收集所需文件，你真的选对工具了吗？

在日常工作中，收集所需文件常常是一项繁琐且容易出错的任务。在寻找解决方案时，很多人会首先想到 Airtable。然而，现在有了新的选择——Bika.ai 的 發票整理提醒模板，它同样能助您应对这一挑战。 Free Trial

Airtable 与 Bika.ai 之关键特性对比

Airtable 是一款云平台，融合了电子表格的简洁与数据库的强大功能，适用于创建、共享和协作。但它存在一些不足，比如对新用户不够友好、处理大数据集能力有限、自动化功能较弱等。

Bika.ai 则是一款主动式的 AI 自动化数据库，能轻松应对重复任务，在营销、销售和项目管理等方面实现无缝集成。

以下是两者在一些关键特性上的对比：

Bika.ai 的深入研究与实践反馈

Bika.ai 针对收集所需文件这一场景进行了广泛的研究和实践反馈。它充分考虑了用户的需求和市场情况，对相关功能进行了优化，以提高工作效率和节省时间。

收集所需文件自动化的价值

收集所需文件的自动化能为团队协作效率带来诸多价值，包括但不限于提高效率、节省时间、减少错误、可定制化、便捷性和节约成本。像财务经理、行政人员、员工、会计、团队领导和人力资源经理等都能从中受益。

此外，该模板还有许多应用场景，比如：

• 财务部门能够更高效地管理和收集发票，确保财务流程的顺畅。
• 行政人员可以更轻松地协助员工提交发票和报销申请，减轻工作负担。

Bika.ai 發票整理提醒模板的使用方法

为了方便财务和行政人员的工作，系统将根据您的设置，定期自动提醒公司同事收集发票并提交申请。同事们可以快速拍照上传发票，帮助财务和行政人员迅速整理发票数据，用于后续的报销或报税流程。

该模板包含一个数据表和一个自动化任务：

• 自动化任务“自动向成员催收发票”：在每月 25 日上午 10 点，自动向成员催收发票。
• 数据表“成员提交的发票”：用于存放员工提交的发票信息。

使用步骤如下：

1. 安装模板：将本模板安装到您的 Bika 空间站中。如果需要同时管理多个项目，可以重复多次安装本模板，一个模板对应一个项目。
2. 配置自动化任务：进入“自动向成员催收发票”自动化任务的编辑界面，您可以修改任务的触发条件和执行动作。如果没有设置，则默认为每月 25 号上午 10 点发送提醒。
3. 测试自动化任务（发送催收提醒）：默认已开启“上传发票”的自动化任务，您可以在每月 25 号上午 10 点查看是否成功发送提醒通知，也可以直接点击“立即运行”来测试是否收到提醒通知。
4. 提交发票：员工可以通过已收到的催收提醒中提交发票，系统会自动将发票添加到“成员提交的发票”数据表中。
5. 查看提交的发票：所有提交的发票信息将存放在“成员提交的发票”数据表中，您可以随时查看和管理。

从 Airtable 切换到 Bika.ai 的方法

切换过程很简单：

1. 从 Airtable 以 CSV 或 Excel 格式导出您的数据。
2. 注册 Bika.ai 并使用其数据导入工具转移您的数据。
3. 在 Bika.ai 中设置自动化模板，立即体验 AI 自动化的优势。

希望您能尽快尝试使用 Bika.ai 的 發票整理提醒模板，解决您在收集所需文件方面的困扰，提升工作效率！

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