超越習慣追蹤：自動化客戶售後服務管理，強化您的習慣養成與日常規劃
建立習慣與日常規劃的挑戰
對於專業人士而言，建立並維持良好的習慣以及有效的日常規劃，對提升工作效率與身心健康至關重要。然而，在這個過程中，卻經常遭遇諸多困難。例如，時間總是不夠用，導致難以撥出足夠的時間去養成新習慣；動機也會時常起伏，一開始可能充滿熱情，但隨著時間推移，熱情逐漸消退；甚至有時候會忘記要執行的步驟，或是難以將新習慣融入忙碌的工作流程中。
幸運的是，數位工具的出現為解決這些問題帶來了一線曙光。透過各種數位工具，我們可以更有效地管理時間、保持動機，並且更輕易地將新習慣融入日常生活。
介紹習慣追蹤器與日常規劃應用程式
近年來，習慣追蹤和日常規劃的應用程式如雨後春筍般湧現。這些應用程式通常具備一些受歡迎的功能，像是追蹤習慣的完成情況、連續完成的天數、設定提醒以及設定目標等。當人們在尋找能夠幫助自己建立習慣和日常規劃的工具時，常常會搜尋「最佳習慣追蹤應用程式」或「最佳日常規劃應用程式」等關鍵字。
例如，Streaks 是一款簡單易用的習慣追蹤應用程式，它可以幫助使用者追蹤多種習慣，並透過獎勵機制鼓勵使用者持續保持。HabitNow 則強調以科學為基礎的習慣養成方法，提供詳細的分析和建議。Way of Life 不僅能追蹤習慣，還能讓使用者記錄自己的心情和感受，幫助了解習慣與情緒之間的關係。Habitify 提供了豐富的習慣模板，使用者可以根據自己的需求選擇，並且支援自定義提醒。Habitica 則將習慣養成遊戲化，透過完成任務獲得經驗值和獎勵，增加養成習慣的趣味性。
簡單追蹤的限制
儘管這些傳統的習慣追蹤器和日常規劃應用程式在一定程度上有所幫助，但對於專業人士複雜的需求，或是與「客戶售後服務管理」相關的工作流程而言，仍存在不足之處。它們大多只能追蹤習慣的完成情況，卻無法自動化那些支持習慣養成的任務，或是自動化日常工作流程中的某些環節。
例如，在客戶售後服務管理的工作流程中，單純的習慣追蹤器無法自動分配客戶的服務請求，也無法在處理時間超時時自動提醒相關人員。這就使得在忙碌的工作中，難以確保每個客戶的問題都能得到及時且有效的處理。
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習慣與日常規劃的主動式自動化：Bika.ai 客戶售後服務管理模板
Bika.ai 提出的主動式自動化概念，為解決上述問題提供了新的思路，它超越了簡單的追蹤功能。其中，「客戶售後服務管理」模板更是一個典型的例子。
「客戶售後服務管理」模板提供了一個全面的解決方案，整合了客戶工單跟蹤、工單分配、工單超時提醒以及客戶資訊管理等功能。其主要優勢在於，當客戶提交工單時，工單自動分配自動化功能會根據輪值表自動分配跟進人，減少人工操作，降低成本，同時提高服務處理速度。而且，當工單處理超時，自動化系統會提醒相關人員，確保客戶問題得到及時回應和解決，提升客戶滿意度。
對於員工來說，自動化和個性化的工作台功能，能幫助他們更高效地管理自己的任務和職責，提高服務處理速度。而對於企業而言，選擇這個模板可以更專業、高效地管理客戶服務流程，確保客戶獲得卓越的服務體驗。
這個模板包含多個模組：
- 自動化：
- 工單自動分配：一旦有新的工單產生，系統會根據輪值表自動分配處理人，透過工單自動派單流程，快速分配任務，提高響應速度和服務品質。
- 工單超時提醒：每天 9:00 系統會將判定為「超時」的售後工單匯總發送到 Slack 頻道，提醒團隊成員跟進。
- 個人工作台：
- 個人任務統計：以儀表板的形式將個人負責的工單任務集中展示。
- 我負責審批的工單：每個人只能看到自己名下所負責審批的工單。
- 我負責處理的工單：每個人只能看到自己名下所負責處理的工單。
- 售後工單錄入：可分享給用戶/客戶填寫的工單表單，收集到的資訊將集中在「售後服務」表。
- 後台管理：
- 售後服務：記錄和存儲了所有售後工單的基本資訊，包含工單申請時間、售後類型、責任方、主管、審批意見、售後處理人、處理時長、工單狀態判定等資訊。
- 客戶資訊：可在此管理客戶的基本聯繫資訊、購買資訊等，並與售後服務關聯，可直觀看到每個客戶的購買及售後情況。
- 售後值班人員：用於管理值班人員，並為自動化分配處理人提供人員資訊。
使用這個模板的步驟如下：
- 錄入基礎數據：
- 在「售後值班人員」表中添加團隊成員，即負責跟進工單的成員，以便在自動化流程中實現輪流分配跟進人。
- 在「客戶資訊」表中批量導入現有客戶資料，或手動添加新客戶資訊。
- 分享工單入口：
- 進入「售後工單錄入」表單，點擊「分享」按鈕，生成可嵌入官網的鏈接或二維碼，或直接透過郵件、簡訊發送給客戶。
- 客戶填寫表單，提交後資訊實時同步至「售後服務」表，無需人工中轉。
- 配置「售後工單自動分配處理人」自動化：當有新的工單提交時，自動化會自動分配值班人員並創建智能任務。若想調整，可設置觸發條件、設置智能任務提醒。
- 配置工單超時提醒（以 Slack 為例）：
- 進入「工單超時提醒」自動化編輯界面，找到「發送消息至 Slack」執行器，粘貼在 Slack 中創建的 webhook URL（釘釘 / 企業微信 / 飛書操作類似，關於如何獲取 webhook URL，請參考：Slack、釘釘群機器人、企業微信群機器人、飛書群機器人）。
- 自定義超時規則（當前設置為超時 24 小時，如需將「超時」從 24 小時調整為 12 小時）：進入「售後服務」表，找到「超時判斷」公式字段，修改判定邏輯（例如：if(and({處理狀態}!="Completed",{售後處理時長(小時)}>12),"🔴Timeout",blank())）。
- 啟用自動化並測試，點擊「立即運行」查看 Slack 是否收到超時工單匯總通知。
- 員工處理工單：
- 打開工作台，通過「個人任務統計」儀表板快速了解待處理工單量、超時工單數；在「我負責處理的工單」中按狀態篩選，優先處理緊急 / 超時任務。
- 點擊智能任務可查看並跳轉到工單詳情，可記錄處理結果、更新狀態（如「處理中」「已完成」）。
這個模板適用於客戶服務部門人員、運營管理人員以及高層管理人員。例如，客戶服務部門人員可以用它來進行日常客戶售後服務管理；運營管理人員可以用於監控服務品質、制定優化策略；高層管理人員則可以查看關鍵業務數據並支持決策。
以專業人士為例，在日常工作中，養成及時回復客戶售後問題的習慣至關重要。透過「客戶售後服務管理」模板的自動化工單分配和超時提醒功能，能確保每個客戶的問題都能得到及時處理，這無形中幫助專業人士養成良好的工作習慣，同時也提升了工作效率和客戶滿意度。
立即試用 客戶售後服務管理模板
打造您的個人一致性工具組合
對於專業人士來說，選擇合適的工具至關重要。在某些情況下，一個簡單的習慣追蹤器就足以滿足需求，例如只是想追蹤一些日常生活中的小習慣，像是每天運動或是閱讀。然而，當涉及到複雜的工作流程，如客戶售後服務管理，「客戶售後服務管理」模板這樣的主動式自動化工具就顯得尤為重要。
這兩種工具並非相互排斥，它們可以相互配合。例如，習慣追蹤器可以用來提醒自己養成一些基本的工作習慣，而「客戶售後服務管理」模板則可以自動化工作流程中的具體任務，確保整個服務流程的高效運轉。
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結論：為專業人士打造更聰明的習慣養成方式
從簡單的習慣追蹤到利用主動式自動化獲得更深入的支持，我們看到了數位工具在幫助專業人士建立習慣和日常規劃方面的巨大潛力。「客戶售後服務管理」模板為目標使用者在建立一致性和實現目標方面提供了極大的價值。
鼓勵大家探索 Bika.ai，透過自動化工作流程，支持個人與職業發展，包括那些與習慣養成相關的任務。相信在不斷探索和應用的過程中，您將找到最適合自己的習慣養成和日常規劃方式。
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