習慣トラッカーを超えて：自動化による効率的な習慣とルーチンの構築
習慣とルーチンの構築における課題
多くのプロフェッショナルにとって、一貫性のある習慣と効果的なルーチンを構築し維持することは、生産性と幸福感の鍵となります。しかし、これはしばしば困難な作業です。時間の不足や、やる気の低下、ステップを忘れること、忙しいワークフローに習慣を組み込むことの難しさなど、様々な障壁があります。
幸いにも、デジタルツールを使うことでこれらの課題を克服する手助けができます。これらのツールは、私たちが習慣を追跡し、ルーチンを計画し、達成感を感じるのを助けるのです。
習慣トラッカーとルーチンアプリの紹介
近年、習慣トラッキングやルーチン計画を専門とするアプリケーションが急増しています。これらのアプリは、習慣の完了を追跡し、連続日数を記録し、リマインダーを設定し、目標を設定するなどの機能を備えています。ユーザーは、「最高の習慣トラッカーアプリ」や「最高のルーチンアプリ」などのキーワードで検索し、自分に最適なツールを探しています。
代表的な習慣トラッカーアプリとしては、Streaks、HabitNow、Way of Life、Habitify、Habiticaなどがあります。これらのアプリは、それぞれ独自の特徴を持ち、ユーザーのニーズに応じて選択することができます。例えば、Streaksはシンプルなインターフェイスで、習慣の追跡が簡単にできることが評判です。一方、Habiticaはゲーム要素を取り入れたアプローチで、やる気を高めることができます。
シンプルなトラッキングの限界
しかし、伝統的な習慣トラッカーやルーチンアプリには限界があります。特に、複雑なニーズを持つプロフェッショナルや、「客戶售後服務管理」のようなワークフローに関係する場合、これらのアプリは不十分な場合があります。主に習慣の完了を追跡するだけで、習慣をサポートするタスクや、ルーチンの一部を構成する外部プロセスを自動化することはできません。
例えば、客戶サービスの担当者が、顧客からの問い合わせを迅速に処理する習慣を身につけようとしている場合、単なる習慣トラッカーでは、問い合わせを自動的に割り当てたり、処理が遅れた場合に自動的に通知したりすることはできません。このような場合、より高度な自動化が必要となります。
習慣とルーチンのためのプロアクティブな自動化：Bika.aiの「客戶售後服務管理」テンプレート
Bika.aiは、プロアクティブな自動化コンセプトを提供し、単なるトラッキングを超えたサポートを実現します。その代表的な例が、「客戶售後服務管理」テンプレートです。
「客戶售後服務管理」テンプレートの概要
このテンプレートは、客戶のワークオーダー追跡、ワークオーダー割り当て、ワークオーダーのタイムアウト通知、および客戶情報管理などの機能を統合した包括的なソリューションを提供します。
主な利点
- ワークオーダーフォームのリンクやQRコードを客戶に共有し、または自社サイトに埋め込むことができます。客戶がワークオーダーを提出すると、自動割り当て機能が自動的に担当者を割り当て、手作業を減らし、コストを削減し、サービスの処理速度を向上させます。
- ワークオーダーの処理がタイムアウトした場合、自動的に通知が送信され、客戶の問題が迅速に対応されることが保証され、客戶満足度が向上します。
- 社員にとっては、自動化と個別化されたワークスペース機能により、自分のタスクと責任をより効率的に管理でき、サービスの処理速度が向上します。
- 企業にとっては、このテンプレートを選択することで、より専門的かつ効率的な客戶サービスプロセスを管理でき、客戶に卓越したサービス体験を提供できます。
テンプレートの機能
- 自動化：
- ワークオーダー自動割り当て：新しいワークオーダーが発生すると、当番表に基づいて自動的に担当者が割り当てられます。これにより、タスクが迅速に割り当てられ、応答速度とサービス品質が向上します。
- ワークオーダータイムアウト通知：毎日9:00に、「タイムアウト」と判定された售後ワークオーダーがSlackチャンネルに集計されて通知され、チームメンバーが対応を促されます。
- 個人用ワークスペース：
- 個人タスク統計：ダッシュボード形式で、個人が担当するワークオーダータスクを集約して表示します。
- 私が審査するワークオーダー：自分の名前の下にある審査担当のワークオーダーのみを表示します。
- 私が処理するワークオーダー：自分の名前の下にある処理担当のワークオーダーのみを表示します。
- 售後ワークオーダー入力：ユーザーや客戶に入力してもらえるワークオーダーフォームで、収集した情報は「售後サービス」テーブルに集約されます。
- バックエンド管理：
- 售後サービス：すべての售後ワークオーダーの基本情報を記録し保存します。ワークオーダー申請時間、售後タイプ、責任者、主管、審査意見、售後処理担当者、処理時間、ワークオーダー状態判定などの情報が含まれます。
- 客戶情報：客戶の基本連絡先情報、購買情報などを管理し、售後サービスと関連付けることができます。これにより、各客戶の購買と售後状況を直感的に把握できます。
- 售後当番人員：当番人員を管理し、自動化による担当者割り当てに必要な人員情報を提供します。
テンプレートの使用方法
1. 基本データの入力
- 「售後当番人員」テーブルに、ワークオーダーを担当するチームメンバーを追加します。これにより、自動化プロセスで担当者を順番に割り当てることができます。
- 「客戶情報」テーブルに、既存の客戶資料を一括インポートするか、新しい客戶情報を手動で追加します。
2. ワークオーダー入口の共有
- 「售後ワークオーダー入力」フォームに入り、「共有」ボタンをクリックして、公式サイトに埋め込めるリンクやQRコードを生成します。または、直接メールやSMSで客戶に送信することもできます。
- 客戶がフォームを記入して送信すると、情報が「售後サービス」テーブルにリアルタイムで同期され、手動の中継作業が不要となります。
3. 「售後ワークオーダー自動割り当て担当者」自動化の設定
新しいワークオーダーが提出されると、自動化が当番人員を自動的に割り当て、スマートタスクを作成します。必要に応じて、トリガー条件を設定し、スマートタスクのリマインダーを設定することもできます。
4. ワークオーダータイムアウト通知の設定（Slackを例として）
- 「ワークオーダータイムアウト通知」自動化の編集画面に入り、「Slackにメッセージを送信」の実行ツールに、Slackで作成したwebhook URLを貼り付けます（DingTalk、企業微信、Feishuも同様の操作です。webhook URLの取得方法は、Slack、DingTalk群ロボット、企業微信の群ロボット、Feishu群ロボットを参照してください）。
- タイムアウトルールをカスタマイズします（現在は24時間のタイムアウトが設定されています。もし「タイムアウト」を24時間から12時間に調整する場合は）：「售後サービス」テーブルに入り、「タイムアウト判定」の式フィールドを見つけ、判定論理を変更します（例：if(and({処理状態}!="Completed",{售後処理時間(時間)}>12),"🔴Timeout",blank())）。
- 自動化を有効にしてテストを行い、「今すぐ実行」をクリックして、Slackがタイムアウトしたワークオーダーの集計通知を受け取るかどうかを確認します。
5. 社員によるワークオーダー処理
- 個人タスクの確認：ワークスペースを開き、「個人タスク統計」ダッシュボードを通じて、待処理のワークオーダー数とタイムアウトしたワークオーダー数を迅速に把握します。「私が処理するワークオーダー」で状態を絞り込み、緊急またはタイムアウトしたタスクを優先的に処理します。
- ワークオーダーの処理操作：スマートタスクをクリックすると、ワークオーダーの詳細を確認して移動することができます。処理結果を記録し、状態を更新（例：「処理中」「完了」）することができます。
対象となるユーザー
- 客戶サービス部門の担当者：カスタマーサービス担当者、アカウントマネージャーなど、日常的な客戶售後サービス管理に使用します。
- オペレーション管理者：部門主管、客戶サービスマネージャーなど、サービス品質を監視し、最適化策を策定するために使用します。
- 上位管理者：社長、客戶関係担当者など、重要なビジネスデータを確認し、意思決定を支援するために使用します。
Try the [客戶售後服務管理 Template](https://bika.ai/