Bika.ai vs Airtable: 在跟踪已提交发票方面
Bika
August 29, 2024
2 min read
跟踪已提交发票，你真的选对工具了吗？
在当今数字化的工作环境中，跟踪已提交发票成为了财务和行政工作中不可或缺的一环。但您是否曾为选择合适的工具而烦恼？或许您首先想到的是 Airtable，但如今，Bika.ai 的发票整理提醒模板正以强大的功能和优势崭露头角。
Airtable 与 Bika.ai：关键特性概览
| 特性 | Airtable | Bika.ai |
|---|---|---|
| 定价 | 免费提供，付费计划从 20 元/用户/月起 | 免费提供，付费计划从 9.99 元/用户/月起 |
| 平台类型 | 无代码数据库 | 无代码 AI 自动化数据库 |
| 易用性 | 基础结构对于非技术用户来说较为复杂 | 目录树结构易于使用，对普通用户友好 |
| 每个数据库的记录数 | 商业计划中每个基础最多 125,000 条记录 | 团队计划中每个数据库最多 1,500,000 条记录 |
| 自动化 | 基本自动化能力，触发和动作有限 | 高级自动化能力，具有广泛的触发和动作 |
| 模板 | 模板不包含自动化能力，无法自动化发布和共享 | 大量即插即用的 AI 自动化模板，具有预设内容，支持自动化发布和共享 |
| 存储 | 每个基础 100GB 附件 | 每个空间 800GB |
| API | 有限的 API | API 优先平台，使每个功能都成为自动化的集成端点 |
Bika.ai 在跟踪已提交发票场景中的深入研究与实践反馈
Bika.ai 针对跟踪已提交发票这一场景进行了大量的研究和实践反馈。通过了解用户的实际需求和痛点，不断优化和改进自身的功能。其目的是为了更好地适应相关受众和市场，提高工作效率，节省时间。
跟踪已提交发票的自动化所带来的团队协作效率价值
跟踪已提交发票的自动化能够为团队协作效率带来诸多价值。首先，它显著提高了效率，减少了人工操作和繁琐的流程，节省了大量时间。其次，降低了错误率，避免了人为疏忽导致的发票信息错误。此外，还支持定制化，能够根据不同企业的特定需求进行灵活配置，提供了极大的便利性。同时，成本也得到了节省，避免了不必要的资源浪费。
诸如财务经理、行政人员、员工、会计、团队领导和人力资源经理等都能从中受益。而且，该模板还有更多的应用场景和所能带来的价值，例如：跟踪已提交发票。
如何使用 Bika.ai 的发票整理提醒模板
为了方便财务和行政人员的工作，系统将根据您的设置，定期自动提醒公司同事收集发票并提交申请。这样，同事们可以快速拍照上传发票，帮助财务和行政人员迅速整理发票数据，用于后续的报销或报税流程。
该模板包含一个数据表和一个自动化任务：
- 自动化任务“自动向成员催收发票”：在每月 25 日上午 10 点，自动向成员催收发票。
- 数据表“成员提交的发票”：用于存放员工提交的发票信息。
使用步骤如下：
- 安装模板：将本模板安装到您的 Bika 空间站中。如果您需要同时管理多个项目，可以重复多次安装本模板。一个模板对应一个项目。
- 配置自动化任务：进入“自动向成员催收发票”自动化任务的编辑界面，您可以修改任务的触发条件和执行动作。如果没有设置，则默认为每月 25 号上午 10 点发送提醒。您可以在“设置”页面中，找到“自动向成员催收发票”自动化任务，点击“编辑”按钮，在“触发条件”中设置提醒时间。
- 测试自动化任务（发送催收提醒）：我们已经默认开启了“上传发票”的自动化任务，您可以在每月 25 号上午 10 点查看是否成功发送提醒通知。也可以直接点击“立即运行”来测试是否收到提醒通知。
- 提交发票：员工可以通过已收到的催收提醒中提交发票，系统会自动将发票添加到“成员提交的发票”数据表中。
- 查看提交的发票：所有提交的发票信息将存放在“成员提交的发票”数据表中，您可以随时查看和管理。
如何从 Airtable 切换到 Bika.ai
切换其实很简单：
- 从 Airtable 以 CSV 或 Excel 格式导出您的数据。
- 注册 Bika.ai 并使用其数据导入工具转移您的数据。
- 在 Bika.ai 中设置您的自动化模板，立即体验 AI 自动化带来的好处。
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