AI 行事曆新境界：Bika.ai 發票資訊識別模板如何革新工作流程

Bika

May 29, 2020

4 min read

面對排程與工作流程挑戰，AI 行事曆應運而生

對於專業人士而言，管理複雜的日程安排和工作流程始終是一項挑戰。簡單的數位行事曆往往難以滿足需求。在忙碌的工作環境中，不僅要應付各種會議、專案截止日期，還要處理諸如財務報表、發票整理等瑣碎但重要的事務。例如，財務團隊每月要處理大量發票，手工輸入發票資訊不僅耗時，還容易出錯；中小企業的老闆需要兼顧業務拓展和內部管理，時間分配成為一大難題。

AI 的出現為此帶來了新的希望，其中「AI 行事曆」概念備受矚目。AI 行事曆不再只是被動地記錄日程，而是能主動分析使用者的習慣、預測需求，並智能地安排時間。例如，它可以根據過往的會議模式，自動為新的會議預留合適的時間段，甚至能在日程衝突時提供最佳的解決方案。

專業 AI 排程助手崛起，滿足多元需求

隨著對高效時間管理的需求增加，專門的 AI 排程工具應運而生。像是 Motion（https://www.usemotion.com/），它以智能的時間分配和任務管理見長，能幫助使用者將工作和生活事務完美整合在一個平台上。Reclaim AI（https://reclaim.ai/）則主打自動化的日程安排，它可以根據使用者設定的規則，自動將待辦事項排入日程表。Scheduler AI（https://schedulerai.com/）則專注於團隊協作的排程，方便成員之間協調時間，避免衝突。

當使用者在尋找「ai schedule maker」或「best ai scheduling assistant」時，這些工具通常具備一些共同特徵。它們能與常用的郵件、通訊軟件整合，自動抓取相關的日程資訊；可以根據任務的優先級和預估時間，智能地安排日程；還能提供直觀的視覺化界面，讓使用者輕鬆掌握自己的時間分配。

排程工具的局限，複雜任務與資料流程難以處理

儘管專業的 AI 排程助手在時間管理上有出色表現，但它們在處理複雜任務或資料工作流程時存在局限性。例如，在財務工作中，發票處理涉及到大量的資訊提取和整理，單純的排程工具無法自動識別發票中的關鍵資訊，如發票編號、日期、總金額等。對於中小企業來說，除了日程安排，如何高效管理財務流程、簡化採購訂單處理等也是重要課題，而這超出了一般排程工具的能力範圍。

Bika.ai 發票資訊識別模板，主動式自動化的典範

Bika.ai 提出了主動式自動化的概念，旨在更深層次地提升工作效率。其中，AI發票資訊識別模板是一個很好的例子。

為何使用 AI 發票資訊識別模板？

此模板利用 OpenAI 的 gpt - 4o 模型自動提取發票中的關鍵資訊，幫助企業或個人減少手動錄入，提高財務資料管理效率。它能優化工作流程，減少人為錯誤，提高資料準確性。例如，財務團隊使用此模板後，每月處理發票的時間可大幅縮短，同時降低因手動輸入錯誤而導致的財務風險。

模板如何工作

發票上傳識別：提供上傳發票的表單快捷入口，方便使用者快速提交發票。
發票自動識別與處理：運用 AI 視覺模型 gpt - 4o 掃描發票圖片並提取關鍵內容，還可自定義提示語句抓取所需資訊。比如，企業可以根據自身需求，讓 AI 重點識別特定的費用項目。
發票資料：儲存發票圖片和 AI 識別的關鍵資訊，如發票編號、日期、總金額等，便於日後查詢和管理。

使用步驟

配置並啟用 AI 發票識別資料庫：
1. 填寫 OpenAI 的 API token。進入 OpenAI 開發者平台將 OPENAI_API_KEY 複製並粘貼到 發票自動識別與處理 自動化的 通過 OpenAI 提取發票資訊 運行腳本配置中。
2. 啟用 AI 發票識別資料庫 自動化。
上傳發票進行識別：進入 發票上傳識別 表單上傳發票圖片並提交，數秒後，即可在 發票資料 表內看到 AI 識別出來的資料。

使用場景

自動化發票處理：通過自動化識別和記錄發票，提高財務工作效率，讓財務人員有更多時間進行分析和決策。
批量發票處理：一次性高效處理多張發票，節省時間，特別適用於月末或季末的發票集中處理。
財務資料管理：減少手動錯誤，提高財務資料準確性，為企業的財務報表提供可靠數據。
費用跟蹤：輕鬆提取和整理發票中的費用資訊，方便企業進行成本控制和預算管理。

適用用戶

財務團隊：自動提取發票數據，減少手動工作量，提升工作效率和準確性。
中小企業（SMEs）：優化發票管理和財務跟蹤，節省人力成本，提升企業運營效率。
會計專業人士：提升批量管理發票的效率，更好地服務客戶。
採購部門：簡化採購訂單和供應商發票處理，加快採購流程。

FAQ

可以識別哪些類型的發票？
本模板支持識別大部分電子交易憑證，包括常見的電子發票、收據和採購訂單等。AI 會自動提取發票中的發票編號、總計、日期、截止日期、產品服務、開票對象，幫助高效整理財務數據。若想查看示例，可前往 發票數據 表，參考已上傳的發票樣本。
支持哪些圖片格式？可以識別 PDF 嗎？
目前，本模板支持以下圖片格式：PNG (.png)、JPEG (.jpeg / .jpg)、WEBP (.webp)，但暫不支持 PDF (.pdf) 文件的直接識別。為確保識別效果，建議上傳清晰、無過度壓縮的圖片，並確保文件大小不超過 20MB 。
如何修改或增加需要識別的信息？
- 若有開發經驗，可進入 發票自動識別與處理 自動化，直接修改腳本代碼，以適配需求。
- 若無代碼基礎，也無需擔心。以下是添加「銷售稅」字段識別的詳細修改示例：
🔖 修改示例：添加“銷售稅”字段識別
假設需 AI 識別發票中的 銷售稅 並記錄到數據表中，可按以下步驟操作：
1. 在數據庫中增加“銷售稅”字段
首先，進入 發票數據 表，添加一個新的字段 “銷售稅”，用於存儲 AI 識別的銷售稅金額。

2. 修改 AI 識別邏輯
1. 進入 發票自動識別與處理 自動化，找到 “通過 OpenAI 提取發票信息” 運行腳本。
2. 滑動到第 21 行，修改 AI 的提示語句，讓它在提取發票信息時包含 銷售稅 相關數據。如在已預置好的提示語句尾加上 Sales_tax: 10.00 。
3. 觸發自動化並檢查識別結果
1. 在 發票數據 表中新建一條記錄，並上傳發票圖片，觸發自動識別。
2. 進入 發票自動識別與處理 自動化的 運行歷史，查看最近的一條歷史記錄，展開 拆分發票信息 運行腳本的輸出信息，確認是否成功識別 銷售稅。
4. 配置“銷售稅”字段自動填充
1. 返回 發票自動識別與處理 自動化頁面，進入 更新記錄 配置頁。
2. 點擊添加 “銷售稅” 字段，並將 拆分發票信息 的 Sales_Tax 變量標籤填入其中，保存配置。
5. 驗證最終識別效果
上傳一張包含銷售稅的發票圖片，等待自動化運行完成，查看 發票數據 表，確認 銷售稅 信息是否正確識別和填充。

🎉 大功告成！現在，AI 發票識別模板已支持“銷售稅”字段的提取啦！