会计为何需要自动化工具

在会计工作中，常常会面临诸多繁杂的问题，其中发票整理提醒就是一个典型的困扰。为了提高工作效率和准确性，自动化工具成为了不可或缺的帮手。Zapier 通常是大家首先考虑的选择之一，但如今，Bika.ai 的发票整理提醒模板或许能为您带来全新的解决方案。

Zapier 与 Bika.ai 对比

下面我们来快速了解一下 Zapier 和 Bika.ai 在关键功能上的对比。

Bika.ai 的研发背景

Bika.ai 的团队深入研究了会计领域，充分了解行业特点和用户需求，并结合市场实际情况，精心设计了发票整理提醒模板。

Bika.ai 的价值体现

对于会计群体而言，Bika.ai 的发票整理提醒模板具有极大的价值。它能够显著提高工作效率，节省时间，减少错误，支持定制化，方便操作，并降低成本。

例如，每月自动发送发票提醒，让员工按时提交，减少遗漏；收集员工发票，集中管理，便于后续处理；跟踪已提交发票，确保数据准确无误；通知财务部门，及时更新报销状态；确保及时报销，避免延误；管理发票数据，提高数据的准确性和可用性；自动安排提醒，减少人工干预；验证发票提交，保证合规性；处理各种报销类型，满足不同需求；简化行政任务，减轻工作负担；改进财务报告，提供更准确的信息；促进税务申报，提高申报效率；鼓励及时提交发票，形成良好的工作习惯；减少行政工作量，让人员专注于更重要的事务；提高财务准确性，降低风险；与部门协调，优化工作流程；自动发送后续提醒，跟进处理情况；收集所需文件，确保资料齐全；简化审批流程，加快审批速度；监控费用报告，掌握财务动态；更新报销状态，及时反馈给员工；生成财务摘要，便于快速了解财务状况；管理每月提醒，保证提醒的准确性和及时性；自动数据输入，避免手动输入错误；处理发票争议，保障各方权益；确保合规性，遵循相关法规；跟踪财务截止日期，避免错过重要时间点；准备财务文件，提高工作效率；减少延迟提交，保证工作进度；提升数据管理，优化数据存储和处理；改善工作效率，提升整体运营水平；与团队领导协调，促进团队协作；与财务系统集成，实现无缝对接，促进沟通。

Bika.ai 发票整理提醒模板的使用方法

为了方便财务和行政人员的工作，系统将根据您的设置，定期自动提醒公司同事收集发票并提交申请。同事们可以快速拍照上传发票，帮助财务和行政人员迅速整理发票数据，用于后续的报销或报税流程。

该模板包含一个数据表和一个自动化任务：

• 自动化任务“自动向成员催收发票”：在每月 25 日上午 10 点，自动向成员催收发票。
• 数据表“成员提交的发票”：用于存放员工提交的发票信息。

使用步骤如下：

1. 安装模板：将本模板安装到您的 Bika 空间站中。如果您需要同时管理多个项目，可以重复多次安装本模板。一个模板对应一个项目。
2. 配置自动化任务：进入“自动向成员催收发票”自动化任务的编辑界面，您可以修改任务的触发条件和执行动作。如果没有设置，则默认为每月 25 号上午 10 点发送提醒。您可以在“设置”页面中，找到“自动向成员催收发票”自动化任务，点击“编辑”按钮，在“触发条件”中设置提醒时间。
3. 测试自动化任务（发送催收提醒）：我们已经默认开启了“上传发票”的自动化任务，您可以在每月 25 号上午 10 点查看是否成功发送提醒通知。也可以直接点击“立即运行”来测试是否收到提醒通知。
4. 提交发票：员工可以通过已收到的催收提醒中提交发票，系统会自动将发票添加到“成员提交的发票”数据表中。
5. 查看提交的发票：所有提交的发票信息将存放在“成员提交的发票”数据表中，您可以随时查看和管理。

从 Zapier 切换到 Bika.ai 的方法

切换过程非常简单：

1. 评估您在 Zapier 中现有的工作流程，并确定如何在 Bika.ai 中复制或改进它们。
2. 注册 Bika.ai 并探索其丰富的模板库，以匹配或改进您当前的自动化流程。
3. 从 Zapier Tables 以 CSV 或 Excel 格式导出您的数据，并导入到 Bika.ai，立即受益于其强大的自动化功能。

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