超越習慣追蹤：Bika.ai 合約管理模板如何強化日常工作流程
建立習慣與日常工作流程的挑戰
對於專業人士而言，建立及維持正面的習慣與有效的日常工作流程，對提升生產力及身心健康至關重要。然而，這往往充滿挑戰。首先，時間不足是一大難題，忙碌的工作行程使得撥出時間養成新習慣變得困難重重。再者，動機容易起伏不定，一開始的熱情可能隨著時間推移而消退。此外，忘記習慣養成的步驟，或是難以將新習慣融入繁忙的工作流程，也是常見的問題。
數位工具的出現，為解決這些問題帶來了希望。透過使用合適的數位工具，或許能幫助專業人士克服這些挑戰，更有效地建立及維持習慣與日常工作流程。
:::: key-takeaways ::::
- 專業人士在建立習慣與日常工作流程時，常面臨時間不足、動機起伏及難以融入工作流程等問題。
- 數位工具可能是解決這些挑戰的有效途徑。
- 選擇合適的數位工具至關重要。 ::::
介紹習慣追蹤器與日常工作流程應用程式
近年來，習慣追蹤及日常工作流程規劃的應用程式如雨後春筍般湧現。這些應用程式通常具備多項實用功能，例如追蹤完成進度、連續完成天數、設定提醒及目標等。當人們搜尋「最佳習慣追蹤器應用程式」或「最佳日常工作流程應用程式」時，正是希望找到能協助他們有效管理習慣及日常工作的工具。
像是 Streaks（https://streaksapp.com/），它能讓使用者輕鬆追蹤多種習慣，以簡單明瞭的介面呈現進度。HabitNow（https://habitnowapp.com/）則強調提醒功能，幫助使用者按時完成習慣。Way of Life（https://wayoflifeapp.com/）提供詳細的統計數據，讓使用者深入了解自己的習慣模式。Habitify（https://habitify.me/）和 Habitica（https://habitica.com/）也各有特色，前者注重習慣養成的科學方法，後者則以遊戲化的方式激勵使用者。
簡單追蹤的限制
儘管傳統的習慣追蹤器和日常工作流程應用程式有其幫助，但對於專業人士的複雜需求，或是與「商業合約管理」相關的工作流程而言，仍存在不足之處。這些工具大多僅限於追蹤習慣的完成狀態，卻無法自動化那些支持習慣養成或作為日常工作流程一部分的任務或外部流程。例如，在商業合約管理中，單純的習慣追蹤器無法自動處理合約到期提醒、整合分散的資訊等工作。
習慣與日常工作流程的主動式自動化：Bika.ai 商業合約管理模板
Bika.ai 提出的主動式自動化概念，為超越簡單的追蹤提供了解決方案。其中，「商業合約管理」模板更是一大亮點。
為什麼要使用商業合約管理模板
此模板解決了傳統合約管理中的諸多挑戰，如資訊分散、追蹤困難、資料重複輸入以及狀態透明度不足等問題。透過自動提醒功能，當合約即將到期時，系統能自動向相關成員發送電子郵件通知，有效提升合約生命周期管理效率，減少人工操作，確保資料準確性，並增進團隊合作。
模板如何運作
- 集中式合約管理：「合約」表格儲存每份合約的詳細資訊，包括描述、類別、合約類型、狀態、簽署日期及生效日期。它還包含多種視圖，如合約提交表單視圖、即將到期視圖、合約狀態看板視圖及文件存檔圖庫視圖。在合約提交表單視圖中，每份提交的記錄都會儲存於此，並與其他視圖同步。
- 相關活動追蹤：「合約活動」表格追蹤與每份合約相關的行動和請求。它包含如請求描述和所需服務等欄位，並透過「相關合約」和「現有合約」參考欄位，將合約活動與「合約」表格連結。
- 改進的工作流程視圖：模板提供多種視圖，如「合約活動」中的合約狀態看板，幫助團隊以不同格式（如按類別、狀態或到期日期）視覺化合約和活動，並根據截止日期或合約階段優先處理任務。
- 高效的團隊合作：透過將合約與相關活動連結，並使用自動化流程，模板確保所有團隊成員都能獲得最新且準確的資訊。這增強了溝通，減少了資料重複，並提升了合約生命周期管理的效率。
- 到期提醒自動化：設定即將到期合約的自動提醒，以確保及時跟進。
誰應該使用此模板
銷售、財務、專案經理及管理階層皆適用。
此模板的主要特色
- 集中式合約管理。
- 相關活動追蹤。
- 自動提醒。
- 看板視圖和圖庫視圖。
例如，在合約到期提醒方面，以往可能需要人工定期查詢，容易出錯且耗時。而此模板的自動提醒功能，能有效避免合約逾期，提升合約管理的效率。在團隊合作上，透過集中式管理和資訊同步，不同部門的成員能即時掌握合約狀態，強化溝通與協作。
對於專業人士而言，此模板能自動化許多與合約管理相關的工作流程，這些流程可視為日常工作流程的一部分，進而支持習慣養成。例如，定期審查合約的習慣，透過模板的自動提醒和集中式管理，能更輕鬆地落實。
立即試用 商業合約管理模板 。
打造個人一致性工具組
對於專業人士來說，選擇正確的工具至關重要。當習慣較為簡單，僅需基本的追蹤功能時，專用的習慣追蹤器可能就已足夠。然而，若涉及到複雜的工作流程，如商業合約管理，「商業合約管理」模板或類似的主動式自動化工具就顯得不可或缺。
事實上，這兩者可以相互配合。習慣追蹤器可用於記錄個人的日常習慣，而「商業合約管理」模板則處理工作流程中的特定任務，兩者共同協助專業人士達成更高的一致性。
結論：專業人士更聰明的習慣養成之道
從簡單的習慣追蹤到利用主動式自動化獲得更深入的支持，這是專業人士在習慣養成和日常工作流程管理上的重要進步。「商業合約管理」模板為專業人士在建立一致性和實現目標方面，提供了極大的價值。
鼓勵大家探索 Bika.ai，以自動化更多支持個人及專業發展的工作流程，包括與習慣相關的任務。
常見問題
Q: 為什麼傳統習慣追蹤器不適用於商業合約管理工作流程？ A: 傳統習慣追蹤器主要用於追蹤習慣完成狀態，無法自動化商業合約管理中的諸多任務，如合約到期提醒、整合分散資訊等，難以滿足其複雜需求。
Q: 哪些人適合使用 Bika.ai 的商業合約管理模板？ A: 銷售、財務、專案經理及管理階層等涉及商業合約管理工作的人員皆適用。
Q: 習慣追蹤器和商業合約管理模板可以一起使用嗎？ A: 可以。習慣追蹤器可用於記錄個人日常習慣，商業合約管理模板處理工作流程中的特定任務，兩者相互配合，能協助專業人士達成更高的一致性。
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