💡 为什么使用付款发票定期催收模板

为了方便财务经理和行政人员的工作，系统将根据您的设置，定期自动催收已付款发票。这确保财务部门及时收到发票，并有效管理发票数据。

👉 模板是如何工作的

该模板包含一个数据表和一个自动化任务。

• 自动化任务“自动催收发票”：每月 25 号上午 10 点自动向没有提供发票的请款人催收发票。
• 数据表“发票管理”：用于存放提交的发票信息。

🎯 使用步骤

1. 安装模板

将本模板安装到您的 Bika 空间站中。如果您需要同时管理多个项目，可以重复多次安装本模板。一个模板对应一个项目。

2. 分配财务经理角色

您需要邀请财务经理加入空间站。可以设置角色为“财务经理”然后创建邀请链接。

3. 配置自动化任务

进入自动催收发票自动化任务的编辑界面，您可以修改任务的触发条件和执行动作。如果没有设置，则默认为每月 25 号上午 10 点自动发送提醒。

4. 初始化请款人信息

在发票管理中设置好对应的请款人信息，以便在催收发票时发送信息用。如果没有设置，催收发票功能将无法正常使用。

5. 测试自动化任务（发送催收提醒）

我们已经默认开启了自动催收发票的自动化任务，您可以在每月 25 号上午 10 点查看是否成功发送提醒通知。也可以直接点击“立即运行”来测试是否收到提醒通知。

6. 提交发票

请款人可以通过已收到的催收提醒中提交发票，系统会自动将发票添加到“发票管理”数据表中。

7. 确认发票

当请款人提交了发票后，财务经理将会收到提交发票的提醒，需要确认提交的发票是否正确。

8. 查看提交的发票

在发票管理中，您可以查看所有提交的发票信息，包括发票状态、提交人、提交时间等。

👉 适用人群

该模板非常适合：

• 财务经理：需要高效管理和收集发票。
• 行政人员：需要协助员工提交发票和报销申请。
• 会计：需要整理和核对发票数据。
• 团队领导：需要了解团队成员的报销情况。
• 人力资源经理：需要管理员工的报销流程。

⭐ 本模板的主要特点

• 高效管理：自动化提醒和收集发票，提高工作效率。
• 及时反馈：自动发送提醒通知，确保发票及时提交。
• 数据整理：集中管理和整理发票数据，便于后续处理。
• 减少遗漏：自动化流程，确保所有发票都能及时处理和跟踪。

🔧 常见问题

1. 如何更改提醒时间和频率？

   您可以在自动化任务的编辑界面修改触发条件设定的时间和频率。自动化任务根据设定的时间和频率来执行，然后发送提醒通知。

2. 如果我想停止自动发送提醒怎么办？

   您可以在自动化页面关闭开关以停止自动发送提醒。

3. 如何查看和管理发票数据？

   所有提交的发票信息将存放在发票管理数据表中，您可以随时查看和管理这些数据。