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解決行政難題：Bika.ai 發票整理提醒模板的神奇之處

解決行政難題：Bika.ai 發票整理提醒模板的神奇之處

author
Bika
date
August 07, 2024
date
1 min read

在現今快節奏的商務世界中，行政任務的繁瑣常常讓人頭疼不已。尤其是在發票管理這一環節，不僅涉及大量的數據整理，還要確保每個同事都能及時提交，這無疑是一項巨大的挑戰。你是否也曾為此感到苦惱？

Bika.ai 的發票整理提醒模板正是為了解決這一難題而生！

權威性

Bika.ai 在簡化行政任務的場景應用方面進行了深入的研究和實踐反饋。我們充分了解財務和行政人員在發票管理上的痛點，並根據不同的用戶需求和市場特點，精心打造了這款發票整理提醒模板，旨在提高效率、節省時間。

點擊使用

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價值體現

這款模板能為團隊協作效率帶來諸多驚喜。首先，它大大提高了工作效率，自動化的提醒和收集流程，讓你不再需要手動逐一催促同事，節省了大量的時間和精力。其次，降低了人為失誤的可能性，確保發票信息的準確性和完整性。再者，模板具有高度的可定制性，你可以根據公司的具體需求靈活設定提醒時間和頻率。此外，它使用方便，無需復雜的操作培訓，上手即用。不僅如此，還能為公司節省成本，避免了因人工管理帶來的不必要開支。

不論是財務經理、行政人員、員工、會計、團隊領導還是人力資源經理，都能從中受益。

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執行方法

接下來，讓我們一起看看如何使用這款神奇的模板：

  1. 安裝模板：將模板安裝到你的 Bika 空間站中。如果有多個項目需要管理，可以多次安裝，一個模板對應一個項目。
  2. 配置自動化任務：進入“自動向成員催收發票”自動化任務的編輯界面，你可以根據實際需求修改任務的觸發條件和執行動作。默認為每月 25 號上午 10 點發送提醒，如果你希望更改，可在“設置”頁面中找到該任務並點擊“編輯”按鈕，在“觸發條件”中設置提醒時間。
  3. 測試自動化任務（發送催收提醒）：我們默認開啟了“上傳發票”的自動化任務，你可以在每月 25 號上午 10 點查看是否成功發送提醒通知，也可以直接點擊“立即運行”來測試是否收到提醒通知。
  4. 提交發票：員工可以通過已收到的催收提醒中提交發票，系統會自動將發票添加到“成員提交的發票”數據表中。
  5. 查看提交的發票：所有提交的發票信息都將存放在“成員提交的發票”數據表中，你可以隨時查看和管理。

常見問題解答：

  1. 如何更改提醒時間和頻率？你可以在自動化任務的編輯界面修改觸發條件設定的時間和頻率。
  2. 如何將新發票添加到數據表？打開“成員提交的發票”數據表，點擊工具欄中的“新增記錄”即可新增發票。或者，你也可以在已收到的任務提醒中提交，系統會自動將發票添加到數據表中。
  3. 如果我想停止自動發送提醒怎麼辦？你可以在自動化頁面關閉開關以停止自動發送提醒。
  4. 如何查看和管理發票數據？所有提交的發票信息將存放在“成員提交的發票”數據表中，你可以隨時查看和管理這些數據。

趕快使用 Bika.ai 的發票整理提醒模板，讓你的行政工作變得輕鬆高效！

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