💡 IMAPメールからサポートチケットへ

IMAPメールからサポートチケットへのテンプレートは、ユーザーからのフィードバックメールを自動的に収集し、メール内容をチケットフォームに入力するために設計されています。ユーザーが指定されたメールアドレスにフィードバックメールを送信すると、システムはIMAPプロトコルを介して受信ボックスを監視し、メールの件名、内容、送信者情報を自動的に記録し、フィードバックをチームメンバーに割り当ててフォローアップします。このテンプレートは、ユーザーの問題、フィードバック、サポートリクエストの処理に適しており、応答効率を向上させ、タスクのフォローアップを保証します。

👉 テンプレートの仕組み

このテンプレートには、2つのデータテーブルと1つの自動化ノードが含まれています。

• 自動化タスク「ユーザーメールの自動取得とフォローアップ担当者の割り当て」: 指定されたIMAP受信ボックスに新しいメールが届くと、「サポートチケット」ノードに自動的に新しいチケットが作成され、フォローアップ担当者が順番に割り当てられ、その担当者にはタスクが作成されます。
• データテーブル「チケットフォローアップ担当者リスト」: ここには、チケットのフォローアップを担当するメンバーが保存され、自動化はこのテーブルからフォローアップ担当者を順番に割り当てます。
• データテーブル「サポートチケット」: ユーーメールの内容、送信者、受信時間、チケットフォローアップ担当者、フォローアップ状況などの情報を含むチケット記録を保持します。

🎯 使用手順

1. テンプレートをインストール

このテンプレートをあなたのBikaスペースにインストールします。

2. チケットフォローアップ担当者を追加

チケットフォローアップ担当者リストにアクセスし、チケットのフォローアップを担当するメンバーを追加します。これにより、自動化プロセスで順番にフォローアップ担当者を割り当てることができます。

3. 自動化にIMAP統合を追加する

「ユーザーメールを自動取得してフォロワーを割り当てる」ノードに移動し、トリガーを編集してメールを受信したときに自動化をどのように起動するかを設定します。

トリガー設定を開くと、「IMAPメール統合」というドロップダウンメニューが表示されます。すでにIMAP統合を設定している場合は、ドロップダウンメニューから直接選択できます。

設定していない場合は、ドロップダウンメニューから「新しい統合を作成」をクリックしてください。IMAP統合の設定ページが開きます。
IMAP統合の設定項目には、IMAPサーバーアドレス（例：imap.gmail.com）、ポート番号（通常は993）、メールアドレスのユーザー名、メールパスワードまたは専用パスワードが含まれます。具体的な情報は自身のメール設定で確認し、入力後に保存してください。（メールグループを使用している場合は、グループ内の任意のメールアドレスを使用できます）

保存後、トリガーの設定画面に戻り、先ほど作成した統合を選択します。特定のメールフォルダーからメールを取得したい場合はフォルダーを選択できます（デフォルトは「Inbox」）。添付ファイルを取得する場合はスイッチをオンにしてください。また、メールプラットフォームがnode-imapの検索ルールをサポートしている場合、カスタム検索ルールを設定してメールをフィルタリングすることも可能です。

4. メールフィルタの設定

最初のフィルターアクションをクリックして、設定ページに入ります。
テンプレートには、デフォルトで2つのフィルタ条件が設定されています。「件名に『Feedback』というキーワードを含む」と、「メールが 'your_team@example.com' にCCされている」場合のみ、チケットやタスクを作成する後続ステップが起動します。

必要に応じてフィルタ条件を追加または変更できます。条件内では「/」を入力して変数セレクターを使用し、前のトリガーの変数から値を取得できます。例えば、メールの件名に特定の文字が含まれているかや特定の日付を満たしているかを確認できます。

フィルタ条件が不要な場合は、条件を削除するかアクション自体を削除できます。

5. 自動チケット作成の設定

IMAPメールボックスがユーザーメールを受信すると、新しいチケットが自動的に作成されます。チケットに保存するメール情報やフォロワーを割り当てる設定を行います。「ユーザーメールを自動取得してフォロワーを割り当てる」ノードに移動し、「レコードを新規作成」のアクションをクリックして設定ページに入ります。

チケット作成時に記入する必要のある項目を必要に応じて変更できます。各項目設定の右側にある設定ボタンをクリックして変数入力を切り替え、前のステップから値を取得できます。

テンプレートには、デフォルトで4つの入力可能な項目が用意されています。それぞれ「件名」「問題の説明」「送信者」「割り当てられたフォロワー」です。
「件名」「問題の説明」「送信者」はIMAPメールに関連し、トリガーから対応する変数を引用して設定できます。「割り当てられたフォロワー」は、ラウンドロビン方式で「フォロワーリスト」からメンバーを自動的に割り当てます。自動化が起動するたびにリスト内のメンバーが順番に割り当てられます。

6. トリガー設定を保存して自動化を有効にする

自動化のホームページに戻り、スイッチをクリックして自動化を有効にします。

設定が完了すると、IMAPメールが受信されるたびに、システムは「サポート工事」ノード内に新しい工事を自動的に作成し、順番にフォロワーを割り当て、同時にそのフォロワーのためにタスクを作成します。今すぐそのIMAPメールボックスにメールを送信して、テンプレート全体の実行効果をテストしてみてください。

👉 このテンプレートは以下に最適

• カスタマーサポートチーム：ユーーフィードバック、問題報告、およびサポートリクエストを効率的に処理する必要があるチーム。
• プロダクトマネージャー：製品機能やユーザーエクスペリエンスを改善するためにユーーフィードバックを収集したい専門家。
• マーケティングチーム：マーケティング活動や製品プロモーションに対するユーーフィードバックを追跡し、戦略を調整する必要がある人々。
• ITサポート担当者：技術的な問題やユーザーリクエストを処理する責任がある専門家で、このテンプレートを使用してワークフローを簡素化できます。
• スタートアップ企業や小規模企業：ユーーフィードバック処理を自動化し、効率を向上させたいスタートアップチームや小規模企業。
• サービス業界：サービスの質を向上させるために顧客フィードバックを継続的に収集する必要がある企業や機関（ホテル、飲食、教育など）。

⭐ このテンプレートの主な特徴

• 自動化されたメール監視：IMAPを介して指定された受信ボックスをリアルタイムで監視し、ユーーフィードバックを自動的に収集し、手動操作を減らして作業効率を向上させます。
• 情報の自動抽出：システムは、メール内の件名、内容、送信者情報を自動的に抽出でき、データ入力の正確性と完全性を保証します。
• インテリジェントタスク割り当て：あらかじめ設定されたルールに基づいてチームメンバーにタスクを自動的に割り当て、すべてのフィードバックが迅速に処理され、フォローアップされるようにし、ユーザー満足度を向上させます。

🔧 よくある質問

1. どのメールサービスを使用できますか？ IMAPプロトコルをサポートしているほとんどのメールサービス（Gmail、Outlook、Yahoo Mailなど）を使用できます。メール設定でIMAP機能が有効になっていることを確認し、対応するサーバーアドレスとポート番号を取得してください。

2. 受信したフィードバック情報をどのように処理しますか？ フィードバック情報は指定されたチケットフォームに自動的にインポートされます。チームメンバーは、タスク割り当て表で自分に割り当てられたタスクを確認し、処理の進捗を記録できます。進捗を反映させるために、フィードバックの状態を定期的に更新してください。

3. フィールドやタスク割り当てルールをカスタマイズできますか？ チームの具体的なニーズに応じて、フィードバックメールフォームのフィールドやタスク割り当てルールをカスタマイズできます。自動化設定で必要な調整を行ってください。