鼓勵及時提交發票，你選對工具了嗎？

在現今的工作環境中，鼓勵及時提交發票是財務和行政工作中的重要一環，但往往面臨諸多挑戰。很多時候，人們可能會首先想到 Airtable 來解決這一問題。然而，新興的 Bika.ai 也展現出了強大的競爭力，其推出的「發票整理提醒」模板同樣能助您一臂之力。免費試用

Airtable 與 Bika.ai：關鍵特徵一覽

Airtable 的特點

Airtable 是一款基於雲的平台，融合了電子表格的簡易性與資料庫的功能，旨在用於創建、分享和協作。它可用於組織內容、跟蹤專案和管理任務。然而，Airtable 也存在一些不足之處。

• 用戶體驗：對於新用戶而言，其“基礎”結構較為複雜，學習曲線陡峭。
• 數據容量：商業計劃中每個基礎最多支持 125,000 條記錄，在處理大量數據時可能存在局限性。
• 自動化功能：基本的自動化能力有限，觸發器和操作較少，且模板缺乏內置的自動化功能。

Bika.ai 的特點

Bika.ai 是一款主動式 AI 自動化資料庫，能自動化重複性任務，並在營銷、銷售和專案管理中實現無縫整合。

• 易用性：目錄樹結構直觀且用戶友好，便於一般用戶操作。
• 數據容量：團隊計劃中每個資料庫可支持高達 1,500,000 條記錄，能輕鬆應對大數據量。
• 自動化：具備先進的自動化能力，以 AI 驅動，大大減少了人工操作。
• 模板：提供大量即插即用的 AI 自動化模板，支持發佈和共享。

Bika.ai 的獨到之處

Bika.ai 在多個方面與 Airtable 有所不同，展現出獨特的優勢。

直觀的用戶界面佈局

Airtable 圍繞“基礎”概念構建的用戶界面可能讓不熟悉資料庫概念的用戶感到困惑。相比之下，Bika.ai 的目錄樹佈局簡單直觀，便於管理各種資源，包括文件夾、資料庫、自動化、儀表板、網頁、表單等。

龐大的數據處理能力

Airtable 在可直接購買的商業計劃中，每個基礎最多支持 150,000 條記錄，而 Bika.ai 在直接可購買的團隊計劃中，每個資料庫可支持高達 1,500,000 條記錄，為處理大數據提供了有力保障。

融合任務和工作流程的 AI 自動化

Airtable 的基本自動化工具需要手動設置和持續監控，而 Bika.ai 以 AI 驅動的自動化為核心，能主動管理工作流程和數據分析，提高工作效率。

即插即用的模板

Airtable 的模板缺乏自動化和共享功能，而 Bika.ai 提供了一系列即插即用的模板，附帶詳細的說明指南、架構圖和發佈歷史，方便用戶快速理解和應用。

Bika.ai 帶來的價值

Bika.ai 的「發票整理提醒」模板在鼓勵及時提交發票方面能為團隊協作效率帶來諸多價值。

• 提高效率：自動化流程省去了人工催收的麻煩，節省時間。
• 降低誤差：減少人工操作可能帶來的錯誤。
• 定制化：可根據企業的具體需求進行設定。
• 方便快捷：員工能快速拍照上傳發票，方便財務和行政人員整理。
• 節省成本：避免了因發票提交不及時或處理不當帶來的潛在成本。

適用人群包括財務經理、行政人員、員工、會計、團隊領導和人力資源經理等。

如何使用 Bika.ai 的「發票整理提醒」模板？

為了方便財務和行政人員的工作，系統將根據您的設置，定期自動提醒公司同事收集發票並提交申請。同事們可以快速拍照上傳發票，幫助財務和行政人員迅速整理發票數據，用於後續的報銷或報稅流程。

具體步驟如下：

1. 安裝模板：將模板安裝到您的 Bika 空間站中，如需管理多個專案，可多次安裝。
2. 配置自動化任務：進入「自動向成員催收發票」自動化任務的編輯界面，修改任務的觸發條件和執行動作。
3. 測試自動化任務：可在每月 25 號上午 10 點查看是否成功發送提醒通知，也可直接點擊「立即運行」進行測試。
4. 提交發票：員工可通過收到的催收提醒提交發票，系統會自動添加到「成員提交的發票」數據表中。
5. 查看提交的發票：所有提交的發票信息存放在「成員提交的發票」數據表中，可隨時查看和管理。

如何從 Airtable 切換到 Bika.ai？

切換過程十分簡單：

1. 從 Airtable 以 CSV 或 Excel 格式導出您的數據。
2. 註冊 Bika.ai 並使用其數據導入工具轉移您的數據。
3. 在 Bika.ai 中設置您的自動化模板，立即體驗 AI 自動化帶來的好處。

總之，Bika.ai 的「發票整理提醒」模板是您在鼓勵及時提交發票方面的最佳選擇，能有效提升工作效率，解決您的實際問題。趕快行動起來，享受其帶來的便利吧！

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