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皆さん、財務マネージャーや事務スタッフとして、支払い済み請求書の回収監督において多くの困難に直面したことはありませんか？たとえば、請求書の提出が遅れて財務処理が滞る、請求書が紛失してデータの整合性が保てない、手動での追跡が煩雑で効率が低いなど。これらの問題は、業務の流れを滞らせ、時間とコストを浪費してしまいます。
しかし、心配はいりません！Bika.ai の「支払い済み請求書の定期的な回収」テンプレートがこの難題を解決してくれます。
Bika.ai は支払い済み請求書の回収監督シナリオについて深く研究し、多くの実践的なフィードバックを収集しました。このテンプレートは、財務部門や事務部門のニーズに合わせて精緻に設計されており、効率と精度を大幅に向上させることができます。
この自動化テンプレートがもたらす価値は計り知れません。
まず、作業効率が大幅に向上します。自動リマインダーと請求書の自動収集により、手動での追跡作業が不要になり、時間と労力を大幅に節約できます。
次に、タイムリーなフィードバックが実現します。自動的にリマインダー通知が送信されるため、請求書の提出が遅れることがなく、業務がスムーズに進みます。
さらに、データの整理と管理が容易になります。請求書データが集中管理されるため、後処理が迅速かつ正確に行えます。
また、請求書の紛失を大幅に減らすことができ、すべての請求書がタイムリーに処理され、追跡できます。
このテンプレートは、財務マネージャー、事務スタッフ、会計士、チームリーダー、人事マネージャーなど、多くの方々にとって大きな助けとなります。
では、どのようにこのテンプレートを使用すればよいのでしょうか？
テンプレートのインストール このテンプレートをあなたの Bika Space Station にインストールしてください。複数のプロジェクトを同時に管理する必要がある場合は、このテンプレートを複数回インストールすることができます。1 つのテンプレートは 1 つのプロジェクトに対応します。
財務マネージャーの役割の割り当て 財務マネージャーを Space Station に招待する必要があります。役割を「財務マネージャー」と設定し、招待リンクを作成します。
自動化タスクの設定
自動請求書回収の自動化タスクの編集画面に進み、タスクのトリガー条件と実行アクションを変更することができます。既定では、毎月 25 日の午前 10 時に自動的にリマインダーを送信するように設定されています。
支払い者の情報を初期化 請求書管理で対応する支払い者の情報を設定しておくことで、請求書の回収時に情報を送信することができます。
自動化タスクのテスト（回収リマインダーの送信）
自動請求書回収の自動化タスクは既定で有効になっています。毎月 25 日の午前 10 時にリマインダー通知が正常に送信されるかどうかを確認できます。また、「今すぐ実行」をクリックして、リマインダー通知を受け取れるかどうかをテストすることもできます。
請求書の提出 支払い者は受け取った回収リマインダーを通じて請求書を提出でき、システムは自動的に請求書を「請求書管理」データテーブルに追加します。
請求書の確認 支払い者が請求書を提出した後、財務マネージャーは提出された請求書の確認を受け、正確かどうかを確認する必要があります。
提出された請求書の確認 請求書管理では、すべての提出された請求書情報を確認できます。これには請求書の状態、提出者、提出時間などが含まれます。
よくある質問：
リマインダーの時間と頻度を変更する方法は？ 自動化タスクの編集画面でトリガー条件の設定された時間と頻度を変更することができます。自動化タスクは設定された時間と頻度に従って実行され、リマインダー通知を送信します。
自動的にリマインダーを送信を停止するにはどうしたらいいですか？ 自動化ページでスイッチをオフにすることで、自動送信リマインダーを停止することができます。
請求書データを確認および管理する方法は？
すべての提出された請求書情報は請求書管理データテーブルに保管されており、いつでも確認および管理することができます。
皆さん、この素晴らしいテンプレートを使って、支払い済み請求書の回収監督の効率を飛躍的に高めましょう！
