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在日常的工作场景中，通知财务部门往往不是一件简单的事情。财务工作涉及大量的数据处理和流程审批，任何环节的疏漏都可能导致工作的延误和错误。当需要及时收集发票、处理报销或进行报税时，如何有效地与财务部门沟通并确保信息的准确传递成为了一个关键问题。
在过去，许多人可能会选择依靠传统的方式，如手动填写表格、逐个通知同事等，但这种方法效率低下且容易出错。这时候，一些企业可能会借助工具来解决，比如 Airtable 。然而，随着技术的发展，新的工具如 Bika.ai 也逐渐崭露头角，为解决通知财务部门的难题提供了全新的思路。
| 特性 | Airtable | Bika.ai |
|---|---|---|
| 定价 | 免费提供，付费计划从 20 元/用户/月起 | 免费提供，付费计划从 9.99 元/用户/月起 |
| 平台类型 | 无代码数据库 | 无代码 AI 自动化数据库 |
| 易用性 | 基础结构对于非技术用户来说较为复杂 | 目录树结构易于使用，对普通用户友好 |
| 每个数据库的记录数 | 商业计划中每个基础最多 125,000 条记录 | 团队计划中每个数据库最多 1,500,000 条记录 |
| 自动化 | 基本自动化功能，触发和操作有限 | 先进的自动化功能，具有广泛的触发和操作 |
| 模板 | 模板不包含自动化功能，无法自动化发布和共享 | 有大量即插即用的 AI 自动化模板，具有预设内容，支持自动化发布和共享 |
| 存储 | 每个基础 100GB 的附件 | 每个空间 800GB |
| API | 有限的 API | API 优先的平台，使每个功能都成为自动化的集成端点 |
Bika.ai 对通知财务部门这一使用场景进行了深入的研究和实践。通过收集大量用户的反馈和实际使用数据，不断优化和改进其功能，以更好地适应财务工作的需求。
其发票整理提醒模板能够根据用户的设置，自动提醒公司同事收集发票并提交申请。这不仅减轻了财务和行政人员的工作负担，还提高了整个流程的效率和准确性。
通知财务部门的自动化能够为团队协作带来多方面的价值。首先，显著提高了工作效率，减少了人工操作和等待时间。其次，大大降低了错误率，避免了因人为疏忽导致的财务数据错误。
此外，还能够实现定制化，根据不同企业的财务流程和需求进行灵活调整。方便快捷的特点也使得员工更愿意积极配合，从而进一步提升了整个团队的协作效果。
像财务经理、行政人员、员工、会计、团队领导和人力资源经理等都能从中受益。
为了方便财务和行政人员的工作，系统将根据您的设置，定期自动提醒公司同事收集发票并提交申请。同事们可以快速拍照上传发票，帮助财务和行政人员迅速整理发票数据，用于后续的报销或报税流程。
具体步骤如下：
安装模板 将本模板安装到您的 Bika 空间站中。如果您需要同时管理多个项目，可以重复多次安装本模板。一个模板对应一个项目。
配置自动化任务 进入“自动向成员催收发票”自动化任务的编辑界面，您可以修改任务的触发条件和执行动作。如果没有设置，则默认为每月 25 号上午 10 点发送提醒。
您可以在“设置”页面中，找到“自动向成员催收发票”自动化任务，点击“编辑”按钮，在“触发条件”中设置提醒时间。
测试自动化任务（发送催收提醒） 我们已经默认开启了“上传发票”的自动化任务，您可以在每月 25 号上午 10 点查看是否成功发送提醒通知。也可以直接点击“立即运行”来测试是否收到提醒通知。
提交发票 员工可以通过已收到的催收提醒中提交发票，系统会自动将发票添加到“成员提交的发票”数据表中。
查看提交的发票 所有提交的发票信息将存放在“成员提交的发票”数据表中，您可以随时查看和管理。
切换过程非常简单：
从 Airtable 中以 CSV 或 Excel 格式导出您的数据。
注册 Bika.ai 并使用其数据导入工具将数据转移过来。
在 Bika.ai 中设置您的自动化模板，立即体验 AI 自动化带来的便利。
总之，在通知财务部门方面，Bika.ai 的发票整理提醒模板无疑是一个更优的选择。它能够帮助您提高效率、节省时间、降低错误率，为您的团队协作带来更大的价值。赶快行动起来，尝试使用 Bika.ai 解决您的财务通知难题吧！
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