IMAP客户服务记录自动化

在多数公司中，在处理大量客户咨询和产品使用疑问时，传统的公共邮箱回复方式往往导致信息无法有效沉淀。常见问题及其解答无法被复用，降低了服务效率。我们的「IMAP客户服务记录自动化」模板正是为了解决这一痛点而设计。

该模板能够实现：

• 自动收录来自公司公共邮箱或抄送给指定邮箱的邮件，构建企业知识库。
• 通过Bika的自动化报告功能，每周自动生成邮件回复数量和内容的报告，实现客户邮件沟通的全面监控。

使用「IMAP客户服务记录自动化」模板，您可以：

• 提高效率地收集和整理FAQ和知识内容，便于未来查询和复用。
• 减少重复劳动，自动化常见问题的响应流程。
• 增强客户服务的透明度和可控性，提升客户满意度。

这个模板是优化客户服务流程、提升团队工作效率的理想选择。

👉 模板的工作原理

• IMAP监听邮箱：自动记录符合条件的邮件内容到客户服务记录表中。
• 客户回复汇总报告： 每周六上午10点自动生成本周客户回复报告。
• 客户服务记录：存放邮件的服务记录，便于后续查询与跟踪。

🎯 使用步骤

1. 安装模板 将本模板安装到您的 Bika 空间站中。

2. 打开IMAP监听邮箱自动化节点，点击编辑触发器，来设置如何在收到邮件时触发自动化。

• 打开 Trigger 配置后，其中会有一个下拉菜单是“IMAP 邮件集成”。如果你已经配置过 IMAP 集成，可以直接在下拉菜单中选用；

• 如果没有，你可以在下拉菜单中点击: 新建集成。将会打开 IMAP 集成的配置页面。 IMAP 邮件集成的配置项包括：IMAP 服务器地址（如 imap.gmail.com）、端口号（通常为 993）、邮箱用户名、邮箱密码或专用密码，具体信息请在自己的邮箱设置中查找，填写完成后请保存（如果你使用的是邮件组，使用邮件组内任意一个邮箱即可）

  

• 保存后会回到 Trigger 的配置，选择刚创建的集成即可。如果你需要从特定的邮箱文件夹里获取邮件，则可以选择文件夹，默认是Inbox。如果需要获取附件，可以开启开关。另外如果你的邮件平台支持 node-imap 的搜索规则，你也可以通过自定义邮件搜索规则来过滤邮件。

• 配置IMAP监听邮箱自动化节点的筛选条件。

• 你可以使用包含个人工作邮箱地址的域名或抄送的邮箱地址作为筛选，也可以根据你的实际使用情况来调整筛选条件；

• 请注意，需要将这个yourdomain.com部分修改为你的工作邮箱地址域名；

• 满足上面配置条件的所有回复邮件，将自动记录到客户服务记录表里。

3. 客户回复汇总报告：将任务配置为每周六上午10点自动汇总客户回复。

• 配置客户回复汇总报告节点的筛选条件时，可以按实际情况选择过滤时间条件；

• 配置好报告的接收人；

• 点击立即运行，测试自动化，可以收到1份汇总报告，即代表配置成功。

  

👉 适合的用户

IMAP监听邮箱记录服务模板主要适用于需要实时追踪客户邮件反馈的客服和销售团队，帮助他们自动化更新客户互动记录并提高工作效率。

FAQ

1. 配置 IMAP 集成时应该填什么密码？

如果您的邮箱（如 Gmail 或 Outlook）开启了双重验证（2FA），您不能使用日常登录密码。您需要在邮箱的安全设置中生成一个 “应用专用密码 (App Password)” 并在此处填入。

2. 如何避免将公司内部邮件也记录进来？

您可以在自动化流程中设置筛选条件。

1. 打开 “IMAP监听邮箱” 自动化。
2. 点击 “数据筛选” 节点（或触发器后的过滤设置）。
3. 添加条件，例如“发件人 不包含 @mycompany.com”或“主题 包含 咨询”，以确保只记录有效的客户邮件。

3. 这个模板能保存客户发送的附件吗？

可以，但需要手动开启。

1. 在自动化触发器的配置面板中，找到 “获取附件” 选项。
2. 勾选该开关，系统就会将截图或发票等文件自动保存到客户服务记录表的 “附件” 字段中。

4. 我想把周报时间从周六改为周一，怎么操作？

1. 进入 “自动化” 标签页。
2. 选择 “客户回复汇总报告” 流程。
3. 点击第一个 “定时触发” 节点，将触发时间修改为您偏好的时间（例如：每周一上午 9 点）即可。