告别发票提交烦恼,Bika.ai 发票整理提醒模板来助力!

告别发票提交烦恼,Bika.ai 发票整理提醒模板来助力!

author
Bika
date
August 07, 2024
date
2 min read

在当今快节奏的工作环境中,财务和行政工作面临着诸多挑战,其中发票提交与管理的问题尤为突出。你是否遇到过以下这些令人头疼的场景?

发票提交混乱不堪:公司同事们总是忘记按时提交发票,导致财务和行政人员在报销或报税时手忙脚乱,效率低下。

数据整理费时费力:大量的发票需要逐一整理和核对,耗费了大量的时间和精力。

沟通成本高昂:为了催促同事提交发票,反复的沟通不仅浪费时间,还可能影响同事关系。

别担心,Bika.ai 的发票整理提醒模板将为你排忧解难!

Bika.ai 在发票提交场景的应用上进行了深入研究,并结合实际反馈,精心打造了这款实用的模板。我们深知财务和行政人员的痛点,致力于为你提供高效、便捷的解决方案。

这款发票整理提醒模板能为你带来诸多价值:

提高效率:通过自动提醒功能,确保同事按时提交发票,大大减少了等待和催促的时间,让财务和行政工作更加流畅。

节省时间:不再需要人工逐一提醒,节省下来的时间可以用于更有价值的工作。

降低错误:避免了因人为疏忽导致的发票遗漏或错误,提高了数据的准确性。

个性化定制:你可以根据公司的具体需求,灵活设置提醒时间和频率。

方便易用:操作简单,无论是财务经理、行政人员、员工、会计、团队领导还是人力资源经理,都能轻松上手。

节约成本:减少了人力投入,降低了运营成本。

适用人群广泛,包括但不限于:

财务经理:能够高效管理和收集发票,掌控财务流程。

行政人员:协助员工顺利提交发票和报销申请,减轻工作负担。

员工:便捷地提交报销单和发票,无需繁琐的流程。

会计:快速整理和核对发票数据,提高工作质量。

团队领导:及时了解团队成员的报销情况,便于管理。

人力资源经理:有效管理员工的报销流程,保障公司制度的执行。

接下来,让我们一起了解如何使用这款神奇的模板:

  1. 安装模板 将本模板安装到你的 Bika 空间站中。如果你需要同时管理多个项目,可以重复多次安装本模板,一个模板对应一个项目。

  2. 配置自动化任务 进入“自动向成员催收发票”自动化任务的编辑界面,你可以修改任务的触发条件和执行动作。如果没有设置,则默认为每月 25 号上午 10 点发送提醒。你可以在“设置”页面中,找到“自动向成员催收发票”自动化任务,点击“编辑”按钮,在“触发条件”中设置提醒时间。

  3. 测试自动化任务(发送催收提醒) 我们已经默认开启了“上传发票”的自动化任务,你可以在每月 25 号上午 10 点查看是否成功发送提醒通知。也可以直接点击“立即运行”来测试是否收到提醒通知。

  4. 提交发票 员工可以通过已收到的催收提醒中提交发票,系统会自动将发票添加到“成员提交的发票”数据表中。

  5. 查看提交的发票 所有提交的发票信息将存放在“成员提交的发票”数据表中,你可以随时查看和管理。

常见问题解答:

  1. 如何更改提醒时间和频率? 你可以在自动化任务的编辑界面修改触发条件设定的时间和频率。自动化任务根据设定的时间和频率来执行,然后发送提醒通知。

  2. 如何将新发票添加到数据表? 打开“成员提交的发票”数据表,点击工具栏中的“新增记录”即可新增发票。或者,你也可以在已收到的任务提醒中提交,系统会自动将发票添加到数据表中。

  3. 如果我想停止自动发送提醒怎么办? 你可以在自动化页面关闭开关以停止自动发送提醒。

  4. 如何查看和管理发票数据? 所有提交的发票信息将存放在“成员提交的发票”数据表中,你可以随时查看和管理这些数据。

别再为发票提交的问题烦恼,赶快使用 Bika.ai 的发票整理提醒模板,让你的工作更加高效、有序!

bika cta

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