破解跟蹤項目進度難題，Bika.ai 自動化工單需求彙報助你輕鬆掌控

Bika

August 07, 2024

2 min read

在如今競爭激烈的商業環境中，項目管理的效率和精準度至關重要。而跟蹤項目進度，一直是許多團隊和企業面臨的棘手難題。你是否曾經遭遇以下這些令人頭疼的場景？

一、項目進度跟蹤的困境

信息碎片化各個部門和人員提交的工單、需求以及 BUG 反饋分散在不同的渠道和文件中，難以整合和梳理，導致信息混亂，影響決策的準確性。
手動操作繁瑣靠人工收集、匯總和催促處理這些信息，不僅耗時費力，還容易出現疏漏和錯誤，大大降低了工作效率。
溝通不暢團隊成員之間的溝通不夠及時和透明，導致問題得不到迅速解決，進而拖延項目進度。
缺乏有效監控難以實時掌握項目的最新進展，無法及時發現潛在風險和問題，使得項目容易偏離預期目標。

面對這些困境，Bika.ai 的「AI 自動化工單需求彙報」模板應運而生，為你提供了完美的解決方案。

二、Bika.ai 的權威性

Bika.ai 在跟蹤項目進度的場景中進行了深入的研究和大量的實踐反饋。我們充分了解各行各業在項目管理方面的痛點和需求，並基於此精心打造了這款專業且實用的模板。

我們的研發團隊由一群具有豐富經驗的專家組成，他們精通項目管理、人工智能技術以及業務流程優化。經過反覆試驗和優化，確保了模板的可靠性和有效性。

三、模板的價值

點擊使用

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提升效率自動化收集、整理和分析工單、需求和 BUG 信息，大大節省了人力和時間成本，讓你的團隊能夠將更多精力投入到核心業務中。
降低錯誤率避免了人工操作可能帶來的疏漏和錯誤，保障了數據的準確性和完整性。
增強溝通協作實時共享信息，讓團隊成員之間的溝通更加及時、透明和高效，促進協同工作。
定制化與靈活性可以根據你的具體業務需求和流程進行定制化設置，滿足不同項目和團隊的獨特要求。
節約成本通過提高效率和減少人力投入，降低了項目管理的成本。

不僅如此，這款模板適用於多種行業和角色，例如：

项目经理：能夠全面掌控項目進度，及時做出調整和決策。
開發人員：快速了解需求和問題，提高開發效率。
測試工程師：精準跟蹤 BUG，確保產品質量。
產品負責人：更好地把握用戶需求和項目方向。
客戶支持：及時響應客戶的問題和需求，提升客戶滿意度。

四、模板的架構與執行

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模板的構成「AI 自動化工單需求彙報」模板包含一張表單、一個數據表和兩個自動化任務。
- 自動化任務“自動發送需求/BUG 提醒”：在表單提交需求或者 BUG 時，自動觸發提醒通知。
- 自動化任務“AI 自動匯總報告”：每周五下午 5 點執行一次，匯總本周收集的所有工單，並發送 AI 匯總報告。
- 數據表“需求與 BUG 反饋表”：用於存儲用戶反饋和 BUG 信息，並指定每條記錄的狀態。
- 表單“問題反饋表單”：用於給內部和外部人員提交反饋工單。
具體使用步驟

（1）安裝模板將本模板安裝到你的 Bika 空間站中。如果你需要同時管理多個項目，可以重複多次安裝本模板。一個模板對應一個項目。

（2）錄入新反饋模板已經創建了一個數據表“需求與 BUG 反饋表”和表單“問題反饋表單”，你可以直接在表單中提交數據，提交的數據將會自動錄入到數據表中。

（3）配置自動化任務進入“自動發送需求/BUG 提醒”自動化任務的編輯界面，你可以修改任務的觸發條件和執行動作。另外，我們準備了一個可選項，可以將用戶反饋的消息直接發送到企業微信群。

（4）測試自動化任務（發送工單反饋提醒）我們已經默認開啟了“問題反饋表單”的自動化任務，你可以在表單提交需求或者 BUG 時，查看是否成功發送提醒通知。

（5）測試自動化任務（發送報告）在自動化任務編輯界面，點擊“立即運行”按鈕，手動觸發自動化任務，查看是否成功發送提醒通知。

（6）啟動自動化任務在自動化任務編輯界面，點擊“啟用”按鈕，即可啟動自動化任務。自動化任務會在表單提交時自動觸發，發送需求/BUG 提醒。發送報告的任務會在每周五下午 5 點自動執行，發送 AI 匯總報告。

五、常見問題解答

如何更改提醒時間和頻率？你可以在自動化任務的編輯界面修改觸發條件設定的時間和頻率。自動化任務根據設定的時間和頻率來執行，然後發送提醒通知。
如何將新反饋添加到數據表？打開“需求與 BUG 反饋表”數據表，點擊工具欄中的“新增記錄”即可新增反饋。或者，你也可以在“問題反饋表單”中提交反饋，系統會自動將反饋添加到數據表中。
如果我想停止自動發送提醒怎麼辦？你可以在自動化頁面關閉開關以停止自動發送提醒。
如何查看和管理匯總報告？每周五下午 5 點，自動化任務會生成並發送匯總報告。你可以在數據表中查看所有記錄，並通過報告了解本周收集的所有工單和處理狀態。
如何隱藏表單的字段？表單的字段與數據表裡的視圖是關聯關係，在該模板裡，表單的字段默認與數據表裡的“問題反饋表單”視圖字段一致。如果你想隱藏表單的字段，你可以在數據表裡隱藏對應的視圖字段即可。

不要再讓跟蹤項目進度的難題困擾你的團隊，趕快使用 Bika.ai 的「AI 自動化工單需求彙報」模板，讓你的項目管理輕鬆高效，實現業務的飛速發展！

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