「AI 自動化チケット要求レポート」でプロジェクト管理を革新する

Bika

August 07, 2024

2 min read

プロジェクト管理の課題と解決策

プロジェクトを成功させるためには、プロジェクトの進行状況を正確に把握し、チケット、要件、バグを効率的に管理することが不可欠です。しかし、現実には多くのチームがこの管理作業に苦戦しています。

手動での収集、集計、処理作業は膨大な時間と労力を要し、他の重要なタスクに集中できないことがしばしばです。さらに、データの漏れや処理の遅れが発生し、プロジェクトの進行に支障をきたす恐れもあります。

こうした課題を解決するために、Bika.ai の「AI 自動化チケット要求レポート」テンプレートが登場しました。

Bika.ai の研究と権威性

Bika.ai は長年にわたり、プロジェクト管理の分野で深く研究を行ってきました。膨大なデータと実践的なフィードバックを分析し、最適な解決策を模索してきました。

このテンプレートは、その研究成果の集大成として生まれました。業界のベストプラクティスを取り入れ、様々なチームとユーザーのニーズに合わせてカスタマイズされています。

テンプレートがもたらす価値

「AI 自動化チケット要求レポート」テンプレートの導入は、チームの効率性と協力に多大な価値をもたらします。

まず、自動化によって大幅な時間と労力の節約が実現します。手動作業から解放され、チームメンバーは本質的な業務に集中できます。

エラーの発生率も大幅に低減されます。自動化プロセスは正確かつ一貫してデータを処理し、人為的なミスを最小限に抑えます。

カスタマイズ性も高く、各チームの個別のニーズに柔軟に対応できます。

このテンプレートは、プロジェクトマネージャー、開発者、QA エンジニア、プロダクトオーナー、カスタマーサポート、ビジネスアナリストなど、多くの役割の方々にメリットをもたらします。

テンプレートの機能と使用方法

機能

このテンプレートには、フォーム、データベース、2つの自動化タスクが含まれています。

自動化タスク「自動送信要件/バグのリマインド」：要件やバグがフォーム経由で提出されると、自動的にリマインド通知がトリガーされます。
自動化タスク「AI 自動集計報告」：毎週金曜日の午後5時に実行され、その週に収集されたすべてのチケットを集計し、AI 集計レポートを送信します。
データベース「チケット収集」：ユーザーフィードバックおよびバグ情報を保存し、各レコードのステータスを指定するために使用されます。
フォーム「問題フィードバック」：内部および外部の担当者がフィードバックチケットを提出するために使用されます。

使用手順

テンプレートのインストール
- このテンプレートを Bika スペースステーションにインストールします。
- 複数のプロジェクトを同時に管理する必要がある場合は、このテンプレートを複数回インストールできます。1つのテンプレートが1つのプロジェクトに対応します。
新しいフィードバックの入力
- テンプレートはすでに「チケット収集」というデータベースと「問題フィードバック」というフォームを作成しているので、直接フォームにデータを入力できます。
- 入力されたデータは自動的にデータベースに記録されます。
テーブルには、問題の説明、再現手順、期待される結果、関連する添付ファイル、デバイス情報（コンピューター版）、デバイス情報（モバイル版）、連絡先、チケットの種類などのフィールドが含まれています。
自動化タスクの設定
- 「自動送信要件/バグのリマインド」自動化タスクの編集画面に入り、タスクのトリガー条件と実行アクションを変更できます。
また、ユーザーフィードバックのメッセージを直接 WeCom に送信するオプションを用意しています。
- WeCom にメッセージを送信する場合は、こちらを参照してください。
自動化タスクのテスト（チケットフィードバックリマインドの送信）
- デフォルトで問題フィードバックフォームの自動化タスクを有効にしています。
- フォームを通じて要件やバグを提出した際に、リマインド通知が正常に送信されるか確認できます。
自動化タスクのテスト（レポートの送信）
- 自動化タスクの編集画面で「今すぐ実行」ボタンをクリックして、自動化タスクを手動でトリガーし、リマインド通知が正常に送信されるか確認します。
自動化タスクの開始
- 自動化タスクの編集画面で「有効」ボタンをクリックして、自動化タスクを開始します。
- 自動化タスクはフォームが提出されると自動的にトリガーされ、要件/バグのリマインドを送信します。
- レポート送信のタスクは毎週金曜日の午後5時に自動的に実行され、AI 集計レポートを送信します。

対象ユーザーと特徴

このテンプレートは、次のような方に最適です：

プロジェクトマネージャー：プロジェクトのチケット、要件、およびバグを効率的に管理する必要がある。
開発者：フィードバックを迅速に理解し、処理する必要がある。
QA エンジニア：バグ情報を収集し、追跡する必要がある。
プロダクトオーナー：プロジェクトの進行状況およびユーザーフィードバックを理解する必要がある。
カスタマーサポート：ユーザーの問題や要件を収集する必要がある。
ビジネスアナリスト：ユーザーの要件とプロジェクトの進行状況を分析し、集計する必要がある。

このテンプレートの主な特徴は以下の通りです：

効率的な管理：チケット、要件、およびバグの管理を自動化し、プロジェクト管理の効率を向上させます。
迅速なフィードバック：リマインド通知を自動的に送信し、問題の迅速な処理を確保します。
集計レポート：毎週自動的に集計レポートを生成し、チームがプロジェクトの進行状況を理解するのに役立ちます。
漏れの防止：自動化プロセスにより、すべての問題が迅速に処理および追跡されることを保証します。

よくある質問

リマインド時間と頻度を変更するには？
- 自動化タスクの編集画面でトリガー条件の設定時間と頻度を変更できます。自動化タスクは設定された時間と頻度に基づいて実行され、その後リマインド通知を送信します。
新しいフィードバックをデータベースに追加する方法は？
- チケット収集データベースを開き、ツールバーの「新規レコード」をクリックしてフィードバックを追加します。
- 問題フィードバックフォームにフィードバックを提出すると、システムが自動的にフィードバックをデータベースに追加します。
自動送信リマインドを停止するには？
- 自動化ページでスイッチをオフにして、自動送信リマインドを停止できます。
集計レポートを確認および管理するには？
- 毎週金曜日の午後5時に、自動化タスクが集計レポートを生成し、送信します。
- データベース内のすべてのレコードを確認し、レポートを通じて収集されたチケットとその処理状況を把握できます。
フォームフィールドを隠す方法は？
- フォームフィールドはデータベース内のビューと関連しています。
- このテンプレートでは、フォームフィールドはデフォルトでデータベース内の問題フィードバックビューのフィールドと一致します。
- フォームフィールドを隠したい場合は、データベース内の対応するビューのフィールドを隠してください。

皆さん、今すぐ「AI 自動化チケット要求レポート」テンプレートを使って、プロジェクト管理の効率を飛躍的に高めましょう！

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