財務經理必備：自動化工具的迫切需求

在繁忙的辦公室工作中，財務經理常常面臨諸多棘手問題，其中發票整理提醒相關的工作尤為繁瑣。以往，人們可能首先想到的是 Zapier 這類工具，但如今，我們有了更好的選擇——Bika.ai 的發票整理提醒模板。

Zapier 與 Bika.ai：關鍵特徵快速對比

Bika.ai 的精心研發

Bika.ai 的團隊深入研究了財務經理的群體需求，結合行業知識和用戶需求洞察，依據市場實踐，精心設計了這款發票整理提醒模板。

Bika.ai 的卓越價值

結合財務經理群體的特徵和實際工作場景，Bika.ai 的發票整理提醒模板為用戶帶來了諸多價值。它不僅提高了效率，節省了時間，降低了錯誤率，還具有高度的可定制性和便利性，同時節省了成本。具體的場景示例諸如每月發票提醒的發送、員工發票的收集、已提交發票的跟蹤、向財務部門的通知、確保及時報銷、管理發票數據、自動安排提醒、驗證發票提交、處理各種報銷類型、簡化行政任務、改進財務報告、促進稅務申報、鼓勵及時提交發票、減少行政工作量、提高財務準確性、與部門協調、自動發送後續提醒、收集所需文件、簡化審批流程、監控費用報告、更新報銷狀態、生成財務摘要、管理每月提醒、自動數據輸入、處理發票爭議、確保合規性、跟踪財務截止日期、準備財務文件、減少延遲提交、提升數據管理、改善工作效率、與團隊領導協調、與財務系統集成、促進溝通等。

如何使用 Bika.ai 的發票整理提醒模板

為了方便財務和行政人員的工作，系統將根據您的設置，定期自動提醒公司同事收集發票並提交申請。同事們可以快速拍照上傳發票，幫助財務和行政人員迅速整理發票數據，用於後續的報銷或報稅流程。

該模板包含一個資料表和一個自動化任務。

• 自動化任務“自動向成員催收發票”：在每月 25 日上午 10 點，自動向成員催收發票。
• 資料表“成員提交的發票”：用於存放員工提交的發票資訊。

使用步驟：

1. 安裝模板：將本模板安裝到您的 Bika 空間站中。如果您需要同時管理多個專案，可以重複多次安裝本模板。一個模板對應一個專案。
2. 配置自動化任務：進入“自動向成員催收發票”自動化任務的編輯介面，您可以修改任務的觸發條件和執行動作。如果沒有設定，則默認為每月 25 號上午 10 點發送提醒。您可以在“設定”頁面中，找到“自動向成員催收發票”自動化任務，點擊“編輯”按鈕，在“觸發條件”中設定提醒時間。
3. 測試自動化任務（發送催收提醒）：我們已經默認開啟了“上傳發票”的自動化任務，您可以在每月 25 號上午 10 點查看是否成功發送提醒通知。也可以直接點擊“立即運行”來測試是否收到提醒通知。
4. 提交發票：員工可以透過已收到的催收提醒中提交發票，系統會自動將發票添加到“成員提交的發票”資料表中。
5. 查看提交的發票：所有提交的發票資訊將存放在“成員提交的發票”資料表中，您可以隨時查看和管理。

如何從 Zapier 切換到 Bika.ai

切換的步驟相當簡單：

1. 評估您在 Zapier 中現有的工作流程，並確定如何在 Bika.ai 中複製或增強它們。
2. 註冊 Bika.ai 並探索其豐富的模板庫，以匹配或改進您當前的自動化流程。
3. 從 Zapier Tables 以 CSV 或 Excel 格式導出您的資料，並導入到 Bika.ai，立即受益於其強大的自動化功能。

• Bika.ai vs Zapier: 在定期通知團隊會議時間方面
• Airtable 價格 vs. Bika.ai 價格：哪個對 能源行業業務拓展專員 更有優勢？
• Bika.ai vs Airtable: 在提醒截止日期方面
• Airtable Alternative for 小企業主: Facebook帖子自動化
• 解決提醒困境，飛書定時提醒打造高效團隊協作