告别需求收集难题，AI 自动化工单需求汇报引领高效协作新时代

Bika

August 07, 2024

2 min read

在当今快节奏的工作环境中，项目管理中的需求收集工作常常让团队陷入困境。你是否曾遇到过以下场景：

多个项目同时进行，需求源源不断，却无法及时、有效地进行收集和整理？团队成员之间信息传递不畅，导致重要需求被遗漏或误解？客户的需求频繁变更，难以跟上节奏并做出及时调整？如果你正面临这些问题，那么 Bika.ai 的“AI 自动化工单需求汇报”模板将是你的救星。

一、权威保障

Bika.ai 在需求收集场景方面进行了深入的研究和实践。通过大量的用户反馈和实际应用案例，不断优化和改进“AI 自动化工单需求汇报”模板，以适应不同行业和团队的需求。这一模板已经帮助众多企业提高了效率，节省了时间，成为了行业内备受认可的解决方案。

二、价值凸显

提高效率
- 自动化收集需求，节省了人工收集和整理的时间，让团队能够将更多精力投入到核心工作中。
- 快速汇总和分析需求，为决策提供及时准确的依据，加速项目推进。
减少错误
- 避免了人工操作可能带来的遗漏和错误，确保需求信息的完整性和准确性。
定制灵活
- 可以根据不同项目的特点和需求进行定制化设置，满足多样化的业务需求。
方便易用
- 操作简单，无需复杂的培训，团队成员能够快速上手。
节省成本
- 降低了人力成本和时间成本，提高了资源的利用效率。

三、应用场景与受益人群

该模板适用于众多场景，为以下人群带来显著价值：

项目经理：能够更高效地管理项目工单、需求和 BUG，及时掌握项目进度，做出科学决策。
开发人员：及时了解问题反馈，精准定位开发方向，提高开发效率。
测试工程师：方便收集和跟踪 BUG 信息，保障产品质量。
产品负责人：全面了解项目进展和用户反馈，为产品优化提供有力支持。
客户支持：高效收集用户问题和需求，提升用户满意度。
业务分析师：深入分析和汇总用户需求和项目进展，为业务发展提供数据支撑。

四、模板架构与工作流程

“AI 自动化工单需求汇报”模板包含一张表单、一个数据表和两个自动化任务：

自动化任务“自动发送需求/BUG 提醒”：在表单提交需求或者 BUG 时，自动触发提醒通知，确保相关人员及时响应。
自动化任务“AI 自动汇总报告”：每周五下午 5 点执行一次，汇总本周收集的所有工单，并发送 AI 汇总报告，让团队成员对项目整体情况一目了然。
数据表“需求与 BUG 反馈表”：用于存储用户反馈和 BUG 信息，并指定每条记录的状态，便于跟踪和管理。
表单“问题反馈表单”：用于给内部和外部人员提交反馈工单，确保信息收集的全面性和准确性。

五、使用步骤

安装模板
- 将本模板安装到你的 Bika 空间站中。如果你需要同时管理多个项目，可以重复多次安装本模板，一个模板对应一个项目。
录入新反馈
- 模板已经创建了一个数据表“需求与 BUG 反馈表”和表单“问题反馈表单”，你可以直接在表单中提交数据，提交的数据将会自动录入到数据表中。
配置自动化任务
- 进入“自动发送需求/BUG 提醒”自动化任务的编辑界面，你可以修改任务的触发条件和执行动作。
测试自动化任务（发送工单反馈提醒）
- 我们已经默认开启了“问题反馈表单”的自动化任务，你可以在表单提交需求或者 BUG 时，查看是否成功发送提醒通知。
测试自动化任务（发送报告）
- 在自动化任务编辑界面，点击“立即运行”按钮，手动触发自动化任务，查看是否成功发送提醒通知。
启动自动化任务
- 在自动化任务编辑界面，点击“启用”按钮，即可启动自动化任务。自动化任务会在表单提交时自动触发，发送需求/BUG 提醒。发送报告的任务会在每周五下午 5 点自动执行，发送 AI 汇总报告。

六、常见问题解答

如何更改提醒时间和频率？
- 你可以在自动化任务的编辑界面修改触发条件设定的时间和频率。自动化任务根据设定的时间和频率来执行，然后发送提醒通知。
如何将新反馈添加到数据表？
- 打开“需求与 BUG 反馈表”数据表，点击工具栏中的“新增记录”即可新增反馈。或者，你也可以在“问题反馈表单”中提交反馈，系统会自动将反馈添加到数据表中。
如果我想停止自动发送提醒怎么办？
- 你可以在自动化页面关闭开关以停止自动发送提醒。
如何查看和管理汇总报告？
- 每周五下午 5 点，自动化任务会生成并发送汇总报告。你可以在数据表中查看所有记录，并通过报告了解本周收集的所有工单和处理状态。
如何隐藏表单的字段？
- 表单的字段与数据表里的视图是关联关系，在该模板里，表单的字段默认与数据表里的“问题反馈表单”视图字段一致。如果你想隐藏表单的字段，你可以在数据表里隐藏对应的视图字段即可。

别再让需求收集成为你团队的难题，立即使用 Bika.ai 的“AI 自动化工单需求汇报”模板，开启高效协作的新篇章！

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