💡 团队任务分发和提醒自动化模板

此模板通过自动化工具和流程，能够高效、准确地将任务分配给团队成员，并及时提醒他们任务的进度和截止日期，从而提高团队的工作效率和任务完成质量。

👉 模板的工作原理

本模板包含以下关键部分，以支持团队任务节点情况的及时跟进：

1. 自动化：

• 每天定时将各项任务进度和当日到期任务以报告形式发送给任务执行人。
• 当任务执行人不为空时，自动向对应成员发送通知。

2. 任务创建表单：用于录入新任务内容。
3. 我的任务：是「成员任务表」的镜像表，任务执行人可以通过该表查看自己负责的任务。
4. 成员任务表：记录任务负责人、相关节点情况以及最新的进展状态。

🎯 使用步骤

1.安装模板 将此模板安装在您的空间中。

2.填写内容 通过「任务创建表单」录入新增任务内容，填写表单必填项后即可提交至「成员任务」表中 在「成员任务」表中指派“任务执行人” 在「我的任务」镜像表中查看属于自己负责的任务

3.配置自动化 转到「任务自动派发」自动化编辑界面，您可以在此修改分配给指定的成员、小组或角色. 转到「任务自动提醒」自动化编辑界面，您可以在此修改收件人为指定的成员、小组或角色

4.测试自动化 在自动化详细信息页面中，点击“立即运行”按钮手动运行自动化并检查邮箱是否可以接收到报告。

5. 启用自动化 在自动化详细信息页面中，点击“启用”按钮启动自动化； 「任务自动派发」自动化将在“任务执行人”不为空时，将任务发送给指定的成员； 「任务自动提醒」自动化则在每天上午9点运行，推送各项任务进度以及当天到期的任务报告。

👉 模适用人群

此模板非常适合项目经理和业务所有者，尤其是那些需要解决团队任务分配低效，急需实现任务进展透明化的团队。

FAQ

1. 「我的任务」表是如何实现只显示我自己的任务的？

「我的任务」 表使用了 “个人视图” 过滤器。它被配置为仅显示“任务执行人”与当前登录用户匹配的记录。这样，每个团队成员都能看到一个清晰、专注的清单，而不会被其他人的任务干扰。

2. 如果指派任务时忘记设置执行人会发生什么？

「任务自动派发」 自动化设计了一个安全触发机制。只有当“任务执行人”字段被更新且 不为空 时，系统才会发送通知。如果该字段留空，任务将留在成员任务表中用于规划，直到正式指派人员后才会触发提醒。

3. 我可以修改每天自动提醒的具体时间吗？

可以。进入 「自动化」 标签页，选择“任务自动提醒”工作流。点击 「定时触发」 节点，你就可以将时间从上午 9 点修改为任何符合团队工作习惯或时区的时间点。