💡 为什么使用 邮件转工单（AI自动化）模板

想象一下，您的邮箱像是一个繁忙的宇宙港口，每封邮件都是一艘载着信息的飞船。当这些飞船抵达时，我们的自动化系统就像是一位高效的宇宙调度员，迅速将每艘飞船（邮件）转化为一艘艘探索号（工单），并为它们分配勇敢的宇航员（跟进人员）来确保任务的成功。 使用这个模板，您的企业将能够像管理星际舰队一样高效地管理客户邮件和工单，确保每一次客户互动都能达到星际标准🌌🚀。

通俗来讲，「邮件转工单（AI自动化）」模板是一种自动化解决方案，用于实时监测用户支持邮箱中的客户邮件并将其转换为工单任务，同时自动轮流分配跟进人。 「邮件转工单」模板的魔力：

• 即时响应：当客户通过邮件发送支持请求时，「邮件转工单」模板能够实时监测并自动将邮件内容转换为工单任务。这意味着客户的问题在他们按下发送键的瞬间就开始得到处理。
• 自动分配：模板的智能引擎会自动将工单分配给跟进人员，确保每个问题都能得到最迅速的处理。
• 数据记录：自动捕获并记录邮箱内容，使得在需要复盘和追溯时无需翻查邮件即可轻松进行。

对于企业而言，选择「邮件转工单（AI自动化）」模板，就像是为客服团队装备了一套先进的工具，不仅能够提升客户服务的专业度和效率，还能确保客户获得卓越的服务体验。这不仅仅是一个模板，这是企业赢得客户心的秘诀。

👉 模板是如何工作的

该模板包含两个数据表和一个自动化节点。

• 邮件自动生成工单并分配跟进人员：当新邮件到达后，系统会自动提取邮件中的主题、内容、发送者信息等关键信息，并将这些数据录入到“帮助工单”数据表中。每一条工单都包含了详细的邮件内容、时间戳和相关联系方式，确保后续处理有据可依。并且系统会按照轮询规则自动选择一位成员进行跟进，并为其创建相应任务。这样既避免了重复分配，也能确保每个团队成员都能均衡承担任务。
• 工单跟进人员列表：用于存放负责跟进工单的成员，自动化将从此表中轮流分配跟进人。
• 帮助工单：用于存放工单记录，包含用户邮件的内容，发送人，接收时间和工单跟进人、跟进状态、AI任务等信息。

🎯 使用步骤

1. 安装模板

将本模板安装到您的 Bika 空间站中。

2. 添加工单跟进人员

进入工单跟进人员列表添加负责跟进工单的成员，以便在自动化流程中实现轮流分配跟进人。

3. 在自动化里添加 IMAP 集成

前往邮件自动生成工单并分配跟进人员节点，点击编辑触发器，来设置如何在收到邮件时触发自动化。

打开 Trigger 配置后，其中会有一个下拉菜单是“IMAP 邮件集成”。如果你已经配置过 IMAP 集成，可以直接在下拉菜单中选用；

如果没有，你可以在下拉菜单中点击: 新建集成。将会打开 IMAP 集成的配置页面 IMAP 邮件集成的配置项包括：IMAP 服务器地址（如 imap.gmail.com）、端口号（通常为 993）、邮箱用户名、邮箱密码或专用密码，具体信息请在自己的邮箱设置中查找，填写完成后请保存（如果你使用的是邮件组，使用邮件组内任意一个邮箱即可）

保存后会回到 Trigger 的配置，选择刚创建的集成即可。如果你需要从特定的邮箱文件夹里获取邮件，则可以选择文件夹，默认是Inbox。如果需要获取附件，可以开启开关。另外如果你的邮件平台支持 node-imap 的搜索规则，你也可以通过自定义邮件搜索规则来过滤邮件。

4. 配置OpenAI执行动作

进入邮件自动生成工单并分配跟进人员自动化的页面，点击 “OpenAI - 生成文本” 执行器添加您的 OpenAI API 密钥。具体步骤如下：

1. 手动输入 OpenAI API 密钥，或在空间站内选择已有的集成。

2. 如选择手动输入，需打开 自定义模型ID 和 自定义Base URL按钮，并填写相关内容。

3. 配置完成后，点击“保存”。

5. 配置自动新建工单

当 IMAP 邮箱接收到用户邮件时，会自动创建一条新工单。你可以配置工单需要保存的邮件信息和分配跟进人。前往“自动检索用户邮件并分配跟进人员”节点，点击新建记录的执行器，进入配置页。

你可以按需修改需要在创建工单时填写的字段，在每个字段配置的右侧有一个设置按钮，可以切换变量输入，来从前置步骤中获取值。

模板默认预置了 4 个可填写的字段，分别是主题、问题描述、发送人和分配人。 其中主题、问题描述和发送人与 IMAP 邮件相关，可通过变量选择器从触发器中引用对应变量 分配人则需选择轮询执行器中的 “记录/单元格/Member/字段数据”，自动化每次触发都会在“工单跟进人员列表” 中轮流选一个成员作为跟进人。

6. 开启自动化并测试

返回自动化主页，点击开关启用自动化；

配置完成后，当 IMAP 收到邮件时，系统将在“帮助工单”节点中自动创建一条新工单，并轮流分配一个跟进人，同时为该跟进人创建一条任务。现在您可以尝试向该 IMAP 邮箱发送邮件，以测试整个模板的运行效果。

发送测试邮件后，你可以打开「帮助工单」表，查看自动记录的邮件详情，并标记跟进时间和跟进状态；如果工单被分配到了你，也可以通过智能任务入口查看工单详情以及修改跟进状态。

👉 该模板非常适合

• 客户支持团队：需要高效处理用户反馈、问题报告和支持请求的团队。
• 产品经理：希望收集用户反馈以改进产品功能和用户体验的专业人士。
• 市场营销团队：需要跟踪用户对市场活动和产品推广的反馈信息，以便调整策略的人员。
• IT支持人员：负责处理技术问题和用户请求的专业人员，能够利用该模板简化工作流程。
• 创业公司和小型企业：希望自动化用户反馈处理，提高效率的初创团队和小型企业。
• 服务型行业：需要持续收集客户反馈以提升服务质量的公司和机构，例如酒店、餐饮、教育等行业。

⭐ 本模板的主要特点

• 自动化邮件监测：通过 IMAP 实时监控指定邮箱，自动收集用户反馈，减少人工操作，提高工作效率。
• 信息自动提取：系统能够自动提取邮件中的主题、内容和发送者信息，确保数据录入的准确性和完整性。
• 智能任务分配：根据预设规则自动分配任务给团队成员，确保每条反馈都得到及时处理与跟进，提升用户满意度。

🔧 常见问题

1. 我可以使用哪些邮箱服务？ 大多数支持 IMAP 协议的邮箱服务均可使用，例如 Gmail、Outlook、Yahoo Mail 等。请确保在邮箱设置中启用 IMAP 功能，并获得相应的服务器地址和端口号。

2. 如何处理收到的反馈信息？ 反馈信息会自动导入指定的工单表格中。团队成员可在任务分配表中查看分配给自己的任务，并记录处理进展。确保定期更新反馈状态以反映处理进展。

3. 能否自定义字段和任务分配规则？ 您可以根据团队的具体需求自定义反馈邮件表格的字段以及任务分配规则。请在自动化中设置中进行相应调整。