Bika 空間站中。若有多個項目需管理，可多次安裝，一模板對應一項目。
分配財務經理角色
邀請財務經理加入空間站，設置其角色為“財務經理”並創建邀請鏈接。
配置自動化任務
進入“自動催收發票”任務的編輯界面，可修改任務的觸發條件和執行動作，默認為每月 25 號上午 10 點自動發送提醒。
初始化請款人信息
在發票管理中設置好相應請款人信息，以便催收發票時使用。若未設置，催收功能將無法正常運行。
測試自動化任務（發送催收提醒）
默認開啟了“自動催收發票”任務，你可在每月 25 號上午 10 點查看是否成功發送提醒，也可直接點擊“立即運行”測試。
提交發票
請款人可通過收到的催收提醒提交發票，系統會自動將其添加到“發票管理”數據表中。
確認發票
請款人提交發票後，財務經理會收到提醒，需確認發票是否正確。
查看提交的發票
在“發票管理”中，可查看所有提交的發票信息，包括發票狀態、提交人、提交時間等。
五、常見問題解答
如何更改提醒時間和頻率？
在自動化任務的編輯界面修改觸發條件設定的時間和頻率，自動化任務會依此執行並發送提醒通知。
如果我想停止自動發送提醒怎麼辦？
如何查看和管理發票數據？
所有提交的發票信息存放在“發票管理”數據表中，可隨時查看和管理。
還在為發票報告準備而苦惱嗎？趕快使用 Bika.ai 的付款發票定期催收模板，提升你的工作效率，讓財務管理更加輕鬆高效！
