超越習慣追蹤：自動化如何強化銷售與財務日常習慣
建立習慣與日常作息的挑戰
對於許多專業人士而言，建立並維持正面的習慣以及有效的日常作息，對提升生產力與身心健康至關重要。然而，這往往充滿挑戰。例如，時間不足是一大難題，忙碌的工作行程讓人難以挪出時間培養新習慣。再者，動機容易起伏不定，一開始的熱情可能隨著時間推移而消退。此外，忘記某些步驟也是常見問題，尤其在複雜的工作流程中，要記住所有環節並不容易。而將新習慣融入繁忙的工作流程，更是一大挑戰。
所幸，數位工具能協助克服這些困境。透過各種習慣追蹤與日常作息規劃的應用程式，或許能找到解決之道。
介紹習慣追蹤器與日常作息應用程式
近年來，習慣追蹤器與日常作息應用程式如雨後春筍般湧現。這些應用程式具備多項實用功能，例如追蹤完成進度，使用者可以清楚看到自己完成了哪些習慣或任務；連續完成的次數（streaks）能激勵使用者保持動力，維持良好的習慣；提醒功能則能避免使用者忘記該做的事；而目標設定功能，讓使用者可以明確訂定自己想要達成的目標。
當人們在尋找能協助建立習慣與日常作息的工具時，常會搜尋「最佳習慣追蹤器應用程式」或「最佳日常作息應用程式」。像是Streaks（https://streaksapp.com/），它以簡單直覺的介面，幫助使用者追蹤各種習慣；HabitNow（https://habitnowapp.com/）提供豐富的統計功能，讓使用者深入了解自己的習慣養成進度；Way of Life（https://wayoflifeapp.com/）則強調透過圖表分析，協助使用者掌握習慣養成的軌跡；Habitify（https://habitify.me/）提供各種獎勵機制，激勵使用者持續前進；Habitica（https://habitica.com/）則將遊戲化元素融入習慣養成，讓整個過程更有趣。
簡單追蹤的限制
儘管這些傳統的習慣追蹤器與日常作息應用程式有其便利性，但對於某些專業人士或特定工作流程，如銷售合同自動化管理相關的複雜需求，它們仍存在不足之處。這些工具主要著重於追蹤完成狀態，然而，它們通常無法自動化那些支持習慣養成或屬於日常工作流程一部分的任務或外部流程。
例如，在銷售與財務工作中，僅僅追蹤是否完成「查看客戶付款狀態」這個習慣是不夠的，更需要自動化地彙總快到期的合同、即時掌握未付款金額等，而這是一般習慣追蹤器難以做到的。
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習慣與日常作息的主動式自動化：Bika.ai銷售合同自動化管理模板
Bika.ai提出的主動式自動化概念，為超越簡單追蹤提供了解決方案。其中，銷售合同自動化管理模板更是一大亮點。
為何使用銷售合同自動化管理
此模板提供了一個集中式平台，整合付款管理的關鍵面向，讓財務團隊能即時監控合作客戶的付款狀態，加速資金回流，並優化現金流管理。
模板如何運作
- 自動化：每週一自動彙總即將在30天內到期的合同，以及每週一自動彙總本周的未付款金額。
- 客戶資訊：記錄合作客戶的基本資訊，包括聯絡資訊與歷史交易資料。
- 銷售合同：管理所有銷售合同的細節，如合同條款、金額與付款條件。
- 應收帳款計劃：規劃與追蹤應收帳款的時程，確保及時收款。
- 帳單資訊：記錄發票的詳細資訊，包括發票號碼、金額與發票日期。
使用步驟
- 安裝模板：在您的空間中安裝此模板。
- 填寫內容：根據欄位資訊完成客戶資訊管理，合同編號與發票資訊為關聯欄位，無需在此填寫。
- 依客戶實際付款計劃：寫下預估付款日期與計劃，並即時更新實際收款金額。本周到期金額也會根據「本周應收款」內容自動彙總。
- 依實際情況更新銷售合同與發票資訊表。
- 設定自動化：前往「本周待收款彙總」的自動編輯介面，可修改自動觸發條件與郵件收件人。
- 測試自動化：在自動化詳細資訊頁面，點擊「立即執行」按鈕，手動執行自動化，檢查郵箱是否能收到報告。
- 啟用自動化：在自動化詳細資訊頁面，點擊「啟用」按鈕，開始自動化。自動化將於每週一上午10點運行，推送本周需要收款的詳細清單。
此模板特別適用於銷售與財務團隊，尤其是希望提升應收帳款追蹤效率與準確性的組織。在管理有多期分期付款的合同分類帳時，它能清楚記錄每個合同的實際與預期金額，進而優化現金流管理。
例如，在銷售工作中，銷售人員養成定期查看客戶付款狀態的習慣，而透過此模板的自動化功能，能自動提供相關資訊，讓銷售人員更專注於與客戶溝通收款事宜，強化了這個習慣的執行力。對於財務人員而言，自動彙總未付款金額等功能，也讓他們的日常工作更有效率，符合其工作習慣與流程。
打造個人一致性工具組合
對於專業人士來說，選擇正確的工具至關重要。在某些情況下，一個專用的習慣追蹤器就已足夠，例如只是簡單追蹤每天喝水的次數。然而，當涉及到複雜的工作流程，如銷售合同管理、財務管理等，銷售合同自動化管理模板（或類似的主動式自動化工具）就顯得不可或缺。
這兩種工具其實可以相互配合。習慣追蹤器可用來記錄整體的習慣養成進度，而銷售合同自動化管理模板則負責處理工作流程中的具體任務，自動化那些支持習慣養成的操作，讓整個工作與習慣養成過程更加順暢。
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結論：為專業人士打造更聰明的習慣養成方式
從簡單的習慣追蹤到利用主動式自動化獲得更深入的支持，我們看到了數位工具在幫助專業人士建立習慣與日常作息上的不斷演進。銷售合同自動化管理模板為目標使用者在建立一致性與達成目標方面，提供了極大的價值。
鼓勵大家探索Bika.ai，透過自動化工作流程，支持個人與專業發展，包括與習慣相關的各項任務。
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