💡 IMAPメールからサポートチケットへ

IMAPメールからサポートチケットへのテンプレートは、ユーザーからのフィードバックメールを自動的に収集し、メール内容をチケットフォームに入力するために設計されています。ユーザーが指定されたメールアドレスにフィードバックメールを送信すると、システムはIMAPプロトコルを介して受信ボックスを監視し、メールの件名、内容、送信者情報を自動的に記録し、フィードバックをチームメンバーに割り当ててフォローアップします。このテンプレートは、ユーザーの問題、フィードバック、サポートリクエストの処理に適しており、応答効率を向上させ、タスクのフォローアップを保証します。

👉 テンプレートの仕組み

このテンプレートには、2つのデータテーブルと1つの自動化ノードが含まれています。

• 自動化タスク「ユーザーメールの自動取得とフォローアップ担当者の割り当て」: 指定されたIMAP受信ボックスに新しいメールが届くと、「サポートチケット」ノードに自動的に新しいチケットが作成され、フォローアップ担当者が順番に割り当てられ、その担当者にはタスクが作成されます。
• データテーブル「チケットフォローアップ担当者リスト」: ここには、チケットのフォローアップを担当するメンバーが保存され、自動化はこのテーブルからフォローアップ担当者を順番に割り当てます。
• データテーブル「サポートチケット」: ユーーメールの内容、送信者、受信時間、チケットフォローアップ担当者、フォローアップ状況などの情報を含むチケット記録を保持します。

🎯 使用手順

1. テンプレートをインストール

このテンプレートをあなたのBikaスペースにインストールします。

2. チケットフォローアップ担当者を追加

チケットフォローアップ担当者リストにアクセスし、チケットのフォローアップを担当するメンバーを追加します。これにより、自動化プロセスで順番にフォローアップ担当者を割り当てることができます。

3. 自動化にIMAP統合を追加

「ユーザーメールを自動的に取得してフォロワーを割り当てる」ノードに移動し、トリガーを編集をクリックします。そこには「既存の統合を選択」のドロップダウンメニューがあります。すでにIMAP統合を設定している場合は、ドロップダウンメニューから直接選択できます。または、ドロップダウンメニューで「新しい統合を作成」をクリックします。IMAP統合の設定ページが開きます。 設定項目には、IMAPサーバーアドレス（例：imap.gmail.com）、ポート番号（通常は993）、メールアカウントのユーザー名、メールアカウントのパスワードまたはアプリ固有のパスワードが含まれます。具体的な情報は自身のIMAPメール設定で確認し、入力が完了したら保存してください。 (メールグループを使用している場合は、メールグループ内の任意のメールボックスを使用してください)

4. 自動新規工事の設定

IMAPメールボックスがユーザーメールを受信すると、自動的に新しい工事が作成されます。保存する必要があるメール情報とフォロワーを割り当てる設定ができます。

「ユーザーメールを自動的に取得してフォロワーを割り当てる」ノードに移動し、新しいレコードの実行者をクリックします。デフォルトで4つの入力可能なフィールドが用意されており、テーマ、問題の説明、送信者、割り当てられた人が含まれています。

テーマ、問題の説明、送信者はIMAPメールに関連しており、変数セレクタを使ってトリガーから対応する変数を引用できます。割り当てられた人は「レコード/セル/メンバー/フィールドデータ」を選択する必要があります。自動化は毎回トリガーされるたびに「工事フォロワーリスト」から一人のメンバーを順番に選択します。

5. トリガー設定を保存し、自動化を開始

自動化のホームページに戻り、スイッチをクリックして自動化を有効にします。

設定が完了すると、IMAPメールが受信されるたびに、システムは「サポート工事」ノード内に新しい工事を自動的に作成し、順番にフォロワーを割り当て、同時にそのフォロワーのためにタスクを作成します。今すぐそのIMAPメールボックスにメールを送信して、テンプレート全体の実行効果をテストしてみてください。

👉 このテンプレートは以下に最適

• カスタマーサポートチーム：ユーーフィードバック、問題報告、およびサポートリクエストを効率的に処理する必要があるチーム。
• プロダクトマネージャー：製品機能やユーザーエクスペリエンスを改善するためにユーーフィードバックを収集したい専門家。
• マーケティングチーム：マーケティング活動や製品プロモーションに対するユーーフィードバックを追跡し、戦略を調整する必要がある人々。
• ITサポート担当者：技術的な問題やユーザーリクエストを処理する責任がある専門家で、このテンプレートを使用してワークフローを簡素化できます。
• スタートアップ企業や小規模企業：ユーーフィードバック処理を自動化し、効率を向上させたいスタートアップチームや小規模企業。
• サービス業界：サービスの質を向上させるために顧客フィードバックを継続的に収集する必要がある企業や機関（ホテル、飲食、教育など）。

⭐ このテンプレートの主な特徴

• 自動化されたメール監視：IMAPを介して指定された受信ボックスをリアルタイムで監視し、ユーーフィードバックを自動的に収集し、手動操作を減らして作業効率を向上させます。
• 情報の自動抽出：システムは、メール内の件名、内容、送信者情報を自動的に抽出でき、データ入力の正確性と完全性を保証します。
• インテリジェントタスク割り当て：あらかじめ設定されたルールに基づいてチームメンバーにタスクを自動的に割り当て、すべてのフィードバックが迅速に処理され、フォローアップされるようにし、ユーザー満足度を向上させます。

🔧 よくある質問

1. どのメールサービスを使用できますか？ IMAPプロトコルをサポートしているほとんどのメールサービス（Gmail、Outlook、Yahoo Mailなど）を使用できます。メール設定でIMAP機能が有効になっていることを確認し、対応するサーバーアドレスとポート番号を取得してください。

2. 受信したフィードバック情報をどのように処理しますか？ フィードバック情報は指定されたチケットフォームに自動的にインポートされます。チームメンバーは、タスク割り当て表で自分に割り当てられたタスクを確認し、処理の進捗を記録できます。進捗を反映させるために、フィードバックの状態を定期的に更新してください。

3. フィールドやタスク割り当てルールをカスタマイズできますか？ チームの具体的なニーズに応じて、フィードバックメールフォームのフィールドやタスク割り当てルールをカスタマイズできます。自動化設定で必要な調整を行ってください。