收集所需文件：为何是个挑战？

在当今的工作环境中，收集所需文件常常成为一项棘手的任务。无论是财务报表、合同文件，还是员工的报销发票，都需要高效且准确地进行收集和整理。以往，许多人会选择 Zapier 来解决这类问题。然而，如今 Bika.ai 的出现为我们提供了新的选择，其「發票整理提醒」模板更是在这一领域展现出独特的优势。Free Trial

Zapier 与 Bika.ai：关键特性一览

Bika.ai 针对收集所需文件场景的研究与实践反馈

Bika.ai 在收集所需文件的场景中进行了深入的研究和实践。通过对用户需求的洞察，不断优化和改进其功能。了解到财务和行政人员在收集发票过程中的痛点，如繁琐的流程、易遗漏的风险等，针对性地提供了解决方案。

收集所需文件自动化带来的团队协作效率价值

收集所需文件的自动化为团队协作带来了诸多价值。首先，显著提高了效率，节省了时间，减少了人工处理的错误。其次，具备高度的可定制性，能够满足不同团队和场景的需求。再者，为用户提供了极大的便利，降低了成本。像财务经理、行政人员、员工、会计、团队领导和人力资源经理等都能从中受益。此外，该模板还能应用于更多的场景，为团队带来更多的价值。

如何使用 Bika.ai 的「發票整理提醒」模板？

为了方便财务和行政人员的工作，系统将根据您的设置，定期自动提醒公司同事收集发票并提交申请。这样，同事们可以快速拍照上传发票，帮助财务和行政人员迅速整理发票数据，用于后续的报销或报税流程。

具体步骤如下：

1. 安装模板：将本模板安装到您的 Bika 空间站中。若需同时管理多个项目，可重复安装。
2. 配置自动化任务：进入「自动向成员催收发票」自动化任务的编辑界面，可修改触发条件和执行动作。
3. 测试自动化任务（发送催收提醒）：默认开启了「上传发票」的自动化任务，可在每月 25 号上午 10 点查看是否成功发送提醒通知，也可直接点击「立即运行」测试。
4. 提交发票：员工可通过已收到的催收提醒中提交发票，系统会自动将发票添加到「成员提交的发票」数据表中。
5. 查看提交的发票：所有提交的发票信息将存放在「成员提交的发票」数据表中，可随时查看和管理。

如何从 Zapier 切换到 Bika.ai？

切换过程简单直接：

1. 评估 Zapier 中的现有工作流，确定如何在 Bika.ai 中复制或优化。
2. 注册 Bika.ai 并探索其丰富的模板库，匹配或改进当前的自动化流程。
3. 从 Zapier Tables 以 CSV 或 Excel 格式导出数据，并导入到 Bika.ai，立即享受其强大的自动化功能。

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