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Bika.ai vs Airtable: 在驗證發票提交方面

Bika.ai vs Airtable: 在驗證發票提交方面

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Bika
date
August 29, 2024
date
2 min read

驗證發票提交所面臨的挑戰

在日常工作中，驗證發票提交這一環節常常令許多人感到頭疼。尤其對於財務和行政人員來說，手工收集、整理和驗證發票不僅耗時費力，還容易出現錯誤。在尋找解決方案時，人們可能首先想到的是 Airtable 這類工具。然而，如今像 Bika.ai 這樣的新興工具同樣具有強大的競爭力，其推出的發票整理提醒模板能夠有效地幫助我們應對這些挑戰。 Free Trial

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Airtable 與 Bika.ai 之關鍵特性對比

Airtable 作為一款雲端平台，將電子表格的簡易性與資料庫的功能相融合，旨在用於創建、分享和協作。您可用它來組織內容、跟蹤專案和管理任務。然而，Airtable 也存在一些不足之處。例如，其用戶體驗對於新用戶而言較為複雜，在處理大型資料集時存在局限，且自動化功能不易使用。其平台架構以“基庫”為核心，可能讓不熟悉資料庫術語的用戶感到困惑。此外，Airtable 的商務計劃中每個基庫最多只能存儲 125,000 筆記錄，這可能無法滿足需要大量資料管理的團隊需求。而且，Airtable 的模板缺乏內建的自動化能力，用戶難以快速實施或分享自動化工作流程，這限制了團隊內部的高效協作。

相比之下，Bika.ai 是一款主動式 AI 自動化資料庫，能自動化重複性任務，並在營銷、銷售和專案管理等方面實現無縫整合。Bika.ai 具有即插即用的模板，在 AI 時代，無需擔心資料量的問題。它能輕鬆管理數億筆記錄的資料庫，且無需頻繁與 AI 交流，是完成工作的理想選擇。

以下是 Airtable 和 Bika.ai 在一些關鍵特性上的快速對比：

特性AirtableBika.ai
定價免費提供，付費計劃從每月 20 美元/用戶起免費提供，付費計劃從每月 9.99 美元/用戶起
平台類型無代碼資料庫無代碼 AI 自動化資料庫
易用性基礎架構對於非技術用戶較為複雜目錄樹結構易於使用，對普通用戶友好
每個資料庫的記錄數商務計劃中每個基庫最多 125,000 筆記錄團隊計劃中每個資料庫最多 1,500,000 筆記錄
自動化基本的自動化能力，觸發器和操作有限先進的自動化能力，具有廣泛的觸發器和操作
模板模板不具備自動化能力，無法自動化發佈和分享大量即插即用的 AI 自動化模板，具有預設內容，支持自動化發佈和分享
存儲每個基庫 100GB 的附件存儲每個空間 800GB
API有限的 APIAPI 優先的平台，使每個功能都成為自動化的集成端點

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Bika.ai 在驗證發票提交場景的研究與實踐

Bika.ai 針對驗證發票提交這一場景進行了深入的研究和實際反饋。它充分考慮了相關受眾和市場的需求，不斷優化和改進，以提高工作效率和節省時間。

驗證發票提交自動化帶來的團隊效率價值

驗證發票提交的自動化能為團隊協作效率帶來諸多價值。Bika.ai 的發票整理提醒模板是解決這一問題的最佳選擇。這不僅包括提高效率、節省時間、減少錯誤，還能實現定制化、便利性和成本節約。諸如財務經理、行政人員、員工、會計、團隊領導和人力資源經理等人群都能從中受益。此外，該模板還有許多其他的應用場景和可帶來的價值。

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如何使用 Bika.ai 的發票整理提醒模板

為了方便財務和行政人員的工作，系統將根據您的設定，定期自動提醒公司同事收集發票並提交申請。同事們可以快速拍照上傳發票，幫助財務和行政人員迅速整理發票數據，用於後續的報銷或報稅流程。

該模板包含一個資料表和一個自動化任務：

  • 自動化任務“自動向成員催收發票”：在每月 25 日上午 10 點，自動向成員催收發票。
  • 資料表“成員提交的發票”：用於存放員工提交的發票資訊。

使用步驟如下：

  1. 安裝模板：將本模板安裝到您的 Bika 空間站中。若需同時管理多個專案，可多次安裝。
  2. 配置自動化任務：進入“自動向成員催收發票”自動化任務的編輯介面，可修改任務的觸發條件和執行動作。若未設定，則默認為每月 25 號上午 10 點發送提醒。
  3. 測試自動化任務（發送催收提醒）：默認已開啟“上傳發票”的自動化任務，您可在每月 25 號上午 10 點查看是否成功發送提醒通知，也可直接點擊“立即運行”來測試是否收到提醒通知。
  4. 提交發票：員工可透過已收到的催收提醒中提交發票，系統會自動將發票添加到“成員提交的發票”資料表中。
  5. 查看提交的發票：所有提交的發票資訊將存放在“成員提交的發票”資料表中，您可隨時查看和管理。

此模板適用於財務經理、行政人員、員工、會計、團隊領導和人力資源經理等人群。其具有高效管理、及時反饋、數據整理和減少遺漏等主要特點。

如何從 Airtable 切換到 Bika.ai

切換方法簡單：

  1. 從 Airtable 以 CSV 或 Excel 格式導出您的資料。
  2. 註冊 Bika.ai 並使用其資料導入工具轉移您的資料。
  3. 在 Bika.ai 中設定您的自動化模板，立即體驗 AI 自動化的好處。
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