為什麼要使用該模板

透過 AI 自動化的任務管理模板，團隊能夠實現高效的任務管理與進度追蹤，並解決以下問題：

• 資訊溝通不暢：透過自動發送任務清單，確保所有團隊成員及時了解當前任務，減少因資訊缺失導致的誤解和延誤。

• 任務遺漏和延誤：定期的進度提醒幫助團隊成員保持對任務的關注，避免因個人疏忽導致的任務延誤，從而提高專案的按時交付率。

• 工作透明度不足：AI 生成的總結報告提供全面的任務分析，幫助管理者和團隊成員清晰了解專案進展，減少工作中的盲點。

• 協作效率低下：透過自動化的任務追蹤和報告功能，團隊成員可以更好地協同工作，優化資源分配，提升整體工作效率。

• 數據分析困難：AI 自動生成的任務總結報告，不僅提供任務完成情況，還能分析團隊的工作模式，幫助識別瓶頸並提供改進建議。

• 繁瑣的手動操作：透過自動化配置，減少人工干預的需要，降低出錯率，釋放團隊成員的時間用於更高價值的工作。

模板的工作原理

此模板基於 AI 自動化技術，透過預設規則和觸發條件，自動執行與任務管理相關的操作。核心功能包括：

• 團隊周任務：在任務資料庫中記錄任務的詳細資訊，並透過不同視圖展示任務進度。
• 週一-同步進度計劃：每週一晚上18:00，自動發送團隊任務清單至成員郵箱。
• 週三-進度提醒：每週三晚上18:00，為每位成員發送個人任務清單，提醒進度。
• 週五-週總結報告：每週五晚上18:00，AI自動生成根據任務數據的週總結報告，提供任務完成情況和數量統計。

使用步驟

1. 安裝模板：將該任務管理模板安裝到你的 Bika.ai 空間站中。

2. 填寫內容：在任務資料庫中添加團隊的周任務，包括任務名稱、負責人、開始時間、結束時間等資訊。

3. 配置自動化：

   • 進入生成「周五-周總結報告」自動化任務的頁面，點擊"查找團隊的成員名單"執行器，選擇業務成員小組（若無小組/角色，請到空間站設置中的角色管理添加小組/角色）。

   • 點擊 “OpenAI - 生成文本” 執行器，添加你的 OpenAI API 密鑰。詳細步驟請參考幫助文檔。

   • 手動輸入 OpenAI API 密鑰，或在空間站內選擇已有的集成。

   • 配置完成後，點擊“保存”。

4. 測試自動化任務：手動觸發一次自動化任務，檢查任務清單、進度提醒和總結報告是否按預期生成並發送，查看 AI 活動報告確認無誤。

5. 啟用自動化：確認無誤後，正式啟用自動化功能。模板將按照設定規則自動運行：

   • 每週一晚上18:00，自動發送團隊任務清單。
   • 每週三晚上18:00，發送個人任務提醒。
   • 每週五晚上18:00，生成並發送任務總結報告。

模板適用人群

• 團隊管理者：需要高效管理任務、追蹤進度並及時了解團隊整體工作情況的管理者。
• 專案負責人：負責專案任務分配、進度把控和團隊協作的專案負責人。
• 團隊成員：希望及時了解自己負責的任務進度、接收提醒並獲取週總結報告的團隊成員。
• 追求高效協作的團隊：希望透過自動化提升任務管理效率、減少人工操作時間並保持工作透明度的團隊。

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透過使用該模板，團隊可以實現任務的高效管理與進度追蹤，顯著提升工作效率與協作效果。