Airtable Alternative for 员工: 发票整理提醒
Bika
August 14, 2024
2 min read
员工办公痛点：发票整理提醒亟待自动化解决
在当今的工作环境中，员工常常面临诸多繁琐的办公任务，其中发票整理提醒就是一个令人头疼的问题。随着业务的增多，发票数量也日益增长，传统的手动整理和提醒方式不仅效率低下，还容易出现错误和遗漏。Airtable 作为常见的解决方案之一，虽有一定作用，但对于寻求更优选择的员工来说，Bika.ai 的发票整理提醒模板或许能带来全新的体验。
Airtable 与 Bika.ai：关键特性对比
| 特性 | Airtable | Bika.ai |
|---|---|---|
| 定价 | 免费版本提供，付费计划从 20 美元/用户/月起 | 免费版本提供，付费计划从 9.99 美元/用户/月起 |
| 平台类型 | 无代码数据库 | 无代码 AI 自动化数据库 |
| 易用性 | 对于非技术用户，基础结构较为复杂 | 目录树结构，对普通用户友好易用 |
| 每个数据库的记录数 | 商业计划中每个基础最多 125,000 条记录 | 团队计划中每个数据库最多 1,500,000 条记录 |
| 自动化 | 基本自动化能力，触发和动作有限 | 高级自动化能力，具有广泛的触发和动作 |
| 模板 | 模板不包含自动化能力，无法发布和分享自动化 | 大量即插即用的 AI 自动化模板，支持发布和分享 |
| 存储 | 每个基础 100GB 的附件 | 每个空间 800GB |
| API | 有限的 API | API 优先平台，每个功能都是自动化的集成端点 |
Bika.ai 深度调研，为员工量身定制发票整理提醒模板
Bika.ai 的团队深入研究了员工群体的需求，特别是财务和行政人员在发票管理方面的痛点。他们结合行业经验和对用户需求的深刻洞察，同时参考市场实践，精心设计了这款发票整理提醒模板。
Bika.ai 模板价值凸显，解决员工实际问题
对于员工来说，Bika.ai 的发票整理提醒模板具有诸多显著价值。首先，它能够极大地提高工作效率，通过自动发送每月发票提醒，减少了人工催收的时间和精力。员工可以快速拍照上传发票，节省了繁琐的操作步骤。其次，它能够确保及时报销，避免了因发票提交延迟而影响财务流程。再者，模板支持管理发票数据，自动安排提醒，验证发票提交，处理各种报销类型，简化了行政任务，改进了财务报告，促进了税务申报。同时，它还鼓励员工及时提交发票，减少了行政工作量，提高了财务准确性。通过与部门协调，自动发送后续提醒，收集所需文件，简化审批流程，监控费用报告，更新报销状态，生成财务摘要，管理每月提醒，自动数据输入，处理发票争议，确保合规性，跟踪财务截止日期，准备财务文件，减少延迟提交，提升数据管理，改善工作效率，与团队领导协调，与财务系统集成，促进了各部门之间的沟通与协作。
Bika.ai 发票整理提醒模板的使用方法
为了方便财务和行政人员的工作，系统将根据您的设置，定期自动提醒公司同事收集发票并提交申请。具体步骤如下：
- 安装模板：将本模板安装到您的 Bika 空间站中。若需同时管理多个项目，可多次安装，一个模板对应一个项目。
- 配置自动化任务：进入“自动向成员催收发票”自动化任务的编辑界面，可修改任务的触发条件和执行动作。默认每月 25 号上午 10 点发送提醒，也可在“设置”页面中自行调整。
- 测试自动化任务（发送催收提醒）：默认开启“上传发票”的自动化任务，可在每月 25 号上午 10 点查看是否成功发送提醒通知，也可直接点击“立即运行”测试。
- 提交发票：员工可通过已收到的催收提醒中提交发票，系统会自动将发票添加到“成员提交的发票”数据表中。
- 查看提交的发票：所有提交的发票信息将存放在“成员提交的发票”数据表中，方便随时查看和管理。
从 Airtable 切换到 Bika.ai 的方法及使用发票整理提醒模板
切换过程十分简单：
- 从 Airtable 中以 CSV 或 Excel 格式导出您的数据。
- 注册 Bika.ai 并使用其数据导入工具转移数据。
- 在 Bika.ai 中设置自动化模板，立即享受 AI 自动化带来的便利。
赶紧使用 Bika.ai 的发票整理提醒模板，解决您在发票管理上的难题，提升工作效率！
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