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解决财务截止日期跟踪难题，Bika.ai 发票整理提醒模板来助力

解决财务截止日期跟踪难题，Bika.ai 发票整理提醒模板来助力

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Bika
date
August 07, 2024
date
2 min read

在当今快节奏的商业环境中，财务工作的高效与准确至关重要。然而，跟踪财务截止日期却常常成为困扰企业的难题，导致财务流程混乱、效率低下，甚至可能引发严重的财务风险。你是否也正面临着这样的困境？别担心，Bika.ai 的发票整理提醒模板将为你排忧解难。

一、财务截止日期跟踪的困境

财务截止日期的临近，往往意味着大量发票的收集、整理和提交工作。然而，由于员工的疏忽、沟通不畅或缺乏有效的提醒机制，发票的收集常常延误，导致财务人员无法及时进行报销和报税处理，影响了企业的资金流动和财务规划。

二、Bika.ai 的权威解决方案

Bika.ai 对财务截止日期跟踪这一应用场景进行了深入的研究和大量的实践反馈。通过不断优化和调整，为相关受众和市场量身定制了发票整理提醒模板，帮助企业提高效率、节省时间。

三、发票整理提醒模板的价值

  1. 提高效率 自动化的提醒和收集流程，大大减少了人工沟通和催促的时间，让财务和行政人员能够将更多精力投入到核心工作中。

  2. 节省时间 员工可以快速拍照上传发票，系统自动整理数据，极大地缩短了整个发票处理的周期。

  3. 降低错误率 避免了人工操作可能带来的遗漏和错误，确保发票信息的准确无误。

  4. 定制灵活 企业可以根据自身的需求，灵活设置提醒时间、频率和对象，满足不同的财务流程要求。

  5. 方便易用 无论是财务经理、行政人员、员工还是会计，都能轻松上手使用，无需复杂的培训和操作。

  6. 节省成本 通过提高效率和减少错误，降低了企业在财务处理方面的人力和时间成本。

四、发票整理提醒模板的架构与工作原理

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该模板包含一个数据表和一个自动化任务。“自动向成员催收发票”的自动化任务会在每月 25 日上午 10 点，自动向成员催收发票。而数据表“成员提交的发票”则用于存放员工提交的发票信息。

五、发票整理提醒模板的使用步骤

  1. 安装模板 将本模板安装到你的 Bika 空间站中。如果你需要同时管理多个项目，可以重复多次安装本模板。一个模板对应一个项目。

  2. 配置自动化任务 进入“自动向成员催收发票”自动化任务的编辑界面，你可以修改任务的触发条件和执行动作。如果没有设置，则默认为每月 25 号上午 10 点发送提醒。

你可以在“设置”页面中，找到“自动向成员催收发票”自动化任务，点击“编辑”按钮，在“触发条件”中设置提醒时间。

设置提醒时间

  1. 测试自动化任务（发送催收提醒） 我们已经默认开启了“上传发票”的自动化任务，你可以在每月 25 号上午 10 点查看是否成功发送提醒通知。也可以直接点击“立即运行”来测试是否收到提醒通知。

测试自动化任务

  1. 提交发票 员工可以通过已收到的催收提醒中提交发票，系统会自动将发票添加到“成员提交的发票”数据表中。

提交发票

  1. 查看提交的发票 所有提交的发票信息将存放在“成员提交的发票”数据表中，你可以随时查看和管理。

六、适用人群与常见问题

该模板非常适合财务经理、行政人员、员工、会计、团队领导和人力资源经理等。

常见问题：

  1. 如何更改提醒时间和频率？ 你可以在自动化任务的编辑界面修改触发条件设定的时间和频率。自动化任务根据设定的时间和频率来执行，然后发送提醒通知。

  2. 如何将新发票添加到数据表？ 打开“成员提交的发票”数据表，点击工具栏中的“新增记录”即可新增发票。或者，你也可以在已收到的任务提醒中提交，系统会自动将发票添加到数据表中。

  3. 如果我想停止自动发送提醒怎么办？ 你可以在自动化页面关闭开关以停止自动发送提醒。

  4. 如何查看和管理发票数据？ 所有提交的发票信息将存放在“成员提交的发票”数据表中，你可以随时查看和管理这些数据。

不要再让财务截止日期的跟踪成为你的烦恼，立即使用 Bika.ai 的发票整理提醒模板，提升团队协作效率，让财务工作更加顺畅、高效！

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