Airtable Alternative for 行政人員: 付款發票定期催收

Bika

August 14, 2024

2 min read

行政人員辦公室的自動化挑戰

在現今的辦公環境中，行政人員常常面臨著諸多繁瑣的任務和問題，其中付款發票定期催收就是一個典型的頭疼事。這不僅耗費大量的時間和精力，而且容易出現疏漏和錯誤。因此，尋求有效的自動化工具來解決這些問題變得尤為重要。Airtable 通常是許多人首先考慮的選擇，但如果您正在尋找 Airtable 的替代方案，不妨考慮一下 Bika.ai 的模板付款發票定期催收。

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Airtable 與 Bika.ai：關鍵特性對比

特性	Airtable	Bika.ai
定價	免費提供，付費計劃從 20 美元/用戶/月起	免費提供，付費計劃從 9.99 美元/用戶/月起
平台類型	無代碼數據庫	無代碼 AI 自動化數據庫
易用性	對於非技術用戶，基礎結構較為復雜	目錄樹結構易於使用，對普通用戶友好
每個數據庫的記錄數	商業計劃中每個基礎最多 125,000 條記錄	團隊計劃中每個數據庫最多 1,500,000 條記錄
自動化	具有有限的觸發器和操作的基本自動化功能	具有廣泛的觸發器和操作的先進自動化功能
模板	模板不包括自動化能力，且無法自動化發布和共享	大量即插即用的具有預設內容的 AI 自動化模板，支持自動化發布和共享
存儲	每個基礎 100GB 的附件	每個空間 800GB
API	有限的 API	API 優先的平台，使每個功能都是自動化的集成端點

Bika.ai 針對行政人員需求的精心設計

Bika.ai 的團隊深入研究了行政人員群體，基於行業經驗和對用戶需求的深入理解，結合市場實踐，精心設計了付款發票定期催收模板。

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Bika.ai 為行政人員帶來的價值

行政人員在工作中常常需要面對各種各樣的挑戰，而 Bika.ai 的付款發票定期催收模板能夠為他們提供極大的幫助。例如，通過定期發票提醒功能，行政人員不再需要手動跟進，大大提高了效率，節省了時間。未付發票追蹤功能可以確保每一張發票都能得到及時處理，減少了遺漏和錯誤的可能性。

發票催收報告功能讓行政人員能夠清晰地了解整個催收進度和結果，方便向上級匯報和做出決策。在與供應商溝通方面，模板提供了便捷的渠道和方式，使溝通更加高效和順暢。

發票記錄維護功能確保了所有發票信息的準確性和完整性，方便後續的查詢和統計。發票爭議解決功能可以快速定位和處理發票中的問題，避免不必要的糾紛和損失。

月度發票審查功能幫助行政人員及時發現問題，並採取相應的措施。發票提醒郵件功能自動發送提醒，確保各方都能及時收到通知。

付款趨勢分析功能讓行政人員可以了解公司的付款情況，為財務規劃提供依據。法規遵從性檢查功能確保公司的發票管理符合相關法規要求，降低法律風險。

財務摘要準備功能簡化了財務報告的製作過程，提高了工作效率。審計支持功能為公司的內部審計和外部審計提供了有力的支持。

發票催收監督功能讓管理層可以實時了解催收工作的進展情況，進行有效的監督和管理。付款請求審批功能確保付款流程的規範和安全。

發票詳細驗證功能保證了發票的真實性和合法性，防止欺詐行為。發票付款記錄功能讓每一筆付款都有跡可循，方便查詢和核對。

發票差異調解功能及時處理發票中的差異問題，保證賬目的準確性。會計系統更新功能確保發票信息與會計系統的同步更新，提高財務工作的效率和準確性。

供應商查詢處理功能方便行政人員及時回應供應商的查詢，維護良好的合作關係。發票報告準備功能可以快速生成各種發票報告，滿足不同的需求。

內部審計執行功能有助於發現內部管理中的問題，完善內部控制制度。發票流程優化功能不斷改進發票管理流程，提高工作效率和質量。

自動化解決方案實施功能最大程度地減少了人工干預，降低了人為錯誤的風險。及時付款確保功能有利於維護公司的信譽和合作關係。

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行政人員如何使用 Bika.ai 的付款發票定期催收模板

安裝模板：將本模板安裝到您的 Bika 空間站中。如果您需要同時管理多個項目，可以重複多次安裝本模板。
分配財務經理角色：您需要邀請財務經理加入空間站。可以設置角色為“財務經理”然後創建邀請鏈接。
配置自動化任務：進入“自動催收發票”自動化任務的編輯界面，您可以修改任務的觸發條件和執行動作。
初始化請款人信息：在發票管理中設置好對應的請款人信息，以便在催收發票時發送信息用。
測試自動化任務（發送催收提醒）：我們已經默認開啟了“自動催收發票”的自動化任務，您可以在每月 25 號上午 10 點查看是否成功發送提醒通知。也可以直接點擊“立即運行”來測試是否收到提醒通知。
提交發票：請款人可以通過已收到的催收提醒中提交發票，系統會自動將發票添加到“發票管理”數據表中。
確認發票：當請款人提交了發票後，財務經理將會收到提交發票的提醒，需要確認提交的發票是否正確。
查看提交的發票：在發票管理中，您可以查看所有提交的發票信息，包括發票狀態、提交人、提交時間等。

如何從 Airtable 切換到 Bika.ai

切換其實很簡單：

從 Airtable 以 CSV 或 Excel 格式導出您的數據。
註冊 Bika.ai 並使用其數據導入工具轉移您的數據。
在 Bika.ai 中設置您的自動化模板，立即開始體驗 AI 自動化的好處。

總之，Bika.ai 的付款發票定期催收模板是行政人員提高工作效率、降低工作壓力、確保財務流程順暢的理想選擇。趕快行動起來，讓您的工作更加輕鬆高效！

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14-Day Automated Cold-Email Outreach Campaign

This template is designed for cold outreach to influencers, peers, or potential partners. It automates a 14-day email sequence that gradually introduces Bika.ai to your target audience and nurtures engagement. The workflow includes a series of five emails sent on Day 1, Day 2, Day 4, Day 7, and Day 14, with an unsubscribe option in each email. The sequence pauses if the recipient replies or unsubscribes, ensuring that you’re not over-communicating with uninterested prospects. With this template, you can: - Automate cold outreach without the need for manual follow-ups. - Track outreach progress and engagement. - Customize emails to reflect your brand’s voice and offerings. - Reduce manual work by automatically updating the status of email outreach. - Easily manage unsubscribes to maintain a compliant outreach process. 🔖Tip: Please replace the unsubscribe link in your email with the share link to the "Unsubscribe Form" you’ve created.

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