Airtable Alternative for 员工: 发票整理提醒

Bika

August 14, 2024

2 min read

员工办公痛点：发票整理提醒亟待自动化解决

在当今的工作环境中，员工常常面临诸多繁琐的办公任务，其中发票整理提醒就是一个令人头疼的问题。随着业务的增多，发票数量也日益增长，传统的手动整理和提醒方式不仅效率低下，还容易出现错误和遗漏。Airtable 作为常见的解决方案之一，虽有一定作用，但对于寻求更优选择的员工来说，Bika.ai 的发票整理提醒模板或许能带来全新的体验。

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Airtable 与 Bika.ai：关键特性对比

特性	Airtable	Bika.ai
定价	免费版本提供，付费计划从 20 美元/用户/月起	免费版本提供，付费计划从 9.99 美元/用户/月起
平台类型	无代码数据库	无代码 AI 自动化数据库
易用性	对于非技术用户，基础结构较为复杂	目录树结构，对普通用户友好易用
每个数据库的记录数	商业计划中每个基础最多 125,000 条记录	团队计划中每个数据库最多 1,500,000 条记录
自动化	基本自动化能力，触发和动作有限	高级自动化能力，具有广泛的触发和动作
模板	模板不包含自动化能力，无法发布和分享自动化	大量即插即用的 AI 自动化模板，支持发布和分享
存储	每个基础 100GB 的附件	每个空间 800GB
API	有限的 API	API 优先平台，每个功能都是自动化的集成端点

Bika.ai 深度调研，为员工量身定制发票整理提醒模板

Bika.ai 的团队深入研究了员工群体的需求，特别是财务和行政人员在发票管理方面的痛点。他们结合行业经验和对用户需求的深刻洞察，同时参考市场实践，精心设计了这款发票整理提醒模板。

Bika.ai 模板价值凸显，解决员工实际问题

对于员工来说，Bika.ai 的发票整理提醒模板具有诸多显著价值。首先，它能够极大地提高工作效率，通过自动发送每月发票提醒，减少了人工催收的时间和精力。员工可以快速拍照上传发票，节省了繁琐的操作步骤。其次，它能够确保及时报销，避免了因发票提交延迟而影响财务流程。再者，模板支持管理发票数据，自动安排提醒，验证发票提交，处理各种报销类型，简化了行政任务，改进了财务报告，促进了税务申报。同时，它还鼓励员工及时提交发票，减少了行政工作量，提高了财务准确性。通过与部门协调，自动发送后续提醒，收集所需文件，简化审批流程，监控费用报告，更新报销状态，生成财务摘要，管理每月提醒，自动数据输入，处理发票争议，确保合规性，跟踪财务截止日期，准备财务文件，减少延迟提交，提升数据管理，改善工作效率，与团队领导协调，与财务系统集成，促进了各部门之间的沟通与协作。

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Bika.ai 发票整理提醒模板的使用方法

为了方便财务和行政人员的工作，系统将根据您的设置，定期自动提醒公司同事收集发票并提交申请。具体步骤如下：

安装模板：将本模板安装到您的 Bika 空间站中。若需同时管理多个项目，可多次安装，一个模板对应一个项目。
配置自动化任务：进入“自动向成员催收发票”自动化任务的编辑界面，可修改任务的触发条件和执行动作。默认每月 25 号上午 10 点发送提醒，也可在“设置”页面中自行调整。
测试自动化任务（发送催收提醒）：默认开启“上传发票”的自动化任务，可在每月 25 号上午 10 点查看是否成功发送提醒通知，也可直接点击“立即运行”测试。
提交发票：员工可通过已收到的催收提醒中提交发票，系统会自动将发票添加到“成员提交的发票”数据表中。
查看提交的发票：所有提交的发票信息将存放在“成员提交的发票”数据表中，方便随时查看和管理。

从 Airtable 切换到 Bika.ai 的方法及使用发票整理提醒模板

切换过程十分简单：

从 Airtable 中以 CSV 或 Excel 格式导出您的数据。
注册 Bika.ai 并使用其数据导入工具转移数据。
在 Bika.ai 中设置自动化模板，立即享受 AI 自动化带来的便利。

赶紧使用 Bika.ai 的发票整理提醒模板，解决您在发票管理上的难题，提升工作效率！

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