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在現今的工作環境中，你是否曾遭遇以下這般令人頭疼的場景困境？
公司內部的發票管理混亂無序，財務和行政人員為了整理發票數據忙得焦頭爛額，同事們經常遺忘提交發票，導致報銷和報稅流程一再拖延。這不僅浪費了大量的時間和精力，還可能影響公司的正常運作。
然而，別擔心！Bika.ai 的「發票整理提醒」模板將為你解決這一難題。
Bika.ai 在「與團隊領導協調」的場景使用案例方面進行了深入的研究和實踐反饋，充分考慮了相關受眾和市場的需求，致力於提升效率和節省時間。
這款「發票整理提醒」模板究竟能帶來怎樣的價值呢？
首先，它極大地提高了團隊協作的效率。以往人工催收發票的方式不僅耗時費力，還容易出現疏漏。而現在，系統會根據設定定期自動提醒同事收集發票並提交申請，大大節省了溝通成本。
其次，它為財務和行政人員帶來了極大的便利。同事們快速拍照上傳發票，方便快捷，財務和行政人員能夠迅速整理發票數據，用於後續的報銷或報稅流程，減少了人工操作可能帶來的錯誤。
再者，它具有高度的可定制性。你可以根據公司的具體需求，靈活設定提醒的時間和頻率，確保發票管理工作與公司的運作節奏完美匹配。
不僅如此，這款模板的應用場景十分廣泛。
對於財務經理而言，它是高效管理和收集發票的得力助手。行政人員可以借助它更好地協助員工提交發票和報銷申請。員工能更輕鬆地提交報銷單和發票。會計人員能更便捷地整理和核對發票數據。團隊領導可以及時了解團隊成員的報銷情況。人力資源經理則能有效地管理員工的報銷流程。
接下來，讓我們一起看看如何使用這款「發票整理提醒」模板吧。
第一步，安裝模板。
將本模板安裝到你的 Bika 空間站中。若需同時管理多個項目，可多次安裝，一個模板對應一個項目。
第二步，配置自動化任務。
進入「自動向成員催收發票」自動化任務的編輯界面，你可以修改任務的觸發條件和執行動作。若未設置，則默認為每月 25 號上午 10 點發送提醒。
第三步，測試自動化任務（發送催收提醒）。
我們已默認開啟了「上傳發票」的自動化任務，你可在每月 25 號上午 10 點查看是否成功發送提醒通知，也可直接點擊「立即運行」來測試是否收到提醒通知。
第四步，提交發票。
員工可以通過已收到的催收提醒中提交發票，系統會自動將發票添加到「成員提交的發票」數據表中。
第五步，查看提交的發票。
所有提交的發票信息將存放在「成員提交的發票」數據表中，你可以隨時查看和管理。
在使用過程中，你可能會遇到一些常見問題。
比如，如何更改提醒時間和頻率？你可以在自動化任務的編輯界面修改觸發條件設定的時間和頻率。
又比如，如何將新發票添加到數據表？打開「成員提交的發票」數據表，點擊工具欄中的「新增記錄」即可新增發票。或者，你也可以在已收到的任務提醒中提交，系統會自動將發票添加到數據表中。
再比如，如果你想停止自動發送提醒，在自動化頁面關閉開關即可。
最後，如何查看和管理發票數據？所有提交的發票信息都存放在「成員提交的發票」數據表中，你可以隨時進行查看和管理。
還在為發票管理的混亂而苦惱嗎？趕快使用 Bika.ai 的「發票整理提醒」模板，讓你的工作更加高效、有序！
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