解鎖高效數位生活：2025年「我的應用程式」管理、優化與自動化指南

Bika

June 26, 2025

3 min read

不斷擴展的數位工具包：了解2025年的「我的應用程式」

在2025年，我們大多數人都依賴於多樣化的數位工具包，也就是一組「我的應用程式」，它們為我們日常的工作和生活提供動力。從溝通到專案管理，從資料分析到創意工作，我們對這些個別應用程式的依賴程度極高。「我的應用程式」集合起來，構成了我們個人的數位生態系統，它們是我們在數位世界中運作的核心。

然而，管理這個不斷擴展的數位生態系統往往會導致碎片化、情境切換和生產力降低等問題。例如，在工作中，我們可能需要在通訊軟體、專案管理工具、文件編輯軟體等多個應用程式之間切換，不僅浪費時間，還容易打斷工作思路。而且不同應用程式之間可能存在資料孤島，使得資料難以共享和整合。

:::: key-takeaways ::::

現代人高度依賴多個應用程式來處理工作和生活事務。
「我的應用程式」指的是個人的數位生態系統。
管理眾多應用程式常見的挑戰包括碎片化、情境切換和資料孤島。 ::::

「我的應用程式」的組織與優化策略

面對日益龐雜的應用程式，我們需要一些策略來使其井然有序，從而提升生產力。

分類

可以按照功能對應用程式進行分組，例如將通訊類的微信、LINE等歸為一類；專案管理類的Trello、Asana等歸為一組；設計類的Adobe系列軟體歸為一類。這樣在需要使用時，能快速定位到所需的應用程式。

整合

審視自己的應用程式，找出功能重複的應用，選擇其中最適合自己需求的作為主要工具。比如，有些日曆應用程式和待辦事項應用程式都有提醒功能，可選擇一個功能更強大、使用更順手的保留，刪除或停用其他重複功能的應用。

自訂

針對每個應用程式，根據自己的使用習慣自訂設定和通知。例如，將常用的功能按自己的操作順序排列，關閉不必要的通知，以免被過多訊息打擾，影響工作效率。

定期檢視

定期審查自己的應用程式使用情況，對於長時間未使用的應用程式，可以考慮卸載或停用，保持應用程式庫的精簡。

在優化所有「我的應用程式」，或稱「my apos」，以達到最佳效能的過程中，一個組織良好的「我的應用程式」集合是提高生產力的基礎。 template-detail1.en

超越個別應用程式：整合與自動化的力量

僅僅對應用程式進行組織和優化還不夠，真正提升生產力的飛躍來自於讓「我的應用程式」彼此「溝通」。這時候就需要工作流程自動化平台，例如Zapier（https://zapier.com/ ）、Make.com（https://www.make.com/ ）等，它們可以連接不同的應用程式，打破應用程式之間的孤立狀態。

以Zapier為例，它能在不同應用程式之間建立「Zaps」（自動化工作流程），比如當在Gmail收到特定標籤的郵件時，自動在Trello上建立一張新卡片，實現資料同步和任務自動化。Make.com同樣提供了豐富的模板和強大的自動化編輯功能，能創建複雜的工作流程。Airtable（https://www.airtable.com/ ）則是一個兼具資料庫和表格功能的應用程式，常與其他自動化平台配合使用，整合不同來源的資料。

自動化的好處眾多，包括資料同步、自動報表生成、跨應用通知以及簡化的任務管理等。例如，通過自動化可以將銷售資料從銷售管理應用程式自動同步到財務報表應用程式，無需手動複製粘貼，提高工作效率和資料的準確性。 zapier-website airtable-website make-website

用Bika.ai自動化轉變「我的應用程式」

Bika.ai是一個直觀且強大的平台，用於為「我的應用程式」建立自訂自動化。無論技術專長如何，使用者都能通過Bika.ai創建複雜的工作流程，連接自己喜愛的應用程式。

Bika.ai在打破應用程式孤島、創建無縫操作方面發揮著重要作用。它能讓不同功能的應用程式緊密合作，例如將客戶關係管理（CRM）應用程式與行銷自動化工具連接起來，實現更高效的客戶管理和行銷活動。 feature2-proactive-ai-automation

無論是管理用於商業還是個人用途的「my apos」，Bika.ai都能簡化這個過程。

自動化「我的應用程式」：Bika.ai的「AI發票資訊識別」模板

「AI發票資訊識別」模板是Bika.ai如何自動化特定工作流程的具體範例，對於財務團隊、中小企業（SMEs）、會計專業人士以及採購部門等尤為有用。

為什麼使用AI發票資訊識別模板？

本模板利用OpenAI的gpt-4o模型自動提取發票中的關鍵資訊，幫助企業或個人減少手動錄入，提高財務資料管理效率。它能優化工作流程，減少人為錯誤，提高資料準確性。

模板如何工作

發票上傳識別：提供上傳發票的表單快捷入口。
發票自動識別與處理：使用AI視覺模型gpt-4o掃描發票圖片並提取關鍵內容，可自定義提示語句抓取想要的資訊。
發票資料：儲存發票圖片和AI識別的關鍵資訊，如發票編號、日期、總金額等。

使用步驟

配置並啟用AI發票識別資料庫：
- 填寫你的OpenAI的API token。進入OpenAI開發者平台將你的OPENAI_API_KEY複製並粘貼到發票自動識別與處理自動化的通過OpenAI提取發票資訊運行腳本配置中。
- 啟用AI發票識別資料庫自動化。
上傳發票進行識別：進入發票上傳識別表單上傳發票圖片並提交，數秒後，即可在發票資料表內看到AI識別出來的資料。

使用場景

自動化發票處理：通過自動化識別和記錄發票，提高財務工作效率。
批量發票處理：一次性高效處理多張發票，節省時間。
財務資料管理：減少手動錯誤，提高財務資料準確性。
費用跟蹤：輕鬆提取和整理發票中的費用資訊。

適用用戶

財務團隊：自動提取發票資料，減少手動工作量。
中小企業（SMEs）：優化發票管理和財務跟蹤。
會計專業人士：提升批量管理發票的效率。
採購部門：簡化採購訂單和供應商發票處理。

FAQ

可以識別哪些類型的發票？
本模板支持識別大部分電子交易憑證，包括常見的電子發票、收據和採購訂單等。AI會自動提取發票中的發票編號、總計、日期、截止日期、產品服務、開票對象，幫助你高效整理財務資料。如果你想查看示例，請前往發票資料表，參考已上傳的發票樣本。
支持哪些圖片格式？可以識別PDF嗎？
目前，本模板支持以下圖片格式：PNG (.png)、JPEG (.jpeg / .jpg)、WEBP (.webp)，但暫不支持PDF (.pdf)文件的直接識別。注意：為了確保識別效果，建議上傳清晰、無過度壓縮的圖片，並確保文件大小不超過20MB。
如何修改或增加需要識別的資訊？
- 如果你有開發經驗，那太棒了！你可以進入發票自動識別與處理自動化，直接修改腳本程式碼，以適配你的需求。
- 如果你沒有程式碼基礎，也無需擔心！以下是一個詳細的修改示例，你可以跟著步驟進行調整，希望能幫到你。

修改示例：添加「銷售稅」字段識別

假設我們需要AI識別發票中的銷售稅並將其記錄到資料表中，我們可以按以下步驟進行操作：

在資料庫中增加「銷售稅」字段：首先，進入發票資料表，添加一個新的字段**「銷售稅」**，用於儲存AI識別的銷售稅金額。
修改AI識別邏輯：
- 進入發票自動識別與處理自動化，找到**「通過OpenAI提取發票資訊」**運行腳本。
- 滑動到第21行，修改AI的提示語句，讓它在提取發票資訊時包含銷售稅相關資料。如圖所示，我們在已預置好的提示語句尾加上Sales_tax: 10.00。
觸發自動化並檢查識別結果：
- 在發票資料表中新建一條記錄，並上傳發票圖片，觸發自動識別。
- 進入發票自動識別與處理自動化的運行歷史，查看最近的一條歷史記錄，展開拆分發票資訊運行腳本的輸出資訊，確認是否成功識別銷售稅。
配置「銷售稅」字段自動填充：
- 返回發票自動識別與處理自動化頁面，進入更新記錄配置頁。
- 點擊添加**「銷售稅」字段，並將拆分發票資訊**的Sales_Tax變量標籤填入其中，保存配置。
驗證最終識別效果：上傳一張包含銷售稅的發票圖片，等待自動化運行完成，查看發票資料表，確認銷售稅資訊是否正確識別和填充。