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發票管理不再困難！Bika.ai 發票整理提醒模板讓工作輕鬆高效

發票管理不再困難！Bika.ai 發票整理提醒模板讓工作輕鬆高效

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Bika
date
August 07, 2024
date
1 min read

在現今的商務活動中，管理發票數據已成為許多企業和團隊面臨的棘手問題。財務與行政人員常常深陷於繁瑣的發票收集、整理和核對工作中，不僅耗費大量時間和精力，還容易出現疏漏和錯誤。這不僅影響了工作效率，也可能給企業帶來財務風險和不必要的麻煩。你是否也正為此感到苦惱？

Bika.ai 的發票整理提醒模板正是為解決這一難題而誕生！

權威背書

Bika.ai 對管理發票數據這一場景進行了深入的研究和大量的實踐反饋。我們深知在這一過程中，人們所面臨的種種困難和挑戰，並根據不同的受眾和市場需求，精心打造了這一高效實用的模板。我們的專業團隊不斷優化和完善，旨在為你提供最優質的服務，幫助你提升效率、節省時間。

價值凸顯

點擊使用

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這一模板的自動化管理發票數據功能，為團隊協作效率帶來了巨大的價值。

首先，它極大地提高了工作效率。以往人工催收發票的方式不僅耗時，而且容易出現遺漏。而現在，每月 25 日上午 10 點自動向成員催收發票，確保了發票收集的及時性。

其次，節省了大量時間。員工可以快速拍照上傳發票，財務和行政人員不再需要逐一催促，大大縮短了整個流程所需的時間。

再者，有效減少了錯誤。自動化流程避免了人工操作可能出現的疏漏和誤差，保證了發票數據的準確性。

此外，它還具有高度的可定制性。你可以根據實際需求修改任務的觸發條件和執行動作，使其完全符合你的工作流程。

不僅如此，這一模板的應用場景非常廣泛。無論是財務經理、行政人員、員工、會計、團隊領導還是人力資源經理，都能從中受益。

執行指南

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接下來，讓我們一起了解如何使用這一神奇的模板。

  1. 安裝模板

    • 將本模板安裝到你的 Bika 空間站中。如果你需要同時管理多個項目，可以重複多次安裝本模板，一個模板對應一個項目。

  2. 配置自動化任務

    • 進入“自動向成員催收發票”自動化任務的編輯界面，你可以修改任務的觸發條件和執行動作。如果沒有設置，則默認為每月 25 號上午 10 點發送提醒。
    • 你可以在“設置”頁面中，找到“自動向成員催收發票”自動化任務，點擊“編輯”按鈕，在“觸發條件”中設置提醒時間。

  3. 測試自動化任務（發送催收提醒）

    • 我們已經默認開啟了“上傳發票”的自動化任務，你可以在每月 25 號上午 10 點查看是否成功發送提醒通知。也可以直接點擊“立即運行”來測試是否收到提醒通知。

  4. 提交發票

    • 員工可以通過已收到的催收提醒中提交發票，系統會自動將發票添加到“成員提交的發票”數據表中。

  5. 查看提交的發票

    • 所有提交的發票信息將存放在“成員提交的發票”數據表中，你可以隨時查看和管理。

常見問題解答

  1. 如何更改提醒時間和頻率？

    • 你可以在自動化任務的編輯界面修改觸發條件設定的時間和頻率。自動化任務根據設定的時間和頻率來執行，然後發送提醒通知。

  2. 如何將新發票添加到數據表？

    • 打開“成員提交的發票”數據表，點擊工具欄中的“新增記錄”即可新增發票。或者，你也可以在已收到的任務提醒中提交，系統會自動將發票添加到數據表中。

  3. 如果我想停止自動發送提醒怎麼辦？

    • 你可以在自動化頁面關閉開關以停止自動發送提醒。

  4. 如何查看和管理發票數據？

    • 所有提交的發票信息將存放在“成員提交的發票”數據表中，你可以隨時查看和管理這些數據。

不要再被發票管理的問題所困擾，趕快使用 Bika.ai 的發票整理提醒模板，讓你的工作更加輕鬆高效！

bika cta

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