習慣トラッカーを超えて：自動化による効率的な契約管理と習慣形成

Bika

May 30, 2020

2 min read

習慣とルーチンの構築における課題

多くのプロフェッショナルにとって、一貫した習慣と効果的なルーチンを構築し維持することは、生産性と幸福感にとって不可欠です。しかし、これはしばしば困難な作業です。時間の不足や、やる気の低下、ステップの忘れ、忙しいワークフローへの習慣の組み込みなど、様々な問題に直面します。例えば、営業担当者は新しい顧客獲得のための習慣を維持しながら、既存の顧客との契約管理のルーチンを見失うことがあります。また、財務担当者は支払いの追跡や請求書の管理など、多くのタスクをこなしながら、定期的なレポート作成の習慣を維持するのが難しい場合があります。

幸いにも、デジタルツールを使うことで、これらの課題を克服する手助けができます。デジタルツールは、私たちが習慣を追跡し、ルーチンを計画し、自動化することを可能にし、より一貫した行動を促進します。

習慣トラッカーとルーチンアプリの紹介

近年、習慣トラッカーやルーチンアプリが人気を博しています。これらのアプリは、ユーザーが習慣の達成を追跡し、ストリークを維持し、リマインダーを設定し、目標を設定することを可能にします。「最高の習慣トラッカーアプリ」や「最高のルーチンアプリ」といったキーワードで検索するユーザーが増えており、これらのアプリの魅力が広がっていることがわかります。

代表的な機能としては、習慣の完了をチェックする機能や、連続して習慣を実践した日数を表示するストリーク機能、習慣を実行するタイミングを知らせるリマインダー機能、短期的や長期的な目標を設定できる機能などがあります。人気のある習慣トラッカーアプリとしては、Streaks、HabitNow、Way of Life、Habitify、Habitica などがあります。これらのアプリは、それぞれ独自の特徴や機能を持ち、ユーザーのニーズに応じて選択することができます。

シンプルなトラッキングの限界

しかし、伝統的な習慣トラッカーやルーチンアプリには限界があります。特に、複雑なニーズを持つプロフェッショナルや、「销售合同自动化管理」に関連するワークフローにおいては、その限界が顕著になります。これらのアプリは主に習慣の「完了」を追跡するだけで、タスクや外部プロセスを自動化することはできません。例えば、契約管理のルーチンにおいて、契約の期限が近づいたときに自動的に通知を送ったり、支払いの追跡を自動化したりすることはできません。このため、ユーザーは依然として多くの手作業でタスクをこなす必要があり、一貫性を維持するのが難しい場合があります。

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習慣とルーチンのためのプロアクティブ自動化：Bika.aiの「销售合同自动化管理」テンプレート

Bika.aiのプロアクティブ自動化コンセプトは、シンプルなトラッキングを超えたものを提供します。「销售合同自动化管理」テンプレートは、この自動化の力を利用して、特定のワークフローを自動化し、習慣やルーチンの構築をサポートします。

なぜ「销售合同自动化管理」を使うのか

このテンプレートは、支払い管理の主要な側面を統合することで、集中的なプラットフォームを提供します。財務チームは提携先顧客の支払い状況をリアルタイムで監視でき、資金回収を加速し、キャッシュフロー管理を最適化することができます。

テンプレートの機能

自動化：毎週月曜日に30日以内に期限が切れる契約を自動的にまとめ、毎週月曜日に今週の未払い金額を自動的にまとめます。
顧客情報：提携先顧客の基本情報、連絡先情報や過去の取引データを記録します。
売上契約：すべての売上契約の詳細、契約条件、金額、支払条件を管理します。
売掛金計画：売掛金のスケジュールを計画し、追跡して、タイムリーな回収を保証します。
請求書情報：請求書の詳細情報、請求書番号、金額、請求日を記録します。

使い方

テンプレートのインストール：このテンプレートをあなたのスペースにインストールします。
内容の入力：顧客情報管理はフィールド情報に従って完了し、契約番号と請求書情報は関連付けられた列で、ここでは入力する必要はありません。
**顧客の実際の支払い計画に基づいて、見積もり支払日と計画を記入し、実際の受け取った金額をリアルタイムで更新します。今週の支払い予定額も、「今週の売掛金」の内容に基づいて自動的にまとめられます。
**実際の状況に応じて、売上契約と請求書情報シートを更新します。
自動化の設定：「今週の支払い予定の要約」の自動編集インターフェイスに移動し、自動トリガーとメール送信先を変更できます。
自動化のテスト：自動化の詳細ページで「今すぐ実行」ボタンをクリックして、自動化を手動で実行し、メールボックスがレポートを受け取れるかどうかを確認します。
自動化の有効化：自動化の詳細ページで「有効化」ボタンをクリックして、自動化を開始します。自動化は毎週水曜日の午前10時に実行され、今週支払いが必要な明細を送信します。

このテンプレートは、営業および財務チーム向けに特別に設計されており、特に売掛金の追跡の効率性と正確性を高めたい組織に適しています。特に、複数回の分割払いを伴う契約台帳の管理に役立ち、各契約の実際の金額と予想金額を明確に記録することで、キャッシュフロー管理を最適化します。

例えば、営業担当者が新しい契約を締結すると、その情報が自動的にシステムに登録され、財務担当者は支払いのスケジュールや状況をリアルタイムで把握できます。また、契約の期限が近づくと自動的に通知が送られ、支払いの追跡が自動化されるため、忘れる心配がありません。これにより、チーム全体で一貫した作業ルーチンを維持し、生産性を向上させることができます。

销售合同自动化管理テンプレートを試して、自動化による習慣とルーチンの構築の利点を体験してみてください。

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