AI 行事曆新境界：PR 公司 CRM 模板如何革新工作流程

Bika

May 27, 2020

2 min read

1. 專業人士的生產力挑戰與 AI 行事曆的興起

對於從事公關等相關工作的專業人士而言，管理複雜的日程安排和工作流程一直是一大挑戰。一般的數位日曆功能有限，難以應付公關工作中諸如媒體聯繫、客戶媒體曝光追蹤等繁瑣且多樣的任務。在公關工作裡，不僅要安排與客戶的會議、媒體活動，還要跟進媒體報導的進度，普通日曆無法有效整合這些資訊，導致工作效率低下，資訊零散難以追蹤。

AI 的出現為此帶來了新的希望，其中以智能的「AI 行事曆」概念最為突出。AI 行事曆不再只是簡單地記錄事件，它能利用人工智能技術，根據使用者的習慣、工作模式以及各種因素，智能地安排日程，自動化處理一些常規的日程安排任務，大大提高了時間管理的效率。

2. 專用 AI 日程安排助手成為焦點

隨著需求的增長，日程安排工具逐漸演變為更專業化的形式。像 Motion、Reclaim AI、Scheduler AI 等工具應運而生。這些工具就是使用者在搜尋「AI 日程製作器」時可能找到的類型，它們被譽為「最佳 AI 日程安排助手」。

這些專用的 AI 日程安排助手通常具備智能日程推薦功能，能根據使用者過往的日程模式和工作習慣，自動推薦合適的時間段來安排新的任務。例如，若使用者經常在上午處理重要會議，工具會優先在上午推薦可用的時間區間。此外，它們還能整合多個日程來源，如 Outlook、Google 日曆等，方便使用者在一個平台上管理所有日程。而且，部分工具還支援自然語言處理，使用者只需用日常語言輸入日程需求，如「下週三下午安排一場與客戶的電話會議」，工具就能自動識別並安排好日程。

3. 超越日程安排：日程安排工具的局限

儘管專用的日程安排工具在時間管理上有很大的幫助，但它們在處理複雜任務或與公關工作相關的數據工作流程方面存在局限性。例如，在公關工作中，需要追蹤客戶的媒體曝光情況、分析文章情緒以及管理媒體聯繫人等，這些工作不僅僅是日程安排，更涉及到大量的數據整合和分析。日程安排工具無法有效地將媒體報導與客戶、記者等資訊進行關聯，也難以自動化處理媒體關係管理的相關任務。

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4. 主動式自動化的應用：Bika.ai 的 PR 公司 CRM 模板

Bika.ai 的主動式自動化概念提供了更深層次的解決方案。以 PR 公司 CRM 模板為例，它旨在幫助公關專業人士高效管理聯繫人、媒體曝光和客戶資訊。

模板概述

部落客與媒體聯繫人：此表格用於整理媒體中的重要聯繫人，如部落客、記者和媒體成員，協助管理與媒體專業人士的溝通和拓展工作。
相關文章：該表格存儲有關客戶的文章資訊，可追蹤媒體曝光、評估文章情緒，並將相關文章與特定客戶和記者聯繫起來。
出版物：出版物表格幫助存儲各種媒體渠道的詳細資訊，能將聯繫人和文章與其出現的出版物進行鏈接，簡化媒體管理。
客戶：客戶表格保存客戶的基本詳細資訊，可追蹤和管理客戶名單，並將其媒體曝光與相關文章和出版物聯繫起來。

如何使用此模板

添加新聯繫人：使用「部落客與媒體聯繫人」表格記錄記者和影響者的詳細資訊，註明他們的媒體興趣，以改進拓展策略。
追蹤文章和曝光：在「相關文章」表格中記錄文章並評估其好感度，將每篇文章與合適的客戶和記者鏈接。
整理出版物：在「出版物」表格中存儲媒體渠道的資訊，以簡化聯繫資訊並追蹤內容來源。
管理客戶：維護 PR 公司的客戶名單，在「客戶」表格中將每個客戶與相關的媒體曝光聯繫起來。

例如，當公關團隊有新客戶時，可在客戶表格中添加客戶資訊，同時在部落客與媒體聯繫人表格中找到合適的媒體聯繫人，針對客戶需求進行媒體拓展。一旦有相關文章發布，就能在相關文章表格中記錄，並與客戶和記者建立聯繫，方便追蹤媒體曝光效果。

此模板非常適合尋求集中管理媒體關係和曝光的 PR 團隊、追蹤客戶代表情況和評估媒體語調的公關人員，以及處理多個客戶媒體拓展的營銷機構。它能幫助 PR 團隊保持組織有序、積極主動，並及時了解所有媒體互動和客戶曝光情況。

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5. 打造智能生產力工具組合

對於公關專業人士來說，選擇合適的工具至關重要。如果只是需要簡單的日程管理，如安排會議、活動等，專用的日程安排工具可能就已足夠。但當涉及到複雜的媒體關係管理、客戶媒體曝光追蹤等工作時，像 PR 公司 CRM 模板這樣的主動式自動化工具就必不可少。

其實，這兩類工具可以相互配合。日程安排工具負責基本的時間管理，而 PR 公司 CRM 模板則專注於公關工作流程的深度自動化。例如，日程安排工具安排了與媒體的會議，而 PR 公司 CRM 模板可以在會議前自動整理相關媒體聯繫人的資訊，會議後追蹤媒體曝光的文章等。

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6. 結論：為公關專業人士打造更智能的工作管理

從 AI 行事曆到主動式解決方案，我們見證了工作管理工具的不斷演進。PR 公司 CRM 模板為公關專業人士提供了一個強大的工具，它不僅能解決日程安排的問題，更能深入到公關工作的核心，自動化處理複雜的媒體關係和客戶管理任務。鼓勵公關專業人士探索 Bika.ai，以實現超越簡單日程安排的工作流程自動化，提升工作效率和效果。

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