AI日历之外：解锁财务流程自动化，助力专业人士高效办公

Bika

May 29, 2020

2 min read

专业人士的生产力挑战与AI日历的兴起

对于专业人士而言，日程安排与工作流程管理是一项持续的挑战。传统的数字日历虽然能记录日程，但面对复杂的任务与频繁的变动，往往显得力不从心。例如，在处理项目时，不仅要安排会议、跟进进度，还需协调各方资源，简单的日历难以满足这些需求。

随着人工智能技术的发展，AI日历应运而生。它不再仅仅是记录日程的工具，而是具备智能分析与预测能力。AI日历可以根据用户的历史行为、习惯以及任务优先级，自动优化日程安排，帮助用户更合理地分配时间，提高效率。

专用AI日程安排助手崭露头角

随着对高效日程管理需求的增长，专门的AI日程安排助手逐渐成为市场焦点。像Motion（https://www.usemotion.com/）、Reclaim AI（https://reclaim.ai/）、Scheduler AI（https://schedulerai.com/）等工具，为用户提供了更为智能、便捷的日程管理体验。当用户搜索“ai schedule maker”或“best ai scheduling assistant”时，这些工具常常出现在前列。

这些专用的日程安排助手通常具备智能时间分配功能，能根据任务的重要性和紧急程度，自动安排合适的时间段。同时，它们还支持与其他办公软件集成，方便用户在不同平台间同步信息。例如，Motion可以与Outlook、Google Calendar等无缝对接，让用户在熟悉的环境中使用新功能。

超越日程安排：日程安排工具的局限性

尽管专用的日程安排工具在时间管理方面表现出色，但在处理复杂任务或数据工作流程时，仍存在一定局限。对于专业人士来说，财务数据处理、发票管理等工作，仅靠日程安排工具无法实现自动化。例如，手动录入发票信息不仅耗时费力，还容易出现错误，而日程安排工具并不能解决这一问题。

主动自动化实践：Bika.ai的AI发票信息识别模板

Bika.ai提出的主动自动化概念，为解决上述问题提供了更深入的方案。其中，AI发票信息识别模板尤为突出。

为什么使用AI发票信息识别模板？

该模板借助OpenAI的gpt - 4o模型，自动提取发票中的关键信息，帮助企业或个人减少手动录入，极大提高财务数据管理效率。同时，优化工作流程，降低人为错误，提升数据准确性。

模板如何工作

发票上传识别：提供上传发票的表单快捷入口，方便用户提交发票。
发票自动识别与处理：运用AI视觉模型gpt - 4o扫描发票图片，提取关键内容，并且可通过自定义提示语句获取所需信息。
发票数据：存储发票图片以及AI识别出的关键信息，如发票编号、日期、总金额等。

使用步骤

配置并启用AI发票识别数据库：
- 填写OpenAI的API token。进入OpenAI开发者平台，将OPENAI_API_KEY复制粘贴到发票自动识别与处理自动化的通过OpenAI提取发票信息运行脚本配置中。
- 启用AI发票识别数据库自动化。
上传发票进行识别：进入发票上传识别表单上传发票图片并提交，数秒后，就能在发票数据表内看到AI识别的数据。

使用场景

自动化发票处理：通过自动化识别和记录发票，提升财务工作效率。
批量发票处理：一次性高效处理多张发票，节省时间。
财务数据管理：减少手动错误，提高财务数据准确性。
费用跟踪：轻松提取和整理发票中的费用信息。

适用用户

财务团队：自动提取发票数据，减轻手动工作量。
中小企业（SMEs）：优化发票管理和财务跟踪。
会计专业人士：提升批量管理发票的效率。
采购部门：简化采购订单和供应商发票处理。

FAQ

可以识别哪些类型的发票？
本模板支持识别大部分电子交易凭证，包括常见的电子发票、收据和采购订单等。AI会自动提取发票中的发票编号、总计、日期、截止日期、产品服务、开票对象，助力高效整理财务数据。如需查看示例，可前往发票数据表，参考已上传的发票样本。
支持哪些图片格式？可以识别PDF吗？
目前，本模板支持PNG (.png)、JPEG (.jpeg / .jpg)、WEBP (.webp)图片格式，但暂不支持PDF (.pdf)文件的直接识别。为确保识别效果，建议上传清晰、无过度压缩的图片，且文件大小不超过20MB 。
如何修改或增加需要识别的信息？

若有开发经验：可进入发票自动识别与处理自动化，直接修改脚本代码，以满足自身需求。
若无代码基础：也无需担心。例如，若要添加“销售税”字段识别：
- 在数据库中增加“销售税”字段：进入发票数据表，添加新字段“销售税”，用于存储AI识别的销售税金额。
- 修改AI识别逻辑：进入发票自动识别与处理自动化，找到“通过OpenAI提取发票信息”运行脚本，滑动到第21行，在已预置好的提示语句尾加上Sales_tax: 10.00 ，让AI在提取发票信息时包含销售税相关数据。
- 触发自动化并检查识别结果：在发票数据表中新建记录并上传发票图片，触发自动识别，进入发票自动识别与处理自动化的运行历史，查看最近记录，展开拆分发票信息运行脚本的输出信息，确认是否成功识别销售税。
- 配置“销售税”字段自动填充：返回发票自动识别与处理自动化页面，进入更新记录配置页，点击添加“销售税”字段，并将拆分发票信息的Sales_Tax变量标签填入其中，保存配置。
- 验证最终识别效果：上传含销售税的发票图片，等待自动化运行完成，查看发票数据表，确认销售税信息是否正确识别和填充。

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Try the AI发票信息识别 Template

构建智能生产力堆栈

对于专业人士来说，选择合适的工具至关重要。当日常工作主要集中在时间管理、会议安排等方面时，专用的日程安排工具足以满足需求。然而，当涉及到财务流程自动化、数据处理等复杂任务时，像AI发票信息识别模板这样的主动自动化工具则必不可少。

实际上，日程安排工具与主动自动化工具可以相辅相成。例如，在安排财务工作时，日程安排工具规划时间，而AI发票信息识别模板负责处理具体的发票任务，共同提升工作效率。

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结论：为专业人士实现更智能的工作管理

从AI日历到主动自动化解决方案，我们见证了工作管理工具的不断进化。AI发票信息识别模板为专业人士在财务流程管理方面提供了强大助力，减少手动操作，提高数据准确性与工作效率。

我们鼓励专业人士进一步探索Bika.ai，发现更多能自动化工作流程的工具，超越简单的日程安排，实现全方位的工作效率提升。

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14-Day Automated Cold-Email Outreach Campaign

This template is designed for cold outreach to influencers, peers, or potential partners. It automates a 14-day email sequence that gradually introduces Bika.ai to your target audience and nurtures engagement. The workflow includes a series of five emails sent on Day 1, Day 2, Day 4, Day 7, and Day 14, with an unsubscribe option in each email. The sequence pauses if the recipient replies or unsubscribes, ensuring that you’re not over-communicating with uninterested prospects. With this template, you can: - Automate cold outreach without the need for manual follow-ups. - Track outreach progress and engagement. - Customize emails to reflect your brand’s voice and offerings. - Reduce manual work by automatically updating the status of email outreach. - Easily manage unsubscribes to maintain a compliant outreach process. 🔖Tip: Please replace the unsubscribe link in your email with the share link to the "Unsubscribe Form" you’ve created.

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