發票記錄維護：為何如此重要？

在當今的商業世界中，發票記錄維護是一項至關重要的任務，但它也常常帶來諸多挑戰。您可能曾經依賴於 Airtable 來解決這些問題，然而，新興的工具 Bika.ai 同樣具有強大的競爭力。

Airtable 與 Bika.ai：關鍵特性一覽

Bika.ai 如何在發票記錄維護場景中脫穎而出？

Bika.ai 在發票記錄維護這一場景中展現出了獨特的優勢。

首先，其直觀的用戶界面布局不同於 Airtable 那種較為繁瑣的“基礎”結構，Bika.ai 的目錄樹布局更為直觀和易用，便於用戶管理各種資源。

其次，在數據容量方面，Airtable 在商業計劃中每個基礎最多支持 125,000 條記錄，而 Bika.ai 在團隊計劃中每個數據庫就可支持高達 1,500,000 條記錄，為處理大量發票數據提供了堅實保障。

再者，Bika.ai 內置的 AI 自動化功能在發票記錄維護中發揮了重要作用。它不僅能定期自動催收已付款發票，確保財務部門及時收到，還能有效地管理發票數據，大大提高了工作效率。

Bika.ai 為團隊協作效率帶來的價值

發票記錄維護的自動化能為團隊協作效率帶來諸多價值。

首先，它顯著提高了效率，節省了大量的時間和人力成本。自動化的催收流程避免了人工跟蹤的繁瑣，減少了錯誤的發生。

其次，Bika.ai 的可定制性使得它能根據不同團隊的具體需求進行調整，滿足各種特殊的發票管理要求。

此外，其便捷性和成本節約的特點也使更多的團隊受益。諸如財務經理、行政人員、會計、團隊領導和人力資源經理等都能從中獲益。

如何使用 Bika.ai 的付款發票定期催收模板？

1. 安裝模板：將模板安裝到您的 Bika 空間站中，如有多個項目，可多次安裝。
2. 分配財務經理角色：邀請財務經理加入空間站，設置為“財務經理”角色並創建邀請鏈接。
3. 配置自動化任務：進入“自動催收發票”自動化任務的編輯界面，可修改觸發條件和執行動作。
4. 初始化請款人信息：在“發票管理”中設置好對應的請款人信息。
5. 測試自動化任務：可在每月 25 號上午 10 點查看是否成功發送提醒通知，或直接點擊“立即運行”測試。
6. 提交發票：請款人可通過催收提醒提交發票，系統自動添加至“發票管理”數據表。
7. 確認發票：財務經理收到提交發票的提醒並確認。
8. 查看提交的發票：在“發票管理”中查看所有提交的發票信息。

如何從 Airtable 切換到 Bika.ai？

切換過程十分簡單：

首先，從 Airtable 中以 CSV 或 Excel 格式導出您的數據。

接著，註冊 Bika.ai 並使用其數據導入工具將數據轉移。

最後，在 Bika.ai 中設置您的自動化模板，立即享受 AI 自動化帶來的便利。

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