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自动化流程

在当今数字化办公的时代,繁琐的重复性任务往往会消耗我们大量的时间和精力。而 Bika.ai 的自动化任务将多维表格里的数据与各种业务系统、APP 连接起来,并按照预设的触发条件,自动执行指定操作,让重复性的工作流程实现自动化执行。

如何创建自动化任务

“自动化任务” 是 Bika.ai 的一种资源类型,你可以在空间站中创建多个自动化任务,每个自动化任务都有独立的触发器和执行器。创建自动化任务的步骤如下:

第一步:创建自动化节点

在左侧导航栏的“团队资源”区域,创建资源的入口有多个:

  • 在资源标题栏右侧点击“+”按钮。
  • 点击文件夹的“...”按钮,在弹出来的菜单中选择“新建自动化”。

上述两种方式都会打开“资源创建面板”,你可以选择创建空白自动化任务,或者基于现有模板创建。

第二步:配置触发器和执行器

在自动化任务的编辑面板中,你可以配置触发器和执行器。通过设定触发条件、执行动作和逻辑判断,将多个步骤或系统连接起来,形成一个无需人工干预的自动化流程。

  • 触发器

    触发器是自动化任务的 “启动开关”,它能感知 Bika.ai 中各种事件的发生,比如新记录的创建、现有记录的更新或有新数据通过表单提交等。一旦触发器被触发,与之关联的执行器便开始工作。

    某些场景下,你可以为一个自动化任务配置多个触发器,以满足不同的触发条件,但执行动作相同的需求。目前一个自动化任务最多支持 3 个触发器。

  • 执行器

    执行器负责执行一系列预先设定好的操作,例如发送通知、创建新记录、更新字段值、与其他系统进行数据通信等。

第三步:效果调试

自动化任务,支持整个流程的运行效果调试,也支持对单个触发器或执行器的效果调试。

  • 触发器与执行器的调试

    在触发器或执行器的编辑界面,你可以点击 “运行测试” 按钮,查看其执行效果。这样可以帮助你更好地调试触发器和执行器,确保其能够按照预期执行。

  • 自动化任务的整体调试

    在自动化任务的详情界面右侧,你可以点击 “立即运行” 按钮,模拟触发器的触发条件,查看执行器的执行效果。

触发器的触发条件多样,有依赖于数据表的数据变化,有依赖于定时器的触发,也有依赖外部系统的webhook触发。这些特殊的触发器,如果你点击“立即运行”按钮,自动化任务是无法得到预期结果的。

在调试这些自动化任务时,你需要打开“开启自动化”的按钮,让自动化任务正式工作,开始监听事件,等待触发。然后通过手动创建新记录、手动触发定时器、手动发送webhook等方式,触发器的触发条件。

最后一步:启用自动化任务

调试通过后,你可以点击自动化任务详情页右上角的“开启自动化”按钮,启用自动化任务。这样,每当触发器的触发条件满足时,自动化任务便会自动执行。

在自动化任务中使用第三方集成

部分自动化任务需要与第三方系统进行数据交互,比如将 Bika.ai 数据表中存储的 Twitte 推文内容通过自动化任务,自动发布至个人推特账号。这时候,你需要用到 Bika.ai 的第三方集成功能(详细介绍)。

Bika.ai 的自动化任务支持调用各类 AI 模型,比如文本分类、情感分析、图像识别、音频生成等。通过调用 AI 模型,你可以实现更多的自动化场景。

在自动化任务中调用各 AI 平台的 AI 模型,有以下几种方法:

  • 使用 “发送 Http 请求” 执行器,填写从 AI 平台获得的 API 地址、请求方法、请求头、请求体等信息,即可调用 AI 模型。
  • 使用 Bika.ai 的 AI 模型集成,将 AI 模型集成到 Bika.ai 中,再通过 bika 内置的对应 AI 模型执行器,调用 AI 模型。例如 “OpenAI - 生成文本” 执行器。
  • 使用 formapp.ai,zapier 等第三方工具,自动化任务通过 webhook 与第三方工具进行数据交互,再由第三方工具调用 AI 模型。

自动化任务的运行历史

在自动化任务的详情页右上方,你可以查看自动化任务的运行历史,包括自动化任务的触发时间、触发条件、执行器的执行结果等信息。

自动化任务执行失败时,可以通过运行日志,找到失败的原因。根据失败原因,你可以调整自动化任务的配置,重新执行自动化任务。

自动化任务的用量统计

自动化任务的用量是按照执行次数计算的。Bika.ai 为每个空间站按照不同的订阅方案提供了不同上限的额度。超出额度后,自动化任务将无法继续执行。

你可以在“空间站设置 > 用量&账单”标签页,查看自动化任务的用量统计,以及当前使用量与额度的对比。

bika cta

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