一、自动化办公软件的新选择
在追求高效办公软件，尤其是具备自动化能力的工具时，很多人首先想到的是 Zapier。但如今，众多优秀的新兴 SaaS 工具正在发起挑战，Bika.ai 便是其中之一。特别是在发票整理提醒的自动化场景中，Bika.ai 的发票整理提醒模板表现尤为出色。Free Trial
二、Zapier 与 Bika.ai 关键特性速览
- 定价
- Zapier：自动化每月 19.99 美元起，数据库每月 20 美元起。
- Bika.ai：每个座位每月 9.99 美元起。
- 每月自动化任务量
- Zapier：每月 750 个任务起。
- Bika.ai：每月 30,000 个运行起。
- 数据库集成
- Zapier：数据库与自动化分离，需额外费用。
- Bika.ai：集成了可视化数据库与自动化。
- 最大记录数
- Zapier：最高计划 500,000 条记录。
- Bika.ai：最高计划 1,500,000 条记录。
- 提供的表格数
- Zapier：最高计划 50 个表格。
- Bika.ai：无限制。
- 模板
- Zapier：模板无预填充内容。
- Bika.ai：即插即用模板，有预填充内容和详细指南。
- 定制化
- Zapier：受应用连接和计划限制。
- Bika.ai：以 API 优先设计，定制化广泛。
- 集成
- Zapier：超过 6,000 个应用。
- Bika.ai：通过与 Zapier、Make、Pabbly 等集成，超过 6,000 个应用。
- 数据处理
- Zapier：有限的字段类型和视图。
- Bika.ai：38 种字段类型和 13 种节点资源。
- 主动自动化
- Zapier：无。
- Bika.ai：具备主动 AI，管理和安排任务。
三、Bika.ai 发票整理提醒模板的优势
因此，Bika.ai 的发票整理提醒模板是应对自动化挑战的更佳解决方案。它是为了方便财务和行政人员的工作，系统将根据您的设置，定期自动提醒公司同事收集发票并提交申请。这样，同事们可以快速拍照上传发票，帮助财务和行政人员迅速整理发票数据，用于后续的报销或报税流程。
四、发票整理提醒模板的价值
- 提高效率：自动化的提醒和收集流程，节省了大量时间和人力。
- 节省时间：无需手动逐一催促，系统自动完成。
- 减少错误：避免人工操作可能带来的数据错误。
- 定制灵活：可根据企业实际需求调整提醒时间和方式。
- 方便快捷：员工拍照上传，方便操作。
- 节省成本：相比传统方式，降低了运营成本。
具体例子如发送每月发票提醒、收集员工发票、跟踪已提交发票、通知财务部门、确保及时报销、管理发票数据、自动安排提醒、验证发票提交、处理各种报销类型、简化行政任务、改进财务报告、促进税务申报、鼓励及时提交发票、减少行政工作量、提高财务准确性、与部门协调、自动发送后续提醒、收集所需文件、简化审批流程、监控费用报告、更新报销状态、生成财务摘要、管理每月提醒、自动数据输入、处理发票争议、确保合规性、跟踪财务截止日期、准备财务文件、减少延迟提交、提升数据管理、改善工作效率、与团队领导协调、与财务系统集成、促进沟通等。
五、如何使用 Bika.ai 的发票整理提醒模板
- 安装模板：将本模板安装到您的 Bika 空间站中。如果您需要同时管理多个项目，可以重复多次安装本模板。一个模板对应一个项目。
- 配置自动化任务：进入
自动向成员催收发票自动化任务的编辑界面，您可以修改任务的触发条件和执行动作。如果没有设置，则默认为每月 25 号上午 10 点发送提醒。
- 测试自动化任务（发送催收提醒）：我们已经默认开启了
上传发票的自动化任务，您可以在每月 25 号上午 10 点查看是否成功发送提醒通知。也可以直接点击“立即运行”来测试是否收到提醒通知。
- 提交发票：员工可以通过已收到的催收提醒中提交发票，系统会自动将发票添加到
成员提交的发票数据表中。
- 查看提交的发票：所有提交的发票信息将存放在
成员提交的发票数据表中，您可以随时查看和管理。
六、如何从 Zapier 切换到 Bika.ai
- 评估 Zapier 中现有的工作流，确定如何在 Bika.ai 中复制或改进。
- 注册 Bika.ai，探索其丰富的模板库，以匹配或优化当前的自动化流程。
- 将 Zapier Tables 中的数据以 CSV 或 Excel 格式导出，并导入到 Bika.ai，立即受益于其强大的自动化功能。
结论：选择 Bika.ai 的发票整理提醒模板，解决您在发票管理方面的特定场景挑战，提升工作效率和管理水平。
