解決發票記錄維護難題，Bika.ai 付款發票定期催收模板助你輕鬆應對
在商務活動中，發票記錄維護一直是個讓人頭疼的問題。你是否曾遭遇過以下這些困境？
一、發票記錄維護的場景困境
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財務部門苦等發票，工作進度受阻 許多企業的財務部門常常面臨著發票遲遲未到的情況，導致財務核算、報稅等工作無法及時進行，嚴重影響了工作效率和財務流程的順暢性。
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請款人忘記提交發票，造成報銷延誤 員工在請款後，容易因各種原因忘記提交發票，不僅自己的報銷受到影響，也給公司的財務管理帶來混亂。
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發票管理混亂，數據難以核對 大量的發票分散在各處，沒有有效的管理系統，使得發票的整理、核對和存檔變得極其困難，容易出現遺漏和錯誤。
面對這些困境，Bika.ai 的付款發票定期催收模板將是你的得力助手！
二、Bika.ai 的權威性
Bika.ai 對發票記錄維護這一場景進行了深入的研究和實踐反饋。我們充分了解企業在發票管理方面的痛點和需求，並根據不同行業和企業規模進行了定制化的設計。
我們的專業團隊不斷優化和完善模板，以確保其適應各種復雜的業務場景，為你提供最可靠、高效的解決方案。
三、付款發票定期催收模板的價值
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提升團隊協作效率 通過自動化的催收機制，確保請款人按時提交發票，財務部門能及時處理，整個流程更加高效流暢，大大減少了內部溝通和等待的時間成本。
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節省時間和人力 不再需要人工反覆催促，解放了財務和行政人員的精力，讓他們能專注於更重要的工作。
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降低出錯概率 自動化流程避免了人工操作可能帶來的遺漏和錯誤，提高了發票管理的準確性。
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可定制性強 模板可以根據你企業的具體需求進行靈活配置，滿足不同的管理模式和流程要求。
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方便快捷 操作簡單易懂，無需複雜的培訓，員工能迅速上手使用。
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降低成本 提高工作效率的同時，也降低了企業在發票管理方面的隱形成本。
不僅如此，這款模板適用於多種人群：
- 財務經理：可以更有效地掌控發票流程，提高財務管理的精準性。
- 行政人員：協助員工順利提交發票，簡化報銷流程。
- 會計：方便整理和核對發票數據，提升工作質量。
- 團隊領導：及時了解團隊成員的報銷情況，掌握資金流向。
- 人力資源經理：規範員工的報銷流程，提高人力資源管理的效率。
四、使用付款發票定期催收模板的執行步驟
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安裝模板 將模板安裝到你的 Bika 空間站中。如果你有多個項目需要管理，可以多次安裝，一個模板對應一個項目。
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分配財務經理角色 邀請財務經理加入空間站，並設置其角色為“財務經理”，然後創建邀請鏈接。
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配置自動化任務 進入“自動催收發票”自動化任務的編輯界面，你可以根據實際需求修改任務的觸發條件和執行動作。默認情況下，每月 25 號上午 10 點會自動向未提供發票的請款人催收發票。
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初始化請款人信息 在發票管理中設置好相應的請款人信息，以確保在催收發票時能準確發送信息。
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測試自動化任務（發送催收提醒） 默認開啟的“自動催收發票”自動化任務，你可以在每月 25 號上午 10 點查看是否成功發送提醒通知。也可以選擇直接點擊“立即運行”來測試是否能收到提醒通知。
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提交發票 請款人收到催收提醒後，可以通過其中的鏈接提交發票，系統會自動將發票添加到“發票管理”數據表中。
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確認發票 當請款人提交了發票後，財務經理會收到提醒，需要確認提交的發票是否正確。
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查看提交的發票 在“發票管理”中，你可以隨時查看所有提交的發票信息，包括發票狀態、提交人、提交時間等。
五、常見問題解答
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如何更改提醒時間和頻率？ 你可以在自動化任務的編輯界面修改觸發條件設定的時間和頻率，自動化任務將按照你設定的時間和頻率執行並發送提醒通知。
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如果我想停止自動發送提醒怎麼辦？ 你可以在自動化頁面關閉開關，即可停止自動發送提醒。
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如何查看和管理發票數據？ 所有提交的發票信息都存放在“發票管理”數據表中，你可以方便地查看和管理。
不要再讓發票記錄維護的問題困擾你的企業，趕快使用 Bika.ai 的付款發票定期催收模板，讓你的財務管理更加高效、有序！
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