减少行政工作量，你选对工具了吗？

在当今快节奏的工作环境中，行政工作的繁琐常常让人感到压力巨大。如何减少行政工作量，提高工作效率，成为了许多企业和团队关注的焦点。过去，我们可能会首先想到 Airtable 这样的工具。然而，随着技术的不断发展，Bika.ai 以其独特的优势逐渐崭露头角。尤其是其发票整理提醒模板，为财务和行政人员带来了全新的解决方案。

Airtable 与 Bika.ai：关键特性一览

Bika.ai 凭何脱颖而出？

Bika.ai 在用户体验、处理大数据量、自动化能力和模板方面明显优于 Airtable。

直观的用户界面布局：Airtable 围绕“基础”构建的用户界面可能对不熟悉数据库概念的人来说过于复杂。而 Bika.ai 采用的目录树布局简单直观，方便用户管理各种资源。

海量数据处理能力：Airtable 商业计划中每个基础最多支持 150,000 条记录，特殊请求的企业计划中虽可支持更多，但可能出现性能问题。Bika.ai 团队计划中每个数据库就能支持多达 1,500,000 条记录，适应 AI 时代的大数据需求。

任务和工作流集成的 AI 自动化：Airtable 的自动化工具需要手动设置和持续监控，Bika.ai 则以 AI 驱动的自动化为核心，减少人工干预，提高工作效率。

即插即用的模板：Airtable 模板无自动化且无法共享，Bika.ai 提供丰富的自动化模板，有详细的说明和架构图，支持发布和分享，加速团队协作。

Bika.ai 的价值所在

Bika.ai 对减少行政工作量的场景进行了深入研究和实践反馈，针对相关受众和市场进行了优化，显著提高了效率，节省了时间。它能够带来诸多价值，如提高效率、减少错误、定制化服务、方便快捷以及降低成本。适用于财务经理、行政人员、员工、会计、团队领导和人力资源经理等人群。

自动化的优势

减少行政工作量的自动化能够为团队协作效率带来极大提升。Bika.ai 的发票整理提醒模板无疑是解决这一问题的绝佳选择。它不仅提高了工作效率，节省了时间，还降低了错误率，支持定制化，方便易用，并且节约了成本。

如何使用 Bika.ai 的发票整理提醒模板

为了方便财务和行政人员的工作，系统将根据您的设置，定期自动提醒公司同事收集发票并提交申请。同事们可以快速拍照上传发票，帮助财务和行政人员迅速整理发票数据，用于后续的报销或报税流程。

该模板包含一个数据表和一个自动化任务：

• 自动化任务“自动向成员催收发票”：在每月 25 日上午 10 点，自动向成员催收发票。
• 数据表“成员提交的发票”：用于存放员工提交的发票信息。

使用步骤如下：

1. 安装模板：将本模板安装到您的 Bika 空间站中，可根据项目需求多次安装。
2. 配置自动化任务：进入“自动向成员催收发票”自动化任务的编辑界面，修改触发条件和执行动作，默认每月 25 号上午 10 点发送提醒。
3. 测试自动化任务（发送催收提醒）：默认开启“上传发票”的自动化任务，可在每月 25 号上午 10 点查看是否成功发送提醒通知，也可点击“立即运行”测试。
4. 提交发票：员工通过收到的催收提醒提交发票，系统自动添加到“成员提交的发票”数据表。
5. 查看提交的发票：所有发票信息存放在数据表中，方便随时查看和管理。

如何从 Airtable 切换到 Bika.ai

切换过程简单便捷：

1. 从 Airtable 以 CSV 或 Excel 格式导出数据。
2. 注册 Bika.ai，使用数据导入工具转移数据。
3. 在 Bika.ai 中设置自动化模板，立即享受 AI 自动化的优势。

总之，在减少行政工作量方面，Bika.ai 的发票整理提醒模板凭借其强大的功能和便捷的操作，为您提供了更优的解决方案，快来试试吧！

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